Excel作業をAIにやらせたい人へ。Microsoft365 Personalが必要な理由

・・・・・・・要約・・・・・・・

✔ Excelの作業をAIで効率化したいなら、単体のExcelだけでは不十分です。

✔ MicrosoftのAI機能「Copilot」は、Microsoft365の契約を前提としてExcel・Word・PowerPointの中で動作します。

この記事では、ExcelのAI活用でできることと、Microsoft365 Personalを使う価値について実体験視点で解説します。

Excel作業に「AIを使いたい」と思ったことはありませんか

Excelは多くの仕事で使われているソフトですが、便利な反面、時間を奪われる作業も少なくありません。

例えば

• 売上データの整理

• 関数の入力

• グラフの作成

• データ分析

こうした作業は一つ一つは単純でも、積み重なるとかなりの時間になります。

私自身も仕事でExcelを使うことが多く、特にデータ整理や分析の作業をしているときに、ふとこう思うことがあります。

「この作業、AIがやってくれたらいいのに」

最近はChatGPTなどのAIを使って仕事を効率化する人も増えています。しかし実際の仕事では、文章を書くときはWord、データを扱うときはExcel、資料を作るときはPowerPointと、仕事ツールの中で作業する時間の方が圧倒的に長いものです。

そこで注目されているのが、Officeソフトの中でAIが動く仕組みです。

Microsoftはこの流れをかなり本格的に進めていて、現在はExcelやWordの中でAIを使える機能「Copilot」を提供しています。

Officeソフトの中にAIが入る時代

Microsoft365には「Copilot」というAI機能が搭載されています。これは簡単に言うと、Officeソフトの中にAIアシスタントが常にいるような状態です。

これまでのAIは

・ChatGPTを開く
・質問する
・結果をコピーする
・ExcelやWordに貼り付ける

という流れでした。

しかしCopilotの場合は、この流れが変わります。

ExcelやWordの中で直接AIに指示できるため、作業そのものをAIが補助する形になります。

Microsoftの公式説明では、Copilotは「仕事の生産性を高めるAIアシスタント」と位置づけられています。

Excelのデータ分析、Wordの文章作成、PowerPointの資料作成などをAIが支援する仕組みです。（出典：Microsoft公式）

つまり、AIは別のツールではなく、仕事道具の一部になり始めているというわけです。

ExcelのAI機能で実際にできること

ExcelでAIが使えるようになると、作業の感覚がかなり変わります。

例えば、これまでのExcelではデータ分析をするために関数を理解したり、ピボットテーブルを使ったりと、ある程度の知識が必要でした。

しかしAIが入ることで、データに対して自然な言葉で指示ができるようになります。

例えば売上データの表があったとします。

従来なら、そこから傾向を見つけるためにはグラフを作ったり、集計関数を使ったりする必要があります。

Copilotを使うと、Excelに対して「この売上データの傾向を分析して」といった形で質問することができます。するとAIがデータを読み取り、どの月に売上が伸びているのか、どこに特徴があるのかを分析して提示してくれます。

さらに便利なのが、関数の提案機能です。

Excel初心者が最もつまずきやすいのは関数です。

SUM、IF、VLOOKUP、INDEXなど、覚えるべきものが多く、何を使えばいいのか迷うことも少なくありません。

AIを使えば、「この列の平均を出したい」「売上が一定以上のデータだけ表示したい」といった要望から、適切な関数を提案してくれます。これにより、Excelの知識がそれほどなくても高度な処理ができるようになります。

また、グラフ作成もかなり楽になります。

データをもとにAIが適切なグラフを提案してくれるため、資料作成のスピードが大きく変わります。

こうした機能は、特に営業資料や売上分析をする人にとってはかなり便利なものになるはずです。

なぜMicrosoft365 Personalが必要なのか

ここで一つ重要なポイントがあります。

ExcelでAIを使うためには、基本的にMicrosoft365の環境が必要になります。

多くの人が勘違いしているのですが、ExcelのAI機能は単体のExcelソフトだけでは利用できません。

Microsoftが提供しているAI機能の多くは、Microsoft365のサービスと連携して動く仕組みになっています。

Microsoft365 Personalは、いわゆるOfficeのサブスクリプションサービスです。

• Word

• Excel

• PowerPoint

• Outlook

といったOfficeアプリを常に最新版で利用できるほか、OneDriveのクラウドストレージも利用できます。

特に便利なのは、1TBのクラウドストレージが付属している点です。

Excelファイルや資料をクラウドに保存しておけば、PCだけでなくタブレットやスマートフォンからもアクセスできます。

Microsoftの公式情報によると、Microsoft365 PersonalはWindows、Mac、iPadなど複数のデバイスで利用可能となっています。（出典：Microsoft365公式）

Microsoft365 Personalが向いている人

Microsoft365 Personalは、単にOfficeソフトを使うだけの人よりも、仕事の効率を上げたい人に向いているサービスだと思います。

例えば、Excelを日常的に使う人はもちろんですが、ブログを書いたり文章作成をする人にも相性がいいと感じます。

WordのAI機能では文章の作成補助や要約、校正などが可能になり、PowerPointではスライド作成の補助も行われます。

つまりMicrosoft365は、Excelだけでなく仕事全体をAIで効率化するための環境とも言えます。

最近はAIツールが数多く登場していますが、実際の仕事ではExcelやWordを使う時間が長い人がほとんどです。その意味で、仕事ツールの中にAIがあるというのは、かなり実用的な変化だと思います。

私がMicrosoft365に興味を持った理由

個人的な話になりますが、最近はAIを仕事にどう取り入れるかをよく考えるようになりました。

ChatGPTなどのAIは確かに便利ですが、仕事の現場ではExcelやWordを使う時間の方が長いことに気づきます。

だからこそ、AIを別のツールとして使うよりも、普段の仕事道具の中にAIがある方が自然だと感じています。

Excelでデータ分析をしているとき、Wordで文章を書いているとき、PowerPointで資料を作っているときに、AIが隣でサポートしてくれる。それだけでも作業効率はかなり変わるはずです。

AIの進化はこれからも続くと思いますが、今後は「AIツールを使う」というより、「AIが組み込まれたツールを使う」という形が主流になるのではないかと感じています。

まとめ

Excel作業は便利ですが、データ整理や分析など、時間がかかる作業も多くあります。

Microsoftが提供するAI機能「Copilot」を活用することで、Excelの分析や関数の提案、グラフ作成などをAIがサポートしてくれるようになります。

そして、このAI機能を使うための環境として必要になるのがMicrosoft365です。

Excelをよく使う人や、仕事をAIで効率化したい人にとっては、Microsoft365 Personalは一度検討してみる価値があるサービスだと思います。

Word、Excel、PowerPointが使えるだけでなく、AI機能や1TBのクラウドストレージも利用できます。

🌿 Q&A 🌿

Q：Microsoft365 Personalは買い切り型ですか？

Q：Macでも使えますか？

Q：Excel初心者でもAI機能は使えますか？