おじさんのデータ断捨離論を、海外から見てみた「業務効率化しましょう」

うん、今回は「おじさんのデータ断捨離論を、海外の情報管理の考え方から見てみる」という形にすると面白い。
単なる「海外はすごい」ではなく、海外の事例を鏡にして、おじさんの「コピーのコピーをなくせ」という考えを見直す構成にしよう。

おじさんのデータ断捨離論を、海外から見てみた

「業務効率化しましょう」

会社にいると、よく聞く言葉だ。

新しいシステムを導入する。

クラウドに移行する。

AIを使う。

検索機能を便利にする。

もちろん、それは大切なことだと思う。

でも、おじさんは最近、別のところが気になっている。

そもそも、データが多すぎないか？

個人のパソコンでもそうだ。

会社の仕事でもそうだ。

「念のため保存しておこう」

「一応コピーしておこう」

そうやってファイルが増えていく。

最初は一つだった。

「資料.xlsx」

それが、

「資料_コピー.xlsx」

になり、

「資料_コピー2.xlsx」

になり、

「資料_コピー3.xlsx」

になる。

さらに、

「資料_最新版.xlsx」

「資料_最新版2.xlsx」

「資料_最終版.xlsx」

「資料_最終版_修正版.xlsx」

となる。

ここまで来ると、もう仕事ではない。

神経衰弱である。

「どれが一番新しいんだ？」

「どれが正解なんだ？」

「この二つ、どこが違うんだ？」

ファイルを一つずつ開いて確認する。

日付を見る。

中身を見る。

また別のファイルを開く。

そして気がつく。

仕事をする前に、ファイルを探す仕事をしている。

おじさんは、これを勝手に、

「データのトラップ」

と呼んでいる。

データが消えて困る。

それも怖い。

でも、データが残りすぎて、

「どれが本物なのか分からない」

のも、かなり怖い。

そこで、ちょっと海外の情報管理を見てみた。

すると、面白いことが分かった。

海外の公的機関では、電子データも「ずっと残しておけばいい」という扱いではない。

イギリスの国立公文書館では、情報について、

必要な期間だけ保存し、必要なくなったら処分する

という考え方が示されている。

しかも、単純に「古いから消す」ではない。

その情報が、

「業務上必要なのか」

「法律上必要なのか」

「歴史的に残す価値があるのか」

などを考えて、保存期間を決める。

アメリカの連邦政府でも、記録について保存期間を定める仕組みがあり、電子記録もその対象になっている。

つまり、

「電子データだから、容量が許す限り残す」

ではない。

残すものは残す。

保存期間が終わったものは、ルールに従って処分する。

これは、考えてみれば紙の書類と同じだ。

紙なら、

「永久保存」

「10年」

「7年」

「5年」

「3年」

「1年」

など、文書によって保存期間を決める。

ところが電子データになると、

「まあ、とりあえず残しておこう」

になりやすい。

そしてクラウドになる。

容量が増える。

どこにでも保存できる。

コピーも簡単。

すると、

「消さない文化」

ができてしまう。

ここで、おじさんは思う。

データ断捨離って、

「全部消せ」

という話じゃないんだ。

むしろ逆。

大切なデータは残す。

必要な記録も残す。

ただし、

必要のないコピーを増やさない。

そして、

保存する理由がなくなったデータは、適切なルールに従って整理する。

まず、おじさんが個人レベルでやりたいのは、もっと簡単だ。

「コピーのコピーをなくす。」

これだけでもいい。

「資料」

「資料_コピー」

「資料_コピー2」

「資料_最新版」

「資料_最終版」

これを見て、

「一体どれが本体なんだ？」

となる状態をやめる。

一つにまとめられるものはまとめる。

最新版を明確にする。

不要な重複を整理する。

必要なものはバックアップする。

そして、保存する意味がなくなったものについては、保存期間やルールを考える。

これなら、個人でも始められる。

会社なら、もっと大きな意味を持つ。

一人が「念のため」とコピーする。

それを十人がやる。

百人がやる。

部署が変わる。

担当者が変わる。

年度が変わる。

そして、クラウドの中に、

「コピーのコピーのコピー」

が積み上がっていく。

データそのものが増えるだけではない。

探す時間も増える。

管理する手間も増える。

バックアップする対象も増える。

そして何より、

「どれを信用すればいいのか」

を人間が判断しなければならなくなる。

これは、かなり大きな問題だと思う。

だから、おじさんのデータ断捨離論は、

「データを減らせ」

ではない。

「必要なデータを、必要なだけ、分かる状態で残そう」

という話だ。

海外の情報管理を見てみると、電子データにも、

保存する。
管理する。
そして、必要なくなったら処分する。

という考え方がちゃんと存在している。

考えてみれば当たり前なのかもしれない。

家の中に、

「いつか使うかもしれない」

と言って、同じ物を何十個も置いていたら、片付かなくなる。

データだって同じだ。

違うのは、

データは場所を取らないように見えること。

だから、どんどん増える。

そして、ある日こうなる。

「このファイル、どこだ？」

「最新版は？」

「このコピーは？」

「誰が作った？」

「いつのデータ？」

「……これ、まだ必要なの？」

ここまで来ると、

データが仕事をしているのか、
人間がデータの世話をしているのか、
分からなくなる。

だから、おじさんは今日も思う。

業務効率化の第一歩は、

新しいシステムを入れることじゃないかもしれない。

AIを導入することでもないかもしれない。

まずは、

「コピーのコピーをなくす。」

そして、

「残すもの」と「捨てるもの」を決める。

データにも、断捨離が必要なんじゃないか。

昔は、机の引き出しを整理した。

今は、フォルダを整理する。

昔は、書類の保存箱を整理した。

今は、クラウドを整理する。

時代が変わっても、

「必要なものを残して、必要のないものを手放す」

という考え方は変わらない。

そして、もしかしたら現代の仕事で一番時間を奪っているのは、

データそのものではなく、
データを探す時間なのかもしれない。

さて。

今日も仕事を始めよう。

……その前に、

「最新版」って、どれだ？

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