GAS×スプレッドシート×NotebookLMで、問い合わせ傾向の見える化を自動化して、業務効率化した話｜【スプレッドシート見本付き】

月初のあの作業、なんとかならない？

月が変わるたびにやってくる“問い合わせ集計”。
「今月はどんな問い合わせが多かった？」「先月と比べてどう？」と、Slackで聞かれるたびに、スプレッドシートを開いて、日付やカテゴリを見比べて、手動で傾向を探す。

あれ、これって毎月ほぼ同じことしてない？
……と思いつつも、気づけばまた今月も手が動いている。

そんな繰り返しにうっすら疑問を抱いた同僚から相談されたのがきっかけでした。

なぜこの記事を書くのか

この記事で紹介するのは、
「Googleスプレッドシート × GAS × Gemini × NotebookLM」 を組み合わせて、問い合わせ分析を仕組み化した話です。

• GASで月ごとの分析用プロンプトを自動生成

• GeminiなどのAIに投げて、傾向分析を自動化

• 分析結果をGoogleドキュメントに蓄積

• NotebookLMを使って、月同士の比較を実現

いわゆる「全部AIにやってもらおう！」という話ではなくて、
“考える時間”を残しながら、“繰り返しを減らす”ための工夫です。

今回はそのまま使いたい人も多そうな内容でしたので、結構丁寧めにnote書きましたし、テンプレまで用意しちゃいました笑

スプレッドシートの設計：情報の“土台”をつくる

まずは毎月の問い合わせログを集約するスプレッドシートを整えました。
構成はこんな感じ：

この構成にしておけば、あとからどの角度でも集計しやすくなります。
もちろん、日々の問い合わせ記録は手入力でもなんでもOKです。

全体はどんな仕組み？

毎月の分析
1.活動データをGASシートに吐き出す
2.Query関数で必要な月のデータだけ抽出する
3.スクリプトを動かしてプロンプトを生成する
4.プロンプトをgeminiに投げて情報をまとめてもらう

月毎の比較
5.出てきたアウトプットをGoogleドキュメントに溜めていく
6.GoogleドキュメントをNotebookLMのソースにする
7.NotebookLMで月単位の比較をする

👇お悩みのシチュエーション別に過去記事もまとめていますので、よければどうぞ！
https://note.com/ss_chiebukuro/n/n07c46b334526

GASで活動をまとめてAIに投げるためのプロンプトを自動生成

問い合わせ内容を分析するにはAIが便利ですが、
「どんな観点で読んでほしいか？」を毎回自分で書くのは手間。

そこで、GASで毎月のプロンプトを自動生成する仕組みを作りました。

スプレッドシート見本