ひとり社長の情報管理「AIと人間の役割分担をする」でスムーズになった話
こんにちは。ひとり社長をしている、合同会社Ibu-Ibuの井形です。
ひとりで事業をしていると、情報の置き場が増えていきませんか。Notion、Googleドライブ、パソコンのメモ、AIとのチャット履歴、ボイスメモ、スマホの走り書き….どれが最新か分からなくなり、出先で「あの案件ってどうなってたっけ」となる。私もそうでした。
先日、AI（Claude Code）と半日かけて組み直したので、考え方だけ共有します。道具は無料のものばかりです。
移動が多い人にとっての最適解？「AI用の情報の格納庫を作り、人間はそれを加工したものを見る」
やったことは以下のような整理です。
①AIが読む専用の情報の格納庫をPCの中のフォルダに作る。人物、案件の経緯、自分の判断ルール…私はその格納庫を開きません。AIが毎回読んで、覚えていてくれます。
②自分が見たい形式で見れる場所を①とは別で作る。 スマホで見たいならNotion、人に渡すならGoogleドキュメント、朝の確認ならLINEのbot。これらは「コピー」なので、若干のタイムラグが発生しますが、上記を使うときはそもそも更新が発生しないタイミング（電車の中でスマホしか開けない時など）なので、ほぼ問題なし。
③その他、商談や思いつきで発生した最新情報のメモ（ボイスメモ・Keep・チャット）は、その日中にはまとめてAIに渡す。
つまり 「最新情報が発生→AIが覚える→見たい形で見る」 の一方通行です。
4つの小さなポイント
タグ付けや情報の分類を自分でやらない。 「これは何の情報？」と自分で分類しない。（私の場合抜けもれが絶対に起きるため…）AIにお任せです。
人間が読むファイルとAIが読むファイルを明確に分ける。 .mdファイルが見づらくてストレスだったので、「AIが見るファイルは.mdのまま。人間が見るものはNotionやGoogleドキュメントなど、見やすく表示してくれるツールに置く」といった使い分けをしてみています。今の所快適です。
本人に見られても大丈夫な言葉で書く。これは私の持論ですが、機密の次に大事な情報が「人の評価」だと思っています。本人に見られた時に関係にヒビが入るような情報を残さない。例えば「返信がなかなか返ってこなくて困る」ではなく「日中はお忙しいので、事前に時間を確保する。19時台は連絡がつきやすい」など、地味ですが書き方も意識しています。（悪口って、無意識に本人にも伝わっちゃう気もして・・）
新しいアプリを入れる前に、「なんの目的で入れるのか、それは本当に必要なのか？」検討する。管理ツールが増える＝リスクが一つ増える。なので、現在使っているツールで補完できないのか？は要検討です。
3つの落とし穴
AIが止まると、仕事が止まる。 本体が特定のAIの中にしかない状態は危ないと私は考えています。私自身は、AIを使わないMacの自動機能で、毎晩iCloudにコピーを取っています。止まった日はスマホで読めるし、別のAIにもすぐに渡せます。
Notion無料版の本当の上限は「メンバー招待」。 1人でも招くとチーム扱いになって容量制限がかかります。人に共有したい場合は「ゲスト」にすればOKです。
人物メモに評価を書きたくなる。 事故で本人に見られたら関係が壊れる一文は、最初から書かない
おすすめの一歩目
まず「人物一覧」だけ作ってみるのはどうでしょう。名前・立場・関わっている案件のラベル・本人が読んでも大丈夫な一言。出先で一番使うのはこれです。
（ここまでできたのは、決める人が自分1人だからです。組織で同じことをやるなら「AIは見やすい形に切り出す係、本体の更新と決裁は人間」に役割を変える必要があります。その話はまた別の機会に。）
