AIに議事録を要約させたら、上司より優秀だった話

1. なぜこれを試したか

会議が退勤時間前に終わることが多く、議事録作成するため残業になることもありました。

その日話した内容をなんとなく覚えているうちに文章に起こそうとしても、いざパソコンに向かうと「あれ、結局何が決まったんだっけ」となる。書き終えて上司に提出すると、返ってくるのは決まって同じひと言。

「で、結局何が決まったの?」

要点を絞ったつもりが、いつのまにか会話の流れをそのまま書き写しただけの長文になっている。何度も同じ指摘を受けるうちに、「自分は要約が向いていないのかもしれない」と、ちょっと自信を失いかけていました。

そんなとき、社内で「議事録はAIに読ませるといいらしい」という話を耳にして、藁にもすがる思いで試してみることにしました。

2. 使ったツール・プロンプト

使用したのはClaude。会議の文字起こし(録音アプリの自動文字起こし機能で作成したテキスト)をそのまま貼り付けて、以下のようなプロンプトを投げました。

以下は会議の文字起こしです。
・決定事項
・ToDo(担当者と期限つき)
・次回までの懸念点
の3項目に分けて、300字以内で要約してください。

ポイントは「項目を指定したこと」と「文字数の上限を決めたこと」です。何をどこまで書けばいいかを先に渡しておくことで、AIが迷わず要点を拾ってくれるようになりました。

3. 結果・ビフォーアフター

Before(自力でまとめていたとき)

• 議事録作成にかかる時間:約35分

• 上司からの差し戻し:平均2回

• 退勤時間を過ぎてからの作業がほぼ毎回

After(AIに要約させたとき)

• 要約生成にかかる時間:約1分

• 上司からの差し戻し:0回(一発OK)

• 定時内に会議後の作業が完結するように

何より驚いたのは、精度の高さでした。決定事項・ToDo・懸念点がきれいに切り分けられていて、自分で読み返しても「これは分かりやすい」と感じるレベル。チームメンバーからも「決定事項が一目でわかって助かる」という声をもらえました。

4. つまずいたポイント・工夫

もちろん、最初から完璧だったわけではありません。

一番最初の失敗は、文字起こしをただ貼り付けただけで「いい感じにまとめて」と頼んだこと。結果、要約というより文字起こしを少し短くしただけの、冗長な文章が返ってきました。ここで「決定事項/ToDo/懸念点」と項目を明示的に指定したところ、一気に精度が上がったのが大きな気づきでした。

もうひとつのつまずきは、話者が誰なのか文字起こしに記載がなかったケース。誰の発言か分からないまま要約させたため、担当者の割り振りが一部ズレてしまい、後から自分で修正する羽目に。それ以降は、文字起こしの冒頭に「Aさん=営業部長、Bさん=自分」のように簡単な話者リストを添えるようにしています。この一手間で、ToDoの担当者もかなり正確になりました。

5. まとめ+次回予告

AIに議事録を任せてみて感じたのは、「優秀な部下」というより「優秀な議事録係」を雇ったような感覚でした。要点を整理する力に関しては、正直これまでの自分より頼りになります。

次回は、AIが出してくれたToDoリストを、そのままタスク管理ツールに自動登録できないか試してみようと思っています。うまくいけば、議事録作成からタスク管理まで一気通貫でAIに任せられるかもしれません。