🌙月あかりコラム#11| 改善する前に、仕事をほどく

「この仕事、もっと効率化できませんか？」

業務改善の相談を受けると、よく出てくる言葉です。

Excelを自動化する。
システムを入れる。
AIを使う。
入力回数を減らす。

もちろん、それも改善です。
でも私は、その前にやることがあると思っています。
その仕事を、一度ほどくことです。

🚦 いきなり「速くする」を考えない

たとえば、毎月2時間かかっている集計作業があるとします。

そこで、「マクロを組めば30分になります」
「AIを使えばもっと速くできます」
となれば、たしかに効率化です。

でも、その前に聞きたい。
そもそも、その集計は何のために作っているのでしょう。

誰が見るのか。
何を判断するためなのか。
本当に毎月必要なのか。
同じ数字を別の資料でも作っていないか。
その項目は全部必要なのか。

ここを確認しないまま自動化すると、
いらない仕事を、高速で、正確に、ずっと続ける仕組みが完成します。

しかも、自動化されると、
「動いているから正しい」
「仕組みになっているから必要」
と、その仕事自体がますます疑われなくなる。
私は、こっちの方が怖いと思っています。

🧩 仕事は、ひとかたまりに見える

日常業務は、続けているうちにひとつの仕事に見えてきます。
「月末にこの表を作る」
「請求書が来たらこのファイルに入力する」
「前任者からこう教わった」

でも、ほどいてみると、中にはいろいろな作業が入っています。

集める。
転記する。
確認する。
計算する。
並べ替える。
印刷する。
誰かに渡す。
保管する。

ひとつひとつを見ると、
「これ、なくせるよね」
「これは別のデータから取れる」
「この確認は必要だけど、転記はいらない」
「紙にする理由、もうないよね」
というものが出てきます。

だから私は、改善するときにまず仕事をほどきます。

🔀 やる・やめる・変える

ほどいたあとで、一つずつ決めます。

やる。
やめる。
変える。
必要な仕事なら残す。
目的がなくなっているなら、やめる。
必要だけれど今のやり方が重いなら、変える。

この順番です。

私は「改善＝効率化」ではないと思っています。効率化は、残すと決めた仕事に対して行うものです。

だから、仕事を速くする前に、仕事そのものを選び直す。

そのために、まずほどく。

🤖 AIを入れる前にも、ほどく

これはAIでも同じです。
最近は、
「この仕事、AIでできますか？」
と聞かれることも増えました。

できます。
でも、AIに渡す前に一度見たい。
その仕事、本当に必要ですか。

人がやっていた無駄な作業を、そのままAIにやらせても、仕事の構造は変わりません。

せっかく新しい道具を使うなら、今ある仕事をそのまま速くするのではなく、
仕事の形そのものを見直したい。

AIは、そこから使った方がずっと面白い。

🚪 改善の入口は、「どうやるか」ではない

業務改善というと、「どうやって効率化するか」
から考えたくなります。

でも、本当の入口はもう少し手前にあります。
なぜ、この仕事をしているのか。
今も、この形でやる必要があるのか。
仕事を机の上に広げて、ひとつずつほどいてみる。
すると、残したい仕事と、もう手放していい仕事と、やり方を変えたい仕事が見えてきます。
改善は、そのあとです。

仕事をほどいて、決め直す。
やる・やめる・変える。

速くするのは、それからでいい。

まずは、あなたの仕事をひとつだけ、ほどいてみませんか。

実際に1つの仕事をどうほどくかは、次に「実践編」としてまとめます。

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ここまで読んで、
「うちの仕事も、一度ほどいて見てみた方がいいかもしれない」
と思った方へ。

無料動画
「業務改善の本当の入り口」
を用意しています。

業務改善というと、つい
「何を自動化するか」
「どのツールを入れるか」
から考えたくなります。

でも、その前に必要なのは、
いまの仕事が、どう流れているのか。
何のためにやっているのか。
どこで手間が増えているのか。
を、一度見える形にすることです。

動画では、実際の仕事をひとつ取り上げながら、
「改善する前に、何を見るのか」を整理しています。

いきなり何かを変えなくても大丈夫です。
まずは、自分の仕事を一度、机の上に広げてみる。
そこから始めてみませんか。

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