🔰ビジネスを本当に知るための会計基礎📊第6講 証憑とは何か――仕訳の根拠を残す

プロローグ

「先生、仕訳って、経理担当者が考えて入力するんですよね」
「考えては入力する。でも、想像では入力しない」
「当然でしょう」
「ところが会計では、その『当然』を証明するものが必要なんだ」
「証明？」
「それが**証憑（しょうひょう）**だ」

証憑とは何か

証憑とは、簡単にいえば取引が実際に行われたことを示す資料です。
たとえば会社が文房具を3,300円で購入したとします。
そのとき、
消耗品費　3,300 ／ 現金　3,300
という仕訳を入力したとします。
「これで完成ですね」
「会計ソフト上ではね。でも聞こう。なぜ3,300円なんだ？」
「買ったからです」
「本当に？」
「疑い深いですね」
「税務調査も監査も、だいたいそこから始まる」
そこで必要になるのがレシートや領収書です。
仕訳の数字には、その数字になった理由が必要です。
その根拠となる資料が証憑です。

証憑には何があるのか

証憑は領収書だけではありません。
代表的なものには、
・領収書
・レシート
・請求書
・納品書
・契約書
・注文書
・銀行の振込記録
・預金通帳や取引明細
・クレジットカード利用明細
・給与明細や賃金台帳
などがあります。
「全部、証憑なんですか」
「取引の内容を裏付ける資料なら、証憑になり得る」
「では領収書さえ保存しておけばいい、という話ではない？」
「その通り」
むしろ実務では、一つの取引について複数の資料を確認することもあります。

仕訳と証憑はセットで考える

たとえば取引先から商品を11万円仕入れ、後払いにしたとします。
仕訳は、
仕入　110,000 ／ 買掛金　110,000
となります。
「この11万円は請求書を見て入力する？」
「そう。ただし請求書だけでなく、納品書や注文内容を確認する場合もある」
「商品が本当に届いたかを見るんですね」
「そういうことだ」
請求書には11万円と書いてあっても、商品がまだ納品されていないかもしれません。
逆に、商品はすでに届いているのに請求書が翌月届くこともあります。
つまり会計では、単に紙に書かれた金額を入力するだけではなく、
何が、いつ、いくらで起きたのか
を証憑から判断します。

領収書があれば何でも経費になるのか

「先生、領収書があれば経費になりますよね？」
「出たな、会計界の有名な誤解」
「違うんですか」
「領収書は『お金を払った証拠』にはなる。でも『会社の経費である証拠』とは限らない」
たとえば会社の社長が休日に家族と食事をして、会社名で領収書をもらったとします。
領収書は存在します。
しかし、それだけで会社の経費になるわけではありません。
「会社の仕事との関係が必要？」
「その通り」
証憑があることと、その支出が適正な経費であることは別問題です。
ここは非常に重要です。

証憑がなければどうなるのか

「では証憑をなくしたら、その仕訳は消すんですか？」
「必ずしもそうとは限らない」
実際に取引が行われたことを、別の資料で確認できる場合があります。
たとえば領収書をなくしても、
・銀行振込記録
・クレジットカード明細
・メール
・注文履歴
・契約書
などから取引内容を確認できる可能性があります。
ただし、証拠が少なくなるほど説明は難しくなります。
「つまり後から困る」
「そう。経理の仕事では、入力することより、あとで説明できる状態を作ることが大切なんだ」

証憑には「いつ」の情報もある

証憑で確認するのは金額だけではありません。
特に重要なのが取引日です。
「1月の請求書を2月に払ったら、2月の経費ですか？」
「必ずしもそうではない」
会計では、支払った日と費用が発生した日が一致しないことがあります。
たとえば1月に商品を受け取り、2月に代金を支払ったのであれば、取引の内容によっては1月に仕入を計上します。
「だから納品書の日付も見る？」
「そう。会計は銀行口座だけ見ていても完成しない」
証憑を見ることで、
いつ取引が成立したのか
を判断できます。

電子データも証憑になる

「最近は紙の請求書が減りましたね」
「証憑がなくなったわけではない。姿が変わっただけだ」
現在では、
・PDF請求書
・電子メール
・ECサイトの購入履歴
・クラウドサービスの利用明細
・電子契約書
など、電子的な証憑が増えています。
つまり、
証憑＝紙
ではありません。
取引の証拠となる情報であれば、電子データも重要な証憑です。
「紙の山からPDFの山へ」
「検索できるだけ少し文明が進んだ」

会計ソフトだけでは会計は完成しない

「クラウド会計なら銀行やカードから自動で仕訳してくれますよね」
「そこも注意が必要だ」
銀行から、
3,300円　○○商店
というデータを取り込むことはできます。
しかし、それだけでは何を買ったのか分からないことがあります。
消耗品なのか、会議費なのか、私的な買い物なのか。
「AIでも分からないことがある？」
「もちろん。取引の背景まで銀行明細には書いていないからね」
だから自動仕訳が進んでも、
証憑を確認して取引の内容を判断する仕事は残ります。

証憑は未来の自分への説明書

「保存するのは税務調査のためですか？」
「それだけではない」
半年後に、
「この11万円、何だった？」
と聞かれたとします。
仕訳だけを見ると、
仕入　110,000 ／ 買掛金　110,000
としか分かりません。
しかし請求書や納品書を見れば、
何を、
誰から、
いつ、
いくらで、
どのような条件で買ったのか
が分かります。
「昔の自分は覚えているつもりでも、半年後には他人ですからね」
「経理では特にそうだ」
証憑は、税務署や監査人のためだけではありません。
未来の自分や会社の人が取引を再確認するための記録でもあります。

証憑から仕訳が生まれる

会計の流れは、実は非常に単純です。
まず取引が起きます。
次に証憑が残ります。
その証憑を確認して仕訳を行います。
そして仕訳が集まり、帳簿になり、最終的に決算書になります。
「つまり決算書の一番上流に証憑がある？」
「そう考えると分かりやすい」
決算書の売上高が1億円なら、その数字はいきなり生まれたわけではありません。
一件一件の売上があり、
請求書や入金記録があり、
それを仕訳し、
積み重ねた結果が1億円なのです。
決算書の数字を逆にたどっていけば、最後は一枚一枚の証憑へ戻っていきます。

今日の結論

「では証憑とは？」
「取引が本当にあったことを示す資料」
「仕訳との関係は？」
「仕訳の根拠」
「領収書があれば全部経費？」
「ならない」
「電子データは？」
「証憑になる」
「いいね」
証憑は、単なる保存書類ではありません。
会計数字を事実につなぎ止める証拠です。
仕訳だけなら、数字はいくらでも入力できます。
しかし、その数字に証憑が結び付いて初めて、
「なぜこの仕訳をしたのか」
を説明できます。
会計で大切なのは、数字を作ることではありません。
数字の根拠を残すことです。