事務職の自己PR、「正確性があります」の続きをどう書く？｜記入例つき
自己PRに「正確性があります」と書いた。
でも、その先が続かない。
毎日、間違えないように確認していた。
ただ、大きな改善をしたわけでも、ミスの件数を記録していたわけでもない。
そんなときは、「正確性」を別の立派な言葉に置き換える前に、自分が何を確かめていたのかを思い出してみてください。
今回は、確認作業を材料に、自己PRの下書きを作ります。
「正確性」だけでは見えない部分を書く
「正確性があります」は、自分の特徴を表す言葉です。
ただ、その一文だけでは、仕事の進め方までは伝わりません。
例えば、次の二つを比べてみます。
正確性を意識し、丁寧に業務へ取り組んでいました。
受注入力では、入力後に商品コードと数量を受注書と照合し、読み取りに迷う記載は営業担当へ確認していました。
後の文章では、確認した項目と、迷ったときの対応が分かります。
自己PRの材料になるのは、「丁寧だった」という評価を支える具体的な行動です。
「確認していた」を、三つに分ける
次の質問に、短く答えてみてください。
1．何と何を照らし合わせていた？
例えば、次のような確認です。
入力画面の商品コードと、受注書の商品コード
作成した書類の日付と、依頼メールの日付
発送する資料と、送付先ごとの必要書類一覧
「全体を確認した」から一歩進めて、見ていた項目を書きます。
2．いつ確認していた？
入力が終わったあと。
書類を担当者へ渡す前。
送信ボタンを押す前。
確認するタイミングも、仕事の進め方の一部です。
「入力するたびに確認した」のか、「一定のまとまりごとに確認した」のか。実際の手順を思い出してください。
3．分からないとき、どうしていた？
元の資料を見直した。
依頼した人に聞いた。
上司の判断を受けてから処理した。
確認作業には、間違いを探すことだけでなく、不明なまま先へ進めないための対応もあります。
ただし、会社で決められた手順を守っていたなら、そのように書きます。自分で作った仕組みだったことにする必要はありません。
記入例：「確認作業」から自己PRにする
ここからは、説明用の架空のモデルケースです。実在する転職成功談ではありません。
この担当者がしていた仕事を、次の四つとします。
受注書をもとに、商品コードと数量を専用システムへ入力していた。
入力後に、受注書と照合していた。
読み取りに迷う記載は、営業担当へ確認していた。
処理件数やミスの削減率は記録していなかった。
まず、業務内容としてまとめると、こうなります。
受注書に基づく商品コード・数量の入力と、入力後の照合を担当。記載に不明点がある場合は、営業担当へ確認してから処理した。
ここから自己PRにするには、この仕事の進め方のうち、応募先に伝えたい点を選びます。
今回は、応募先の業務に「受注入力」と「社内への確認対応」が含まれているとします。
その場合の下書きは、次のようになります。
私が業務で大切にしているのは、不明点を確認してから処理することです。受注入力では、入力後に商品コードと数量を受注書と照合し、読み取りに迷う記載は自己判断で補わず、営業担当へ確認していました。応募先の受注入力業務でも、元の資料との照合と、必要な確認を行いながら取り組みたいと考えています。
新しい実績を足したわけではありません。
「正確性があります」と一言でまとめていた部分を、仕事の場面と行動で説明しています。
応募先が違えば、最後の一文も見直す
上の例を、どの求人にもそのまま使うわけではありません。
例えば、応募先の中心業務が電話の取り次ぎなら、受注入力の照合よりも、用件の聞き取りや引き継ぎの経験が合う場合があります。
求人を読み、次の二つを確かめます。
応募先では、どんな作業を担当するのか。
その作業に結びつく、自分の経験はどれか。
求人にある言葉を写すだけでは、自分の経験の説明にはなりません。
応募先の仕事と、自分がしてきたことが重なる部分を選ぶ。 そのあとで、伝える行動を決めます。
数字がないときに、補わなくていいもの
確認作業を書こうとすると、「ミスを減らしました」まで必要に感じるかもしれません。
でも、照合していたことと、その結果ミスが減ったことは別です。
記録がないなら、削減率を作る必要はありません。「ミスゼロを達成した」と言い換える必要もありません。
もし実際に、確認の順番を変えたり、チェック項目を作ったりした経験があるなら、何を変えたのかを書けます。
その場合も、効果が確認できていなければ、改善した手順と、確認できる結果を分けて説明します。
このモデルケースで書けるのは、照合した項目と、不明点への対応です。それを具体的に伝えるところから始めます。
まずは、この四行を埋めてみる
完成した例文を写す前に、自分の仕事で書いてみてください。
担当していた作業：
確認していた項目とタイミング：
不明点があったときの対応：
応募先の仕事で共通する部分：
このメモから、次の順番でつなぎます。
大切にしていたこと → 具体的な行動 → 応募先での活かし方
最初からきれいな文章にしなくて大丈夫です。
「丁寧に」「正確に」とだけ書いてある箇所を見つけたら、そこに一つ、実際の行動を足してみてください。
職務要約や、職務経歴書全体も進めたい方へ
今回は、確認作業を自己PRにする方法を紹介しました。
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