Eメールのフォルダ管理を30年ぶりにやめる。デジタル環境を整えるシンプルな工夫

Eメールを使い始めてから、早いもので30年ちょっと経ちました。

私が初めて取得したメールアドレスは `sho@win.or.jp` だった気がします。1994年のことです。1995年には `sho@cc.rim.or.jp` あたりを取得してました。もう、これらのメアドは使っていません。

今なら好きなだけ簡単にメアドなど量産できるでしょうが、当日は個人一人で申請して数日経って入手できるような代物だった気がします。パソコン通信のホストによっては、審査とかあったなとかどうでも良いことまで思い出しました。懐かしい。

こんにちは、お年寄りの中では新参のしょっさんです。

これまで私は、届くメールを自動で各フォルダへ振り分ける仕組みを、その時代、その時代に合わせて作っては何十年も運用してきました。パソコンで作業している分には、重要なフォルダだけをチェックすれば済むため、とても合理的な方法です。

しかし、スマートフォンが中心の生活に変わると、事態は一変しました。画面の小さなスマホでは、いくつものフォルダを行き来して未読を確認したり、複数のアカウントで目的のメールを探したりする作業が想像以上に扱いづらく、ストレスしかなくなりました。

そこで一度立ち止まり、自分のメール環境をじっくり見直してみることにしました。すると、根本的な問題に気がついてしまったのです。

そもそも、今届いているメールの大半は、広告や通知などの見なくてもよいものばかりでした。ホントに必要な連絡や日常のやり取りはチャットツールへ移行し、ファイルの共有も別の安全なサービスを使う機会が増えています。現代において、Eメールの役割は認証コードの受取や一時的な通知など、随分と限定的なものです。

見もしないメールのために、細かくフォルダを用意して自動で振り分ける。一見するとスマートで適切な整頓方法ですが、これは要らないものを丁寧にかき集めて整頓しているだけではないか。無駄なデータをため込み、ストレージや検索のリソースを消費させるのは、本来のコンピューターの使い方とは言えません。人間が管理に時間を取られるなど、まさに本末転倒です。

そこで私は、長年続けた自動振り分けを思い切ってやめました。

すべてのメールを一度メインの inbox で受け取るよう戻したのです。そして、届いた不要なメールは、その都度 unsubscribe していきました。振り分けてから、フォルダごとにチェックするのではなく、メールが届く本数そのものを最小限に減らすアプローチです。

年に数回しか届かないメールもあるため、完全に不要なメールをゼロにするにはもう少し時間がかかるでしょう。それでも、数ヶ月この運用を続けたことで、届くメールの総量はびっくりするほど少なくなりました。

今では、毎朝起きたときに届いているメールは10通もありません。かつてのように10も20もあるフォルダを巡回する必要はなくなり、スマホでの検索性や使い勝手も劇的に向上しました。

ルールを作って自動処理させることだけが、効率化ではありません。入り口で不要なものを遮断し、そもそも処理する対象を減らすことこそが、最もシンプルで美しい解決策だなと実感しています。

デジタル環境を見直すことは、自分の時間と心の平穏を取り戻すことにつながります。もし日々のメール処理にわずらわしさを感じているなら、分類を手放して「届く量そのものを減らす」試みを始めましょう。