「AIで自動化できますか」と聞かれて、すぐ「できます」と言わなくなった理由
業務自動化の相談を受けると、最初にこう聞かれることが多い。
「これ、AIで自動化できますか」
できることは多い。
Googleスプレッドシート、Gmail、フォーム、API連携、PDF出力、通知、集計。
GASやPythonを使えば、毎日手でやっていた作業をかなり減らせる。
でも最近、私はすぐに「できます」とは言わないようにしています。同じ録音でAI要約を二度試したとき、短い引用は合っていたのに、前後からは言い切れない説明が残りました。そこで、その案は企画には採用しませんでした。
なぜなら、自動化で詰まる場所は、コードではなく、人間の迷いであることが多いから。
自動化は、作業を消す前に、業務の曖昧さを照らしてしまう。
そこを見ないまま進めると、便利なはずの仕組みが、少し怖いものになる。
作業は見えていても、判断が見えていない
たとえば、SMS送信の自動化。
表面だけ見ると、やることは単純に見える。
スプレッドシートから電話番号を読む。
本文を作る。
APIへ送る。
ログを残す。
一見すると、ただの技術実装だ。
でも実際に進めると、すぐに問いが出てくる。
送信してよい対象は誰か。
重複送信をどう防ぐか。
電話番号の表記ゆれをどう扱うか。
送信失敗時に誰が確認するか。
本番用のAPIキーをどこに置くか。
ログにどこまで残すか。
ここを曖昧にしたままコードを書いても、後で怖くなる。
「動くけれど、運用できない仕組み」になる。
AIに頼む前に、業務を一枚はがす
AIは便利だ。
仕様書を投げればコードを書いてくれる。
エラーを貼れば修正案も返してくれる。
でも、業務そのものが曖昧なままだと、AIは曖昧なまま動くものを作ってしまう。
だから私は、実装前に業務を一枚はがすようにしている。
誰が、いつ、何を見て、何を判断しているのか。
その判断は本当に人間が必要なのか。
失敗したとき、誰が気づけるのか。
情報をどこまで残してよいのか。
この整理をしてから、自動化する。
地味だけれど、ここを飛ばすと後が苦しい。
自動化は「人を減らす」ことではない
小さな事業や現場では、自動化という言葉に少し抵抗がある。
人を置き換える感じがするからだ。
でも私がやりたいのは、そういうことではない。
毎回同じ文章をコピーする。
同じ番号を確認する。
同じ表を見て、同じ判断をする。
こういう疲れる部分を減らすことで、人が本当に見なければいけないところへ戻れるようにする。
送信ボタンを押す前に、相手の状況を思い出す。
エラーが出たときに、落ち着いて確認する。
クライアントへ説明するときに、言葉を選ぶ。
そこに時間を使えるようにするための自動化だ。
「動く」より「後から直せる」
副業で自動化案件を受けるようになって、強く感じていることがある。
納品時に動くことは、もちろん大事。
でも、それ以上に大事なのは、後から直せることだ。
依頼者が、何がどこで動いているのか分からない。
エラーが出たとき、何を見ればいいか分からない。
少し文面を変えたいだけなのに、毎回制作者へ連絡しないといけない。
これでは、便利になったようで不自由になる。
だから私は、コードだけでなく、説明を残すようにしている。
どこを変えれば文面が変わるか。
どこにAPIキーを入れるか。
どんなエラーが出たら、どこを確認するか。
作った本人だけが分かる仕組みではなく、依頼者が育てていける仕組みにしたい。
AI自動化で最初にやること
もし今、業務をAIやGASで自動化したいと思っているなら、いきなりツールを選ばなくていい。
まず、紙に書き出してみてほしい。
毎日やっている作業。
毎週繰り返している確認。
誰かに送っている定型文。
手で転記している表。
そして、その中にある「人間の判断」を丸で囲む。
自動化できるのは、作業だけではない。
判断の前後を整えることも、自動化の一部だ。
むしろ、そこを整えるだけで、かなり楽になることがある。
AIを使えば、何でも自動で片づくわけではありません。
けれど、どこで迷っているかを見つけるための、よい補助にはなります。
Googleスプレッドシート、Gmail、フォーム、API連携などの手作業を減らしたい方へ。
「何を自動化すべきか分からない」という段階から、一緒に整理できます。
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※本記事はAIを補助的に活用して作成し、住職が内容を確認・編集しています。
