「決まったプランがない」のが、いちばんの強みです
パンフレットに載っている団体プランを見て、「うちの場合とちょっと違うな」と思ったことはありませんか。
1泊2食、宴会2時間、翌朝は朝食後に解散。よくある型ですが、実際のご要望はもっと個別です。「懇親会は1時間で切り上げて、そのあと分科会をやりたい」「アルコールを飲まない参加者が半分いる」「日中は外で活動して、夜だけ会場を使いたい」——団体の集まりは、目的が違えば必要なものが全部違います。
私たちが団体のお客様をお迎えするとき、決まったパッケージから選んでいただくのではなく、ご要望を伺ってから組み立てるようにしているのは、そのためです。今回は「どこがカスタマイズできるのか」を、具体的に書いてみます。
■ 会場のサイズを、人数に合わせて選ぶ
まず、部屋です。
〈フォレストヒルズガーデン〉（三原市・広島空港5分）には、ボールルーム348㎡（着席180名／立食250名／スクール200名／シアター350名）、グランドサロン（着席72名、分割すれば36名程度から）、ハーモニックホール144㎡があります。
〈いこいの村ひろしま〉（安芸太田町・深入山の麓）には、ホール246㎡（120名、2分割可）、研修室114㎡（48名）、宴会場が3室（りんどう80㎡48名／なでしこ48㎡28名／はぎ32㎡8名）。
数字を並べたのは、「8名から350名まで、幅がある」ということをお伝えしたかったからです。全体会は大ホール、分科会は小部屋を3つ、懇親会はまた別の部屋——という組み方も、同じ敷地の中でできます。
■ 時間割を、こちらの型に合わせない
次に、当日の流れです。
チェックインの時刻、食事の開始時刻、会場の使用時間。このあたりは、団体のご利用ではほぼ毎回ご相談になります。朝早く出発したい合宿なら朝食を前倒しに、遅い到着なら夕食の時間をずらす。会議が長引きそうなら、会場を先に押さえて食事を後ろに動かす。
「施設の都合で決まっている時間」はもちろんありますが、そこは正直にお伝えしたうえで、動かせるところは動かします。ご要望を先に伺えば伺うほど、選べる幅は広がります。
■ 食事の形式を変えられる
食事も、形式から選んでいただけます。
着席の会席・定食スタイルにするか、動いて話せるビュッフェ・立食にするか。フォレストヒルズガーデンでは和洋ビュッフェを5,000円から、洋食コースを7,000円から、フリードリンクを2,500円からご用意しています。いこいの村ひろしまでは会席膳・定食膳のほか、お祝膳・法事膳（7,700円〜）もお受けしています。
いずれも内容・時期・人数によって変わりますので、金額は目安としてご覧ください。アレルギーや苦手な食材、お酒を飲まれない方の割合なども、事前に伺えればご相談に乗ります。
■ 移動まで含めて設計できる
意外と大きいのが、移動です。
フォレストヒルズガーデンは広島空港と施設のあいだを無料の送迎バスが随時運行しています。いこいの村ひろしまでは26名乗りのマイクロバスでの送迎に対応しています（日程・区間によりますので、ご相談ください）。
参加者に「◯時に◯◯へ集合してください」と案内を出す立場からすると、この一手間が減るかどうかは、かなり違うのではないかと思います。
■ たとえば、こんなご相談
実際にいただくご要望は、たとえばこんな形です。
「日中はグラウンドで練習、夕方に温泉、夜は研修室でミーティング」。「総会を会議形式で2時間、そのまま同じ建物で立食懇親会、遠方の方だけ宿泊」。「会場だけ借りたい、食事は不要」。「昼の集まりなので、日帰りで会場と昼食だけ」。
どれも定型のプランには載っていない組み方ですが、部屋と時間と食事を分けて考えれば、たいてい形にできます。
■ 結びに
団体のご利用は、幹事さんが一番大変です。参加者の顔ぶれも、予算も、目的も、毎回違う。だからこそ「まずお話を伺う」ところから始めさせてください。
公式サイトにはAIスタッフのチャット窓口があり、「団体のお客様のプランをカスタムします」とご案内しています。下調べの段階でも構いませんので、お気軽にお声がけください。人数と、やりたいことと、だいたいのご予算。この3つが分かれば、こちらから具体的なご提案ができます。
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