問い合わせを速く返すより先にやること｜AI活用で社長が受信箱を見ない仕組み
こんにちは、森田です！
「問い合わせは
早く返さないと信用を失う.....」
僕もずっと
メールが来たらすぐ開いてました💦
内容を読んで
名前を確認して
過去のやり取りを検索する
で、返信文を考えて送る
1件10分でも
6件あれば1時間です
しかも返信した直後に
また受信箱を開いてる😂笑
これ
顧客対応を頑張ってるようで
実は違うんですよねー
社長にしか回せない作業を
毎日大事に温存してるんです💦
でも、、、
速く返信することより
先に変えるべきことがあります🔥
社長が通常の問い合わせを
見なくていい状態を作ることです😏
受信箱が社長の受付になっている
問い合わせ先が
メール、LINE、フォームに分かれる
お客さんの名前はメールにある
購入商品は別の画面にある
過去の回答は昔の受信箱にある
だから1件届くたび
社長が探偵になります😂笑
「あの人は何を買ってたっけ.....」
「前は何て答えたっけ.....」
この確認がある限り
返信文だけAIに作らせても
社長の仕事は減りません💦
料理でいうたら
シェフに盛り付けだけ任せて
食材探しは社長が走ってる状態です
しかも冷蔵庫が3つある😂
そりゃ厨房から
一生出られへんやん笑笑
最初にやるのは
返信を3分速くすることじゃない
窓口と情報を
1か所につなぐことです🔥
AIには返信ではなく対応を渡す
僕が作りたい流れは
めちゃくちゃシンプルです💪
✅問い合わせを1つの窓口に集める
✅名前と購入商品を自動で確認する
✅過去の対応履歴を同じ画面に出す
✅よくある質問はAIが回答案を作る
✅例外だけ社長へ通知する
これなら
僕が毎回メールを開かなくても
対応は前へ進みます🔥
たとえば
「ログイン方法がわかりません」
と届いたら
購入した商品を確認して
その商品の案内を探して
過去に決めた言い方で
返信文まで用意する
内容が決まっているものは
確認なしで返すこともできます😃
逆に
返金、クレーム、契約変更など
判断が必要なものだけ止める
そこで初めて
僕へ通知が来ればいいんです⚠️
毎日20件を見るのと
例外の2件だけ見るのでは
頭の疲れが全然ちゃいます💦
この違い
マジでデカいです🔥
返信文を作るAIから
問い合わせを完了させる分身へ
ここまで渡して初めて
社長が通常対応から外れます😏
最初は質問を1つだけ渡す
いきなり全部を
自動にする必要はないです
今日やるのは
よく届く質問を1つ選ぶだけ💪
そして3行だけ書きます
✅何を読めば答えられるか
商品案内と過去の返信
✅どこまで終われば完成か
お客さんへの返信送信まで
✅どんな時だけ僕へ戻すか
返金や個別判断が必要な時
たとえば
こう頼みます🔥
「問い合わせが届いたら
名前と購入商品を確認して
過去の対応履歴を読んで
回答案を作って
決めた内容ならそのまま返信して
返金、クレーム、契約変更だけ
理由を添えて僕へ通知して」
1週間動かしたら
直した回答も履歴に残します
同じ質問が来るたび
また僕がゼロから考えるのではなく
AIが判断を覚えていくんです🔥
人を雇っても
「これどう返しますか❓」
が毎回来たら
結局僕が問い合わせ係です💦
任せたいのは文章じゃない
対応が終わるところまでです
受信箱を速くさばく経営から
受信箱を見なくていい経営へ
1人社長が
お客さんを大事にしながら
通常対応から外れる
そんな分身が働く会社を
僕は作っていきます🔥🔥🔥
