「報連相ができない」には2種類ある、と気づいた話 ｜伝える力｜説明力｜言語化｜報連相

「報連相ができない」のは、伝え方の問題だと思っていました。少なくとも過去の僕はそうでした。

でも最近、後輩の仕事を見る機会が増えて、ちょっと認識が変わりました。どうやら、自分が思っていたのとは違うパターンがあるらしい、という話です。

ある後輩の話を聞いて、唖然とした

金曜日の夕方、ふと気になって後輩に声をかけました。「あのプロジェクト、今どんな感じ？」

僕が直接参画しているわけではないが、社内の管理上、状況を把握しておく必要がある案件です。

彼はこちらから聞かない限り、報告は無く、1週間お客さんとコンタクトを取っていないこともざらにあるようで、僕もやや手を焼いていました。

おそらく、順調に進んでいるのだろうと話を聞いてみると、困っているが自分で抱え込んで進めているとのこと。

『いや、普通に確認してくれ！』と思わず心の中でツッコミました。

「やり方」を教えても、やらなかった

気になったので、「最低でも1日1回はお客さんに状況を共有した方がいい」と伝えました。何を報告すればいいか、どういう粒度でいいかも具体的に伝えたつもりです。

でも、次に状況を聞いたとき、やっていませんでした。

「いやー、まだできてないですね」

できてないですね、じゃなくて。言うだけなんだけどな。

このとき、僕の中で何かが引っかかりました。これ、やり方の問題じゃないな、と。

報連相ができない人には、実は2種類いる

以前、報連相について記事を書いたことがあります。

あの記事で書いたのは、いわば「やった方がいいのはわかっているけど、やり方がわからない」タイプの話でした。僕自身がまさにこれで、加えて「こんなしょうもないことでいちいち聞いていいのかな」という迷いもあり報連相が滞っていました。

でも、後輩を見ていて気づいたんです。もう1つ、まったく別のタイプがいる。

そもそも、こまめに報連相する必要性を感じていないタイプです。

前者は、必要性はわかっている。だからコツを教えて背中を押してあげれば動き出せる。

後者は、必要性自体を認識していない。本人の中では「順調に進めている」つもりだから、報告することがない。困っていても、それが報連相すべき状況だと思っていない。

やり方を教えても動かないのは、たぶんこっちのタイプだと気づきました。

ギリギリで気づけた話

その後輩のプロジェクトで、あるとき少し嫌な予感がしました。

後輩から聞いた分析内容と着地点が、お客さんが求めている目的とズレているように感じたんです。

でも後輩はアウトプットを仕上げることに集中していて、そのズレに気づいていない様子でした。

僕はそのプロジェクトに直接参画していないので、お客さんと直接話すことはできません。後輩からの報告だけが唯一の情報源です。

だからこそ、今回ばかりはちゃんと確認してほしいと思い、「お客さんの意図をもう一度確認して、このアウトプットで要件を満たせているか聞いてみてくれないか」と頼みました。

いやな予感は的中し、予想通りアウトプットはズレていました。ただ、結果的に、早い段階で修正できたので事なきを得ました。

あのまま最後まで進めていたら、かなりの手戻りになっていたと思います。

後輩も、さすがにこの一件で肝を冷やしたようで、それ以降、自分からこまめに状況を共有してくれるようになりました。

教える側になって、初めてわかったこと

後輩の一件を振り返って思うのは、「報連相しろ」と言うだけでは、必要性を感じていない人には届かないということです。

実際、僕も最初は「やった方がいい」と伝えました。でも、やらなかった。言葉では動かなかった。動いたのは、あの「ギリギリ」の体験があったからです。

確認したから間に合った。その因果を自分の肌で感じて、初めて必要性が腑に落ちたのだと思います。

ちなみに、僕が言いたいのは「毎日報告書を出せ」とか、逐一チェックしろという話ではなくて。「今こんな感じで進めてます」の一言でいい。

それだけで大事故を防げるなら、やっておいた方がいいと思います。

ただ、その一言が出てくるかどうかは、受け取る側の空気次第だと思っています。

僕がやっているのは、報告が来たら第一声で絶対に否定しないこと。まず受け入れて、「共有ありがとう」と伝える。相談があればその場ですぐ聞く。どうしても手が離せないときでも、必ず早いうちに時間を作る。

これを意識し始めてから、後輩の動きが変わりました。

以前はこちらから聞かないと出てこなかったのが、向こうから「ちょっといいですか」と声をかけてくれるようになった。

「報連相しろ」と言っても動かなかった人が、言わなくても報告してくれるようになった。やり方ではなく、場の空気が変わったからだと思っています。

これは僕にも責任がある話で、もっと早く気づけていたら、あのヒヤリもなかったかもしれない。

そしてもうひとつ、教える側になって初めてわかったことがあります。

後輩からの報告だけが頼りなのに、その報告が来ない。状況が見えない。これ、けっこう怖いんです。

ふと思いました。あの頃の上司も、こういう気持ちだったのかもしれない、と。

僕が「こんなことで聞いていいのかな」と遠慮していた裏で、上司は「なんで報告してくれないんだ」と不安だったのかもしれない。

当時の僕には、まったく見えていなかった景色です。

報連相の話は、する側の問題として語られることが多いけれど、される側にも不安がある。

その両方が見えるようになったのは、立場が変わったおかげだと思います。

最後までお読みいただき、ありがとうございました！

普段は、仕事の中で感じたことや考えたことをデータ分析者の視点で書いています。今日の話に共感してくださった方は、ぜひ他の記事も覗いてみてください。

今回は「教える側から見た報連相」の話でしたが、以前「報連相をする側の視点でのポイント」も書いています。報連相がうまくできないと悩んでいる方は、こちらもぜひ覗いてみてください。

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