支払い業務が大変な会社がチェックするべき７つのポイント

「担当者によって請求書が
経理に来るタイミングがいろいろで」
「あとから差し替えになることも
結構あるよね」
「『これ今すぐ払って』が毎月あります」

先日、あるクライアントさんで
支払い業務の現状を
ヒアリングしていた時に経理の方から
お聞きした内容です。

経理の方のお話しからすると
支払い業務が重たくて
毎月、結構なウエイトを
占めているとのことでした。

支払いなので、振込金額の誤りや
支払い漏れなどは会社の信用に
つながりかねません。

だからこそ、慎重に進めなければいけない
のですが、その最終的な支払金額がなかなか
確定しないため、こちらの思うように
進められない、というジレンマを感じました。

実はこのような状況は、このクライアントに
限った話ではなく、同じような内容の話しを
聞くことは頻繁にあります。

このような場合、状況を
改善するための方策として、
エクセルやスプレッドシートで
新たに管理する表を作成したり、
システムを導入することを
試すこともありますが、
それだけでは上手くいかないことが
多いです。
実は問題はそこじゃないかもしれません。

たとえば、自社の支払い業務について
次のような点をチェックしてみると
足りない部分が見えたりします。

１．請求書の到着期限は決まっているか
２．到着方法は郵送・メール・システムのどれか
３．到着後、誰が最初に受け取るか
４．支払対象の確定日はいつか
５．支払予定の管理方法はなにか
６．即時払いの際のルールは決まっているか
７．会計への反映と最終確認は誰がいつするのか

支払い業務を効率化しようとすると、
会計ソフトや振込方法を変えようとする会社は
多いです。

でも実際に現場を見ている税理士の立場から
見せていただくと、たとえば
もっと手前の「請求書がいつ届くのか、どんな形で
届くのか」がボトルネックになっていることも多い。

是非７つのチェックポイントを
実施してみてください。
その結果
「請求書の到着期限決まってないな…」
「結構まだ郵便のところあるな…」
「支払いの確定日ってあったっけ？」
などの気づきがあれば、
そこがあなたの会社の改善ポイントかも
しれません。

支払い業務を効率化するというと、
新しいシステムを入れることを
考えがちです。

でも、今回のように「請求書がいつ、どのように届くか」
という入口を整えるだけで、
経理担当者の仕事が軽くなることがあります。

人を増やす前に、仕事の流れを見直してみる。
それだけでも、会社の経理は変えられるかもしれません。

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こんなときは「経理を変える」タイミング
・ベテランの経理担当の退職
・経理担当者が採用できない
・現場の人手不足を解消したい
・事業拡大、M&Aなどで経理が重たくなってきた

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