朝30分から1時間かかっていた仕事整理が、Copilotで5分になった話

朝、仕事を始めて最初にやること。

それは、メールを見ることだった。

何十通も届いているメールを一つずつ開く。返信が来ているかを確認する。昨日送ったメールに返事があったかを見る。そして、「今日は何をやらなければいけないのか」を、自分の頭の中で整理していく。

Teamsも確認する。

同じ課のメンバーが今日は何をするのか。自分に関係する連絡はないか。急いで対応しなければならないことはないか。

朝から、とにかく情報が多い。

これを全部確認して、今日やることを決めるまで、以前は30分から1時間ほどかかっていた。

「もっと早く、今日やるべきことが分かればいいのに」

そんなふうに思うようになった。

朝から情報の海に入っていた

メールを見ながら、

「これは今日中に返さなければいけないな」

「昨日出したあのメール、返事はまだ来ていないな」

「この件は、先にチームの動きを確認しないといけないな」

そんなことを、一つずつ考えていた。

大事な仕事を始める前に、まず情報を集めて、整理して、優先順位をつける。

必要な作業ではある。

けれど、毎朝これを繰り返していると、気がつけばかなりの時間になっていた。

Copilotと壁打ちして、朝の仕組みを作った

そこでCopilotに相談してみた。

ただ「今日やることを教えて」と頼んだだけでは、自分が本当に欲しい形にはならない。

そこで、何度も壁打ちをした。

「ここが足りないな」

「これは、もう少し詳しく知りたいな」

「ここは、優先順位をつけてほしいな」

話しながら、自分が朝に必要としている情報を、一つずつ整理していった。

そしてできあがったのが、自分用のモーニングブリーフィングだった。

過去1週間ほどのメールやTeamsのやり取りから、今日やるべきこと、今週やるべきこと、チームの動きを整理してもらう。

上位5件と、「やらなかった場合」まで見る

大事なのは、ただタスクを並べるだけではない。

やるべきことを優先順位つきで、上位5件まで並べてもらうようにした。

さらに最後には、

「この中で、今日やらなければどんな問題が起きるのか」

というところまで出してもらう。

そうすると、優先順位がついたタスクを見ながら、最終的に何から手をつけるかを自分で判断できる。

気になるタスクがあれば、

「この仕事をもう少し詳しく教えて」

と聞けば、その部分だけ掘り下げて教えてくれる。

朝から全部のメールを読み返さなくても、まず全体をつかめる。

必要になったところだけ、あとから深く見ればいい。

朝の仕事整理が、約5分になった

以前は30分から1時間かかっていた朝の確認作業が、今は約5分で終わるようになった。

もちろん、Copilotに任せた内容をそのまま信じるのではない。

最後に判断するのは自分だ。

でも、自分で情報を探して、頭の中で整理して、優先順位をつけるまでの時間は、大きく減った。

朝一番に、

「今日は何をするべきか」

「何を先に片づけるべきか」

が見えるようになった。

自分用のモーニングブリーフィングを読む朝は、まるで優秀な秘書が、今日私がやるべきことを先回りして整理してくれているようだった。

AIは、答えを出すだけの道具ではなかった

今回あらためて感じたのは、AIは質問に答えるだけの道具ではないということだ。

自分がどんな情報を必要としているのか。

どの順番で見たいのか。

何を基準に判断したいのか。

それをCopilotと壁打ちしながら伝えていくことで、自分に合った仕組みを一緒に作ることができた。

朝の時間を短くする方法まで、AIと相談しながら考える。

還暦を過ぎてから始めたAIだけれど、使えば使うほど、仕事のやり方そのものが少しずつ変わっていく気がしている。