PDCAを止めるな！5W1Hと組み合わせて回し続けるコツ
はじめに
問題に直面したとき、思いつきで解決策を試しても、本当の原因が解決されていなければ再発します。PDCAサイクルと5W1Hを組み合わせることで、より深い解析を行い、効果的な問題解決を行う手段となる。
PDCAは計画・実行・確認・改善のサイクルを回すフレームワークですが、実行の過程で問題の本質を正しく捉えることが不可欠。
一方、5W1Hは問題の深掘りや整理を助けるツールとして有効。
ただし、書籍などに書かれている理論通りに進めようとしても、現場では思い通りにいかないことが多いのも事実です。。。
本記事では、PDCAと5W1Hの基本的な考え方と、それらを組み合わせる方法、そして実際に活用するときの課題や解決のコツについて解説してみた。
PDCAと5W1Hの基本
PDCAサイクル
Plan (計画) - 問題の分析と目標の設定
Do (実行) - 計画に基づき実行
Check (確認) - 実行結果の検証
Act (改善) - 検証結果を基に改善策を決定
PDCAの「A」は一般的に「Act（改善）」とされますが、「Action（行動）」「Adjust（調整）」とする場合もあります。どの表現を選ぶにせよ、重要なのは「チェック結果を踏まえて改善を行う」ことです。
↓参考にさせていただきました！！
5W1H
Who (誰が) - 関係者の特定
What (何を) - 課題やタスクの明確化
When (いつ) - 実施タイミング
Where (どこで) - 実施場所や影響範囲
Why (なぜ) - 原因や目的の分析
How (どのように) - 実行手段やプロセスの設計
PDCAに5W1Hを組み合わせて問題を深掘りする
PDCAの各フェーズで5W1Hを活用する流れの例
Plan (計画) : 問題の明確化と解決策の設計
5W1Hを使って問題の本質を洗い出す
「Why (なぜ)」を深掘りし、根本原因を特定する
「What (何を)」「How (どのように)」で解決策を整理する
Do (実行) : アクションの具体化
「Who (誰が)」「What (何を)」で責任と役割を明確にする
「When (いつ)」「Where (どこで)」で適切な実行タイミングと場所を決定する
Check (確認) : 実行結果の振り返り
「Why (なぜ)」期待通りの結果が得られた/得られなかった理由を分析する
「What (何を)」が計画通り進んだかを評価する
Act (改善) : 次のアクションに反映
「What (何を)」「How (どのように)」を見直し、改善策を考える
「Why (なぜ)」を再確認し、同じ問題が再発しない仕組みを構築する
PDCAを回す際のチェックポイント
僕なりのチェックポイントはPDCAは短期的なものと長期的なものがあり、それぞれ適した回し方があると考えている。
短期的なPDCA: 例えば、PCのタスク実行や日常業務では即座にフィードバックを得られるため、素早く回すことが重要。
長期的なPDCA: 品質改善活動や定例会議のように、変化の兆しを捉えることが求められる。
しかし、長期的なPDCAが停滞している場合、新たな視点で改善策を立てることが重要。同時に過去の担当者の意図や背景を振りかえって、これまでの改善策に問題がなかったかを再検証することも必要。
特に、特定の個人が頑なに対応を変えなかった場合、それが暗黙知になっていた可能性がある。このような停滞を防ぐためには、5W1Hを活用して過去の意思決定を可視化し、現状の問題点を整理することが有効です。「なぜこの方法が採用されたのか」「どのような背景があったのか」を共有することで、不要な慣習を取り払い、適切な改善策を検討できるのではと考える。
つまずきやすいポイントと対策
問題の本質を見誤る
表面的な原因ではなく、「Why (なぜ)」を繰り返し深掘りする。
曖昧な表現を使う
「Who (誰が)」「What (何を)」を明確にし5W1Hを具体的に適用。
改善策の優先順位を決められない
「What (何を)」に対し、影響度と実行の容易さで優先順位を付ける。
チェックの仕組みが曖昧
「How (どのように)」評価するかを明確にし定量的な指標を設定。
まとめと次のステップ
PDCAサイクルに5W1Hを組み合わせることは問題の本質を捉えて言葉のズレを防ぎ、実践的な解決策を導き出すのに有効ではないだろうか。
次のステップとして、PDCAがうまく回っていると感じている場合は、
「スピードを上げる」「他部署へ展開する」「自動化を進める」などの
発展的な取り組みを検討するのも有効ですね。
まずは現場で試しながら、自分の業務に合った形にアレンジし、
より効果的な問題解決ができれば良き。
