伝えたいのに伝わらない人がやってしまう残念な伝え方
「必要なことは伝えたのに」上司に怒られて気づいた大切なこと
こんにちは、翔太です。
今日は自分の失敗談をしてみます。
じつは先日、取引先に送ったメールのことで
上司から怒られました。
そこで気づいたことがあります。
相手に何かを伝えるときは、
必要な事実を書くだけでは足りないということに。
そして、その情報を受け取った相手が
次にどう動くのかまで考えることが大切だということに。
これは仕事だけでなく、
コンテンツビジネスにも通じる考え方だと思いましたので
共有してみますね。
必要事項だけでは相手を困らせることがある
なぜ、相手の次の行動まで考える必要があるのでしょうか。
理由は、自分にとって十分な説明でも
相手にとっては情報が足りないことがあるからです。
説明が足りなければ、
相手は自分で対応方法を考えたり
こちらに確認したりしなければなりません。
つまり、自分が必要事項だけを伝えて終わることで、
相手の手間を増やしてしまう可能性があるのです。
配慮というと、丁寧な言葉を使うことだと思われがちです。
もちろん、それも配慮のひとつです。
しかし本当の配慮とは、
「相手はこの情報を受け取ったあと、何に困るだろう？」
「次にどんな行動が必要になるだろう？」
と、一歩先まで想像することなんです。
取引先に送ったメールで怒られた
今回、僕は取引先にこんなメールを送りました。
職場のFAX機能のあるプリンターを交換するため、
一時的にFAXが使えなくなることを伝えるメールです。
僕が伝えた内容は、次のようなものでした。
「プリンターの交換中はFAXが使えなくなるため
その間はメールで対応をお願いします」
ざっくり意訳するとこんな内容です。
必要な事実は書いています。
相手にお願いしたいことも伝えています。
そのため僕は、
「これで問題ないだろう」
と思っていました。
しかし、このメールを確認した上司から怒られました。
正直、最初はなぜ怒られたのか分かりませんでした。
「必要なことは、ちゃんと伝えたはずなのに」
そんな気持ちもありました。
ところが上司の話を聞いて
僕に足りなかった部分が見えてきたのです。
取引先の担当者だけが
僕たちの会社にFAXを送るとは限りません。
その会社の別部署や関係先から
FAXが届く可能性もあります。
FAXが使えない時間があるなら
担当者から関係する人たちにも知らせてもらう必要がありました。
しかし僕は、
「FAXではなくメールで送ってください」
という目の前の用件しか伝えていませんでした。
FAXが使えないことで
どこにどのような影響が出るのか。
誰に情報を共有してもらう必要があるのか。
僕はそこまで考えられていなかったのです。
本来であれば、FAXが使えない日時や
代わりの連絡方法を伝えたうえで
「お手数ですが、関係各所へのご周知もお願いいたします」
という一文を加えるべきだったんです。
コンテンツビジネスにも同じことが言える
この経験は、コンテンツビジネスにも通じるものがあります。
たとえば読者に、
「noteを書きましょう」
「メルマガを始めましょう」
「自分の商品を作りましょう」
と伝えるだけなら簡単です。
それは間違いではないものの、
副業初心者はきっとその次に迷います。
「何を書けばいいの？」
「最初に何をすればいいの？」
「具体的な手順は？」
「失敗しないための注意点は？」
発信者にとって当たり前のことでも
読者にとっては初めてのことばかりです。
だからこそ、ただ情報を伝えるだけではなく
読者が次に感じる疑問や不安まで想像する必要があります。
つまり、
手順を具体的に説明する。
つまずきやすい部分を先に伝える。
失敗例や注意点を加える。
次に取るべき行動を分かりやすく示す。
そこまで考えて初めて
読者が行動できるコンテンツになるのだと思います。
相手の一歩先まで考える
今回の出来事から僕が学んだのは、
「伝えた」と「相手に必要なことが伝わった」は違う
ということです。
必要事項だけを伝えて、
自分の仕事を終わらせる。
それでは、
相手への配慮が十分とはいえません。
大切なのは、
その情報を受け取った相手が
困らず次の行動に移れるかどうかです。
これから僕自身も何かを伝えるとき、
「自分は伝えたか」だけではなく、
「相手はこのあと、困らずに動けるだろうか」
まで考えるようにしたいと思います。
相手の一歩先まで想像する。
その小さな思いやりが、
信頼される仕事や
読者に喜ばれるコンテンツにつながっていくはずです。
相手の先を読んで発信することなどについては
僕の固定記事でより詳しく書いています。
よければ覗いてみてください。
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本日は以上になります。
また次の記事でお会いしましょう。
ありがとうございました。
