【ケアマネ経営論Vol.14】「PDF」は怖くない。メールの“ファイル添付”で業務革命を起こせ！
おはようございます！
きゃべつ佐藤です。
さて、【各論① 業務効率化】編、Eメールの2回目をお届けします！
前回は、「皆さんはもう、スマホにメールアドレス持ってますよ！」
という、衝撃の（？）事実をお伝えしました。
今日は、いよいよその本丸。
Eメールが持つ、もう一つの最強のメリット「ファイル添付」について、
具体的に解説します。
これができれば、皆さんの業務に「革命」が起きます。
■その「ケアプラン」、まだ紙で届けに行きますか？
Eメールは、文章を送るだけじゃありません。
「ファイル」いわゆる「データ書類」や「画像」を送る機能が、
最初から装備されています。
これ、感覚としてはLINEで画像を送るのと、なんら変わりません。
これが、ビジネス用のメールアドレスで可能になるんです。
これが何を意味するか？
書類を、相手の事業所にわざわざ訪問して「お届けする」必要がなくなります。
担当者会議の後、各事業所さんにケアプランを持って「サインをもらいに回る」…あの作業を（少なくとも郵送や手渡しの手間を）なくせるんです！
こんな便利なもの、使わない手はないですよね！
「使わない」んじゃなくて、「使い方が分からない」だけ。
今日は、その「使い方」を学んでみましょう。
構えず、気楽にいきましょう！
■「ファイル添付」3つのステップ
そんなに難しくありません。
ステップ①：「データ（ファイル）」を準備する
まず、送りたい書類（データ）を準備する必要があります。
例えば、Wordで「送付状」を作ったとしましょう。
ここで、皆さんに絶対に覚えてほしい「魔法の技術」があります。
それは、Wordなどで作った文章を**「PDF化する」**という技術です。
「PDFって何？」…わかります。
簡単に言えば、**「Wordの文章を、改変できないようにカチッと固めた、パソコン上の“紙”にする」**イメージです。
やり方は、驚くほど簡単。
Wordで文章を保存するとき、「名前を付けて保存」を選びます。
その時、「ファイルの種類」を選ぶ欄がありますよね？
そこをクリックして、「PDF」というのを探して、選ぶ。
「保存」を押す。
はい、これだけです！
これで、Wordの文章が、メールで送りやすい「PDF」というデータ
（パソコン上の紙）に変換されました。
ステップ②：「クリップマーク（📎）」を探す
「PDF」が準備できたら、あとはメールを送るだけ。
メールの作成画面を見ると、必ず**「クリップ（📎）」のマーク**があるはずです。
これこそが「添付」のボタンです。
この「クリップマーク」をピッと押すと、「添付したいデータを選ぶ画面」が開きます。
ステップ③：選んで、送る
クリップマークを押す。
さっき保存した「PDFファイル」を選ぶ。
（本文に「〇〇の書類をお送りします」と一言書いて）
「送信」ボタンを押す。
めっちゃ簡単じゃないですか！？
もう、これ、本当に今日から使いましょう。
■あなたの「介護ソフト」は、すでに対応している
「いや、ウチは介護ソフトを使ってるから…」
そう思った、そこのあなた！
今、私たちが使っている「カイポケ」のような介護ソフト。
（他のほとんどの介護ソフトも同じです）
アセスメントシート、ケアプラン、利用票、提供表…。
あれ、よく見てください。
「PDF」という形でデータ化（書き出し）する機能が、
標準装備されていますよね？
何の操作もなく、皆さんはもう**「メールで送れるデータ（PDF）」**を、そのソフトから直接作れるんです。
アセスメント資料
介護保険証（のコピー画像）
サービス計画書（ケアプラン）
利用票、提供表
これ、全部メールで送れるんです。
（※もちろん、個人情報のルールや、相手先がメール受信OKかは確認が必要ですよ！）
Eメールを使えるかどうかが、この先の業務効率化に一番関わっている
「根本」の部分です。
（もちろん、YouTubeで「ワード PDF 化」「メール 添付」とかで検索すれば、動画で分かりやすく解説されています）
まずは、自分で動かしてみることから。
ぜひ、皆さんの職場で挑戦してみてください！
それでは、また！
