「123,456」をどう確認していますか？確認していても、請求書の金額を見間違えてしまう
突然ですが、
請求書で「123,456」という金額が書いてあったら、
どうやって確認していますか？
どうも、普段は経理職として働きながら、
いかに日々の業務をラクにするか考え続えているヨッシーと申します。
日々残業をしております。ヨッシーと申します。((;'∀')💦)
最近の場合は、
3桁ずつ確認しています。
「123」
「456」
と区切って、心の中で棒読みしながら確認します。
「いち・に・さん」
「よん・ご・ろく」
という感じ！
今回、なぜ確認方法の紹介をしているのか！
それは自分の『金額の見間違えが減ったから』からです。
数か月前までは金額として読んでいました。
例えば、
123,456円
なら、
「12万3,456円」（じゅうにまん・さんぜん…）
と心の中で読みながら、
請求書の金額を確認する。
これを毎月、
請求書を確認するときにやっていました。
でも、
どうもミスがなくならない。
もしかすると、ここで読み違えてる場合もあった。
自分の確認に自信があるわけじゃない。
1枚1枚確認をして積み上げていったはずなのに…
だんだん自信もなくなり、向いていないのかな。
なんて思うこともあります。
私の仕事では、
毎月800～1,000枚くらいの請求書を確認していきます。
1人でExcelに「確認済み」の印を付けながら、
請求書と金額を1枚ずつ突き合わせていきます。
余談になりますが
「自分って、今どれくらい確認できているんだろう？」
確認をしながら思い、
進捗率を表示するようにしました。
そうしてみると…
1時間ほど確認したら、
『５％』
あれ？寝てないよね？
そんなに進まない？
確認だけで約20時間ほど使っているようです…
逆に見える化をしたことで、
モチベーションが下がることもあるんだと初めて思いました( ;∀;)
ちゃんと物量に押しつぶされそうですが、
そのたびに、
「もっとちゃんと見ないと！」
と思います。
でも、注意するだけでは、
なかなかミスがなくならないのが現実…
変更しようと思ったきっかけ
支払先との電話連絡でした。
内容は金額が合わないのですり合わせたいという
ネガティブなやり取りでした。
相手方は『棒読み』で金額を伝えてくれていて、
私はかなり分かりやすいと感じていました。
そして、
『金額として読む』のをやめてみました
冒頭の金額を読むときには、
『123｜456』
と、3桁で区切って確認するようにしました。
「123」
「456」
と、順番に確認する。
心の中では棒読みです。
「いち・に・さん」
「し・ご・ろく」
という感じ。
そして7桁になったら、
1,234,567
だとすると、
「1」
「234」
「567」
と確認します。
心の中では、
「いち」
「に・さん・し」
「ごー・ろく・なな」
と、１つずつ順番に確認しています。
もしかしたら、
ちょっと変わった確認方法かもしれないです。
しか～し、私の場合、
この方法に変えてからというもの、金額の確認ミスが減り、
今のところ調子が良いです！( *´艸｀)(怪しい通販か)
なぜ3桁ずつなのか？
カンマがちょうどよく分解されて、
読みやすいから、と思ってます。
間違えやすい例として、
『335,553』の場合、いつもより注意を払いますが、
どうしても同じ数字が目に入ってしまう時は
付箋や手に持っているペンで
隠して確認することもあります。（悪あがき）
もちろん、
これが正しい確認方法というわけじゃないと思いますし、
もっと良い方法があるかもしれません。
むしろあれば教えてください。( ;∀;)（切実）
ただ私には、
前のやり方よりも、
このやり方のほうがしっくりきてます！
もし、請求書が全部データだったら、
どれだけ楽なんだろうか…( = =) ﾄｵｲﾒ目
終わりに
今回は紙からデータにして、確認する作業でした。
そのため、自分の確認する力が試されてます…(震)
今のところは簡単には効率化できない部分になってます。
そして何より、
数字の読み方を変えただけです。
それでも、自分のミスを減らすことができました。
効率化できない作業があるなら、
「どうすれば早く終わるか」
だけではなく、
「どうすればミスを減らせるか」
を考えるのも、
一つの効率化なのかもしれません。
これはあくまで私の確認方法です。
3桁ずつ読むのが正解というわけではありません。
「12万3,456円」と金額として読むほうが
確認しやすい方もいると思います。
ただ、もし金額の確認で、同じ状況の方がいたら、
一度、数字を3桁ずつ区切って、棒読みで確認してみてください。
意外と自分に合うかもしれません。
私が実際に毎月やっていた、
Excelデータをあちこちから集める作業についても書いています。
「これ、毎月やる必要ある？」と思ったことがある方はこちらもどうぞ。
