続けるためのタスク管理｜Todoistを6年使ってわかったこと

仕事のタスク管理に、かれこれ6年ほどTodoistというアプリを使っています。
使い始めた頃はルーチン管理、今はタスクの期日管理が主な使い方です。

個人的にとても気に入っているアプリなので、「仕事のコツ」タグをお借りして紹介します。

使い始めたきっかけ：ルーチン管理

前職はルーチン業務の多い事務仕事でした。
日時、週次、月2回、月次…などさまざまなタイミングでルーチン業務が発生します。
前任者から業務を引き継いだとき、このルーチンを管理する仕組みはほとんどありませんでした。
ないなら自分で作るしかないな…というわけで、タスク管理の方法をいくつか試してみた結果、定着したのがTodoistです。

タスク・ToDoを「自力で思い出さなくていい」状態というのは快適です。
そもそもわたしみたいなタイプは自分の認知キャパを信用していないので、頭で覚えていろと言われても無理。
わたしはTodoistを主にウェブアプリ版で使っているのですが、一日の始まりにまずTodoistのホームにアクセスすると、その日のタスクがあらかじめ並んでいる状態です。
この状態を作っておく、つまりあらかじめタスクを分割し、入力し、必要なら繰り返し設定をつけて、タスク管理を半自動化するというのがTodoistでわたしが実行している使い方です。

主な使い方

Todoistの見た目は、一般的なタスク管理アプリと同じToDoリスト形式です。
タスクにラジオボタン（チェックボックス）がついて、終わったらチェックし、一覧から消す、という使い方。
まず「インボックス」という基本フォルダに思いついたタスクを立てていき、そこからフォルダやタグを使って分類します。

Todoistのメニューには「今日」というページがあらかじめ用意されています。
わたしが自分のホーム画面として使っているのもここ。
タスクの入力をするときには「インボックス」、タスクの確認と実行をするときには「今日」ページを使うことが多いです。

Todoistではタスクに繰り返しの設定ができます。
たとえば「毎日10:00」とか、「水曜ごと」とか、「毎月1日」とか。
ルーチン管理にはこの機能がかなり便利、というか必須ですね。
月イチの業務をクリアしたら、次のタスク発生日にまたタスクが現れます。
次の月のタスクはTodoistが自動で発生させてくれるので、それまでは忘れていられるというのがポイント。

ゲーミフィケーション

わたしにとって、Todoistが定着した理由のひとつにゲーミフィケーション要素があると感じています。
Todoistでは、タスクを完了するごとに「カルマポイント」と呼ばれるものがたまっていくんですね。
このカルマポイントが一定レベルに達するごとに「ステージ」が上がっていきます。
特に実用性はない、アプリ内の称号みたいなものですけど、これがなかなかどうして励みになるんですよ。

カルマポイントは、毎日・毎週の目標タスク完了数に到達したり、繰り返しタスクを実行した回数でも上昇します。
これが当時のルーチン業務中心の仕事にぴったりでした。日々の積み重ねの可視化という感じ。
デイリータスクをこなしても会社で特に褒められはしないけど笑、カルマポイントが増えるので小さな達成感が得られます。

ソシャゲでいうところの、「とりあえずログインしてデイリーこなして石もらっとくか」の、仕事版といえるかもしれません。
なくても成り立つけど、タスク管理を続けるためのさりげない補助輪になったと思います。

プロジェクトの期日管理

転職し、今の仕事ではルーチン的な業務がほとんどなくなりました。
そうなるとTodoistが必要なくなるかというとそうでもなくて、今はルーチンよりも「期日管理」をメイン用途として使っています。

今の仕事では、主にプロジェクト単位で案件を回しています。
メイン担当の顧客と、サブとしてヘルプに入る顧客、それぞれで複数の案件が同時進行することが常です。
Todoistでは、案件の進捗によって業務をタスク単位に分解し、期日を設定します。
たとえば「案件A：企画書作成」とか、「案件B：データチェック」とか。

案件ごとにスケジュールを作成することも業務の一部ですが、それを更にタスク化してTodoistに入力するというステップを挟んでいます。
このとき、案件スケジュールには出てこない細かなタスクや、内部調整も含めてできる限り細分化します。
よく言われるように、タスクは細分化することで優先度が見えやすくなると感じます。

また、タスク作成にあたっては、「この案件をタスク化する」というタスクを入力しておくこともよくあります。
あらかじめ時間を確保して、スケジュール・タスク管理の下準備をするという感じです。

あとは、案件単位で残タスクを眺めてみて、現在地点を確認することもあります。
必要に応じてタスクの分割単位を変えたり、期日を再設定したり。
これはバレットジャーナルのリフレクション（振り返り）に似た感覚かなと思います。

おわりに

タスク管理の方法には人によって相性や好みがあると思うので、この記事に書いたのはあくまで「わたしの好みに合致したToDo管理」ですが、どなたかの参考になればうれしいです。

最後まで読んでくださってありがとうございました🌙

＊今回の見出し画像はGoogle Gemini（Nano Banana）に作成してもらいました。