【GASで複数行に同じIDを自動付与】面談単位と顧客単位、2層管理でデータ整理！スプレッドシート実践例

はじめに：想定外の“情報の壁”にぶつかった瞬間

「他部署のやっている仕事、CS側でもちゃんと見えるようにしておきたい」──そんな軽い話から、この試行錯誤は始まりました。

業務効率化のためにGoogleスプレッドシートやGASを活用してきたCSチーム。普段から、業務データを拾っては加工・整備し、次のアクションに繋げる流れには慣れているつもりでした。でも、今回は少し勝手が違ったのです。

他部署が管理しているスプレッドシートを見たとき、僕たちはあることに気づきました。「顧客IDが入っていない」──そう、CSが普段使っている共通コードが存在しなかったのです。

最初のつまずき：拾いたいけど拾えないデータ

「GASで顧客情報を拾えるようにしよう」と息巻いて着手したものの、そもそもデータに共通コードがない。顧客名は書いてあるけど、それだけじゃデータが安定して結びつかない。顧客名の揺れや表記揺れって、スプレッドシートの自動化では結構な壁になります。

最初に考えたのは、他部署側に顧客IDを入れてもらう運用を導入すること。でも、話をしてみると「そもそも今の運用自体が限界かも」という担当者の声が出てきました。

……最初の予定と全然違う話に、ちょっと苦笑い。業務改善の現場って、こういう脱線はよくあることだと思います。

気づき：課題は技術じゃなくて考え方だった

他部署の管理方法を深掘りしていくと、もうひとつの問題が見えてきました。管理単位が顧客ではなく「面談単位」になっていたんです。

CSや会社全体では「顧客単位」の考え方が基本。でも他部署の実態は「面談」という現場の流れに合わせて動いている。ここで単純に顧客IDを入れても、根本的な解決にならないのは明らかでした。

「課題を技術でねじ伏せようとしてたけど、そもそも考え方から整理しないといけなかったな」──そんなことを、しみじみ思い知らされました。

改善の方向性：二層構造を意識する

じゃあどうするか。

僕たちが出した結論は、「顧客単位の管理をベースにしつつ、面談単位の管理も上に乗せる」という二層構造でした。

具体的には、スプレッドシートの行は顧客単位を守りながら、「面談ID（md1、md2…）」という共通ラベルを付ける。単独の顧客面談ならその顧客だけ、複数顧客のまとめ面談なら複数行に同じ面談IDを振る。この仕組みを整えることで、面談単位の集計や分析も可能になりつつ、CS側の顧客基準のデータにも紐づけられるようになります。

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GASを使ったID自動割り振り：なぜ必要だったか

次に問題になるのは、「面談IDをどう振るか」でした。

人力で順番に番号を付けていくのは非現実的です。ヒューマンエラーが増えるし、次の番号が何かを確認するのも面倒です。

ここで登場したのがGoogle Apps Script（GAS）。スプレッドシートにボタンを設置し、選択した行に次の面談ID（例：md1、md2…）を自動で振るスクリプトを作成しました。非連続の行選択（例：4行目と6行目だけ選択）にも対応できるよう、範囲取得の部分には少し工夫を入れました。

以下に、実際に利用したスクリプトの例を載せます：