SAP-FI配置与业务解析之内部订单

本文件是在初学过程中总结，适合初学。

提纲:

1. 内部订单的用途;
2. 定义并维护订单类型SPRO;
3. 预算和计划的编制;
4. 实际过账.

一、内部定单作用

    内部订单在SAP系统中主要是用来归集费用，执行费用计划、预算、分析等功能。具体来说内部订单具有如下功能：

1. 归集费用。费用归集是指按订单来收集实际过账到各种订单的费用。通常情况下是在录入会计凭证时，对应的费用科目，输入一个订单，当然在字段状态组中需设置为必须输入，订单才能输入。
2. 费用计划。费用计划是指对订单按成本要素制定计划，以便分析计划执行情况。
3. 费用预算。费用预算是指对订单按成本要素以审批的费用预算录入，并根据执行情况补充或减少预算，最后考核预算执行成效。
4. 费用分析。费用分析是指对订单实际收集的费用与计划，预算进行比较，可以按期比较分析，如上期比，上年同期比等，综合考核各订单的执行成效，为管理和计划，预算提供可行性的数据基础。
5. 费用过账。费用过账功能是指对内部订单间的调账，直接对内部订单记账，冲销等，不通过其他模块集成。
6. 期末处理。期末处理主要是费用的结算，分配的问题。如生产用机器收集的费用，如何分配，分配到什么地方去等。这些都是在期末处理中完成。

 二、业务场景

在了解了内部订单的功能之后，我们先列几个管理实例来看看。详细业务背景如下：

业务背景一：公司每年为把全国分公司聚集在一起，汇报一下业绩，搞个煮酒论英雄，教育训练等大型活动，为此每年举办一次答谢酒会，举办这个酒会当然是要付出费用的，付出费用的同时有些嘉宾是要送礼金的，特别是那些大的代理商赞助费少不了。为了统计这个事到底要多少银子，能收多少的银两，要求在SAP系统中解决这个问题，做费用的计划和管控，内部订单在此起到举足轻重的作用。

业务背景二：有一个作者写了这样一本书---《你的工资是谁发》哈哈，肯定有人会回答是老板发。写书的人如果听了，只会说：“悲矣！汝上班没有功能也怪哉！老板还用也！”大的公司少则分公司上百多家，人来人往的不算生产车间人员，上至总部，下至分子公司也有几千人。如果是老板发工资，可不就。。。。。。。！！！老板为了考核你值不值得发工资，你用了我多少钱，为我赚了多少？所以公司决定收集每个人员的费用，呵呵，看看你花了老板多少银两？这就又整出了个收集人员费用的内部订单了，当然从管理的角度出发并不要求收集单个的收入，老板只看总的业绩就行了，然后算算，决定发多少银两的奖金和薪资。

业务背景三：公司牌子在外响当当的，公司人员出去送货，谈业务不可能总租车或是搭公汽吧，出去是代表的公司形象，看来免不了的要配车，车是配了，费用如何管控了，这辆车的功能有没有用到点上，费用是不是合理？有没有超过月计划？车辆够不够用，有没有富余？哎呀，说来说去不就是要搞个效益分析吗？内部订单看来在这个环境下又少不了啦！

说出了业务背景一二三，想一下，内部订单解决这些业务有没有问题？如何来整这个内部订单？当然是没有问题的啦，整体的思路是每个业务背景设置一个业务类型，即订单类型。说来也怪，公司在管控费用时就没有实质性的考虑收入，比如说一个业务员平均报销的费用都在3000元以上，外加薪资等也有个6000到7000元吧，那么他创造了多少价值呢？用什么来评估他呢？公司没有用这个收入价值观念来分析，一直用的是经验值，每月收集费用，然后来个平均，再比较比较就管控了。如果一个业务员一进入公司他就把费用提高了，那平均一下，也是很高的，这样就不合理啦。不管怎么样管和控，SAP的功能是有的，所以不说管理说系统。那么，现在我们看看如何启用和配置这个内部订单功能。

三、配置并激活内部订单主数据

 1.激活内部订单：

 要使用内部订单功能，就要先激活。TCODE：OKKP

 2.定义订单类型：

2.1订单类型主要是定义控制数据及号码范围。在上面的实例我们可以定义三个订单类型，业务一定义为B09春节酒会项目；业务二为B01人员费用统计订单；业务三为B02车辆费用统计订单。

2.2B09春节酒会项目订单 如图2

图2-1 计划参数文件 如果维护了计划参数文件，就可以对此类的订单类型作计划数据的录入，如果没有则不能输入计划数据。

图2-2 承诺管理 由系统默认。

图2-3 收入过账处理 如果选定，则表示与此类型相关的收入就会记账到对应的内部订单中，例如搞这次活动，收到营业外收入---礼金，如果选上此就表示内部订单就会统计这一笔收入。

2.3B01人员费用统计订单 如图3

2.4BV02车辆费用统计订单 如图4

图4-1 预算参数文件 与计划参数文件的功能相似。

四.订单审批工作流

订单审批工作流是比较复杂的一个东西，在此不叙述，详见专门解析！

五.预算和计划数据编制

1. 在编制计划数据时确保计划参数文件已经维护，并分配到订单类型。
2. 设置内部订单 如图5

1. 录入计划数据

路径：会计核算 -> 控制 -> 内部订单 -> 计划 -> 成本和作业输入 -> 更改

TCODE：KPF6

例如，编制该车辆2009年1-6月每月车辆使用费-燃油费，计划共耗36000元。如图6

输入完毕，回车进入下一个屏幕：

     完成保存，看看计划报表，如图9：

预算数据的录入与计划数据的录入相同，唯一不同点是预算只能按年，不能到期间。不再讲解。

六、FI记账到内部订单

现在我们记账一笔支付本月加油费6200.66元:

TCODE：F-02  如图10:

记账后的报表，这时实际与计划的情况都出来了，如图11

• 在了解了内部订单后，我们在启用这个功能时需要注意的事项如下：

1. 避免同物不同号。如同一辆车，整二个内部订单号。
2. 避免随意更改订单描述。如原来叫张三，改成李四，编号仍然是一个。

附：常用实用的订单状态使用的Tcode：

BS02/BS03:建立/显示 status profile

BS12/BS13：维护包括各种订单在内的对象类型所允许的业务交易。

BS22/BS23:系统status维护/显示

BS32/BS33:维护transaction和status关系.

BS42/BS43:建立显示Status selection schema

BS52/BS53:建立Status对应的授权Key

BSVX:设置系统status限制

BSVY/BSVZ:设置System/user status限制