【AI×GAS＝業務改善】GASで請求業務を自動化！営業と経理の“連携ミス”をなくす仕組み化のすすめ

「また請求漏れがあった」
「あの案件の請求、出せてないよね？」
月末月初にそんなやり取りが社内で飛び交っていませんか？

請求書業務は、営業と経理が連携しなければ成り立たない領域です。
しかし現場では、スプレッドシートの記載漏れや引き継ぎミス、確認不足など、属人的な業務がボトルネックになり、請求漏れや二重請求といったリスクが常につきまといます。

そこで今回ご紹介したいのが、Google Apps Script（GAS）を活用した「請求書発行の自動化と確認フローの仕組み化」です。

しかも、実はこのGASの仕組み、AIを使えばプログラミングの知識がなくても構築可能です。
つまり、誰でも取り組める業務改善なのです。

請求業務にありがちな課題と、その根本原因

よくある課題として、以下のようなものがあります。

• 営業が案件情報を個人管理していて、経理が把握できない

• 案件の発生〜請求書発行までの流れが不明確

• Excelやスプレッドシートに記載漏れがある

• 請求書の発行・管理を手作業で行っている

• 担当者の変更時に業務が引き継がれていない

これらの共通点は、「情報の分断」と「業務フローの属人化」です。
部門がある以上、情報も分断は起きてしまうものです。
ただ、それが原因で会社運営に影響があってはなりません。
それに加えて請求書発行という売上を立てるために欠かせない業務が属人化しているというのは、もしその人が退職をしたり、突然倒れたりでもしたら…誰も代わりにする人がいなくなり、各業務がストップしてしまいます。

そんな2つの課題を解決できる仕組みがこの先に…！

GASで仕組み化！こんな流れで請求業務が変わる

この問題を解決するために、以下のような仕組みを構築することができます。

【ステップ1】営業がスプレッドシートに案件情報を入力

営業担当が顧客名・金額・案件内容と自分の名前などを記入。
テンプレート化（プルダウン形式など）すれば入力ミスも防げます。

おすすめは各月ごとにシートを分け、最新のシートは「請求書発行」などとし、請求書発行が済んだ過去のものは「◎月分」という風に変更をしていくことです。
※GASのコードを毎月作り直さないでいいように工夫できます。
※詳細は後程。

【ステップ2】GASで請求書を自動生成

スプレッドシートの情報を元に、PDF形式の請求書を自動作成。
フォーマットも統一できます。

ここはGASが自動的に作成するように設定できるため、GASのコードをAIと一緒に作りこんでいくことになります。

【ステップ3】担当者ごとのフォルダに自動保存

各営業担当名ごとのGoogle Driveフォルダに、請求書が自動で格納されます。
ファイル名（PDF名）もルール化可能。

特定の場所に各担当者名ごとのフォルダを作成し、スプレッドシートの情報からその担当者を割り出し、作成したPDFをその担当者名のフォルダに格納させるというGASを組みます。

【ステップ4】GASがメール通知を自動送信

請求書が生成されたことを、GASにより自動で担当者にメールで通知。
確認漏れを防ぎます。

人が行う作業ではなく、自動の請求書発行と格納が済めば、そのお知らせ通知もGASで自動に行います。
そうすることで、ここまでは営業担当が請求書に記載する内容をスプレッドシートに記載したのみ、となっています。

【ステップ5】確認後、送付フォルダへ移動

問題なければ、営業担当が「お客様送付用」フォルダへ移動して完了。
最終確認の責任を明確に。

確認用として各担当者名のフォルダを作成した近くの階層に「お客様送付用」などの名前で「確認が済んだ請求書」を移動してもらうようにします。
修正があれば、営業担当から経理担当へ修正依頼を行い再チェックをします。

これで、お客様に送る請求書の準備が完了しました。
あとは、この請求書をお客様へ送付するのみ！ここにもGASが使えますが、この記事では省略します。

なぜこの仕組みが業務改善につながるのか？

• ✅ ミスの温床を自動化で排除

• ✅ 責任の所在を明確化

• ✅ 情報の一元化で属人化を防止

• ✅ 担当変更・休職時にも対応しやすい

人がする「作業」はAIなどによって置き換えることができます。
これまでも社内SEがいるような会社では、システムを使わなくても自動化されてきたことです。
ただし、AIの普及によって社内SEのような人がいなくても自動化が簡単にできるようになりました。

それにより属人化をなくすことで、経理担当者の負担を減らすだけでなく、この方法であれば請求書発行・チェックまでは営業担当者の責任になります。
誰がしていないから進まないのか、ということが誰が見てもわかるようになり、業務への責任感をより意識した仕事への姿勢に変わっていきます。

導入にあたってのポイントと注意点

• 入力フォーマットはシンプルに設計

• GASのコードはAIがサポート

• メール通知文やフォルダ構成も事前に整備

• トラブル時の対応ルールも明文化しておくと安心

ポイントはスプレッドシートへの文字の揺れをなくすことです。
スプレッドシートの各シート名の変更時もそうですが、請求内容や担当者名の記載に関しても、少しでも文字が異なる（間に反核のスペースが入ってしまうなども×）と、GASがうまく動かないという事態に陥ります。

また、GASがエラーを起こした時にはどのようにするのかというのは、情報を全員に通知しておく必要があります。
誰かが気付いたら、ここへ連絡するというルール化をしておく・それを全体周知しておくというのは欠かせません。

その場合の「ここ」というのも、属人化していては本末転倒です。
「ここ」も人ではなく、部署・チームにするようにエラー対応方法を共有しあうメンバーを集めましょう。

AIを使ってGASを組む方法：専門知識ゼロでも自動化はできる

「GASって難しそう」「プログラミングはちょっと…」と思った方も大丈夫。
今では、AIにやってほしいことを日本語で伝えるだけで、GASのコードを自動生成できるようになっています。

使い方の流れ

1. やりたいことを文章にする
   例：「スプレッドシートから請求書を作成し、PDFでフォルダに保存し、メール通知したい」

2. ChatGPTなどのAIに聞く
   その文章をAIに入力すると、コードを提案してくれます。修正も指示するだけで対応可能。

3. Apps Scriptに貼り付けて実行
   Googleスプレッドシートから「拡張機能 → Apps Script」で編集。貼り付けて実行すればOK。

トライ＆エラーを繰り返しながらの設定で大丈夫です。
３項目ぐらいの内容をスプシに記載しておき、シート名や格納先のフォルダを準備します。
そのうえで、上記のように依頼していくのですが、ここが肝心です。

上記のような簡単な文章ではだめです。
何をしたいのかという情報をもとにAIがコードを組んでいくため、あなたの頭の中の内容を明確に齟齬なくAIに伝える必要があります。
どれだけ長文になっても大丈夫です。しっかりと読みこんでくれます。
ちゃんと伝わるように、これでもかというくらいに事細かに伝えてください。

AIとGASを活用すれば、業務の質を高めながら、人的ミスや属人化リスクをグッと減らせます。
「プログラミングは苦手…」という方も、まずはAIに相談するところから始めてみてください！

操作の仕方やどのようにやっていくといいのかなど、直接相談したいという場合は、下記へご連絡ください。
内容に応じて費用が発生する可能性もありますが、しっかりとご対応させていただきます。

メール：sachiko_support@hitotsuboshilink.com