就労証明書、会社に「今すぐ書いて」とは言えなかった

1.あなたが困っていること

保育園の入園申込書類を広げて、ふと手が止まる。就労証明書――働いていることを証明するために、会社に書いてもらう書類です。この書類、自分では一文字も書けません。会社の担当者、多くの場合は総務や人事に頼んで、記入してもらう必要があります。

締切は自治体のホームページに小さく書いてあって、逆算すると「今月中に会社に渡さないと間に合わない」ことに気づく。でも、いつ、誰に、どう頼めばいいのか分からない。上司に言うべきか、総務に直接メールしていいのか。繁忙期に「保育園の書類なんですが」と切り出すのも気まずい。

私自身、第一子のときにこれで丸2日ぐらい悩みました。結局、頼み方が曖昧だったせいで総務から「どの書式ですか」と聞き返され、往復に1週間かかってしまった経験があります。この記事は、そのときの反省をもとに書いています。

2. このnoteが向いていない人先に言っておくと、次のような方にはあまり向いていません。

• すでに会社の総務担当と密に連携できていて、依頼文に迷っていない方

• フリーランスや個人事業主で、そもそも自分で就労証明書を作成する立場の方(自営業用の様式は別に用意されていることが多く、この記事の依頼メール文例は使えません)

• 保育園入園の書類一式をすでに提出し終えていて、来年度以降の参考にしたいだけの方(内容は役立つかもしれませんが、今すぐ使う緊急性がある方向けに書いています)

逆に、「今まさに会社に頼むタイミングで、文面に悩んでいる」「一度頼んだけど記入漏れで差し戻された」という方には、具体的に使える内容にしたつもりです。

3. 全体の流れを3ステップで俯瞰

就労証明書をスムーズに書いてもらうまでの流れは、だいたい次の3ステップです。

1. 自治体の様式を入手して、依頼相手を確定する

2. 依頼メールを送り、記入してほしい範囲と期限を明確に伝える

3. 返ってきた書類を、提出前に自分でチェックする

言葉にすると単純ですが、実際にやってみると、2番目のメールの書き方と、3番目のチェックで詰まる人がかなり多い印象です。ここから先は、この2つを中心に、実際に使った文例つきで解説していきます。

ここから先は有料部分です(300円)

ここから先には、そのまま使える依頼メールの文例、記入漏れが起きやすい項目のチェックリスト、自治体ごとの様式の違いへの対処法を書いています。テンプレートをコピーしてすぐ使えるようにしてあります。

5. 手順を1つずつ、実物つきで