引継ぎ資料がまだ白紙。最初の1業務を、この7項目で書く

「引継ぎ資料を作っておいて」

そう言われてファイルを開いたものの、何から書けばいいのか分からない。

毎日やっている仕事なのに、説明しようとすると手が止まる。「あれも書かなきゃ」と考えているうちに、今日も白紙のまま閉じてしまう。

担当が変わる日まで、あと2週間ほど。そんな状況なら、まずは仕事を1つ選んで、7つの項目を埋めてみてください。

この記事には、そのまま使える記入欄と、書き方の例を載せています。手元のメモ帳やWordで進められます。

まず、次の人が近いうちに行う仕事を1つ選ぶ

最初に選ぶのは、「次の月曜日に在庫を確認する」「毎朝、届いた依頼を一覧にする」といった、始めるタイミングが分かる仕事です。

「総務の仕事」「月末の処理」では範囲が広いため、もう少し小さくします。

たとえば「月末の処理」なら、「当月の備品使用数を集計して提出する」まで絞ってください。何について書くのかが決まると、必要な資料も探しやすくなります。

この7項目を、手元のメモへコピーする

まずは短い言葉で構いません。

① 何をする仕事か：
② いつ始めるか：
③ 最初に開く資料・使う道具：
④ 行うことの順番：
⑤ 何を確認すれば終わりか：
⑥ どんな時に作業を止めるか：
⑦ 止まった時の確認先：

書く時は、自分が作業を始める場面を思い浮かべます。

最初に見るのは予定表でしょうか。在庫でしょうか。それとも、誰かから届く依頼でしょうか。

そこから順番にたどると、説明を思い出しやすくなります。

記入例：コピー用紙を補充する仕事

以下は、説明のために作った架空の例です。曜日・数量・担当・保存先は、実際の職場で確認した内容に置き換えてください。

① 何をする仕事か：
コピー用紙の在庫を確認し、足りない場合に補充する。

② いつ始めるか：
毎週月曜日の午前中。

③ 最初に開く資料・使う道具：
備品管理表。保存先は「社内共有 → 総務 → 備品」。用紙は総務の保管棚で確認する。

④ 行うことの順番：
未開封の箱数を数える。5箱未満なら、総務責任者に10箱の発注を申請する。承認後に注文し、発注日・数量・注文番号を管理表へ記録する。

⑤ 何を確認すれば終わりか：
届いた品目と箱数を発注記録と照合し、管理表に到着日を記入する。

⑥ どんな時に作業を止めるか：
承認がない時、すでに注文したか分からない時、届いた品目や箱数が違う時。追加注文をする前に確認する。

⑦ 止まった時の確認先：
総務責任者。不在時の確認先は未確認のため、引継ぎまでに確かめる。

「在庫を見て、少なければ発注する」というメモから、いつ動き、どこを見て、何を確かめるのかが分かる形になりました。

埋まらない欄には、確認したいことを書く

書いている途中で、「責任者が休みの日はどうするんだろう」と気づくかもしれません。

その場合は、分からない部分を推測で埋めず、質問として残します。

「責任者が不在の場合の確認先を聞く」

ここまで書ければ、次に確認することが決まります。

保存先が分からないなら「共有フォルダの場所を確認する」。基準が曖昧なら「何個以下で補充するかを確認する」。

空欄だったところを、具体的な確認事項へ変えていきます。

最後に、「最初の行動」が分かるか読み返す

書けたら、次の担当者になったつもりで読んでみてください。

「管理表を開く」と書いてあるけれど、どこにある？
「確認する」と書いてあるけれど、何と照らし合わせる？
「完了」と書いてあるけれど、どの状態になれば終わり？

引っかかったところに、資料名・場所・確認する内容を足します。

ファイルが見つかっても、次の担当者のアカウントで開けるかは別の確認です。必要な権限の準備も、忘れずに残しておきましょう。

今日は、まず1つの仕事でここまで進めてみてください。

1つ書けたら、残りの仕事は名前と次の期限を一覧にします。全部を同じ日に詳しく書こうとせず、期限の近いものから取りかかれます。

引継ぎが近づくと、資料を書く以外にも気になることが出てきます。

「返信を待っている依頼は、どう渡す？」
「まだ終わっていない仕事は、どこまで書けばいい？」

次の記事では、引継ぎの日までに終わらない仕事を、途中の状態で伝える方法を紹介します。

引継ぎの準備を少しずつ進めたい方は、フォローして次の記事も役立ててください。