TODOの管理を卒業して、決定事項の管理をする。それが、実質的には仕事の管理なんだ。
sugulog開発者です。
開発者は、つい「作れるかどうか」で考えてしまいます。
TODOとして保存できる。一覧に出せる。そこまで動けば、機能としては完成すると思っていました。
いざ、作業のアイテムの一覧としてTODOの管理を作ってみました。開発者としては期待通りの結果ではあります。
実際に使ってみると、なんとも伝わらない。TODOを進める気持ちが失せてしまう。えっ？なんで？
いろいろ試行錯誤したけっか、このTODOは、どの決定に沿っているのか。会議で決めたことが見えて、初めて作業が進むと感じました。
具体的に業務プロセスをイメージしてみると、会議で何かが決定され、それを実現する為に行動・実行する という流れです。
これが、仕事の管理の本質です。この流れに合わせることで、業務のサイクルが回せると考え,開発に取り組むこととしました。
上記の解説は、あたりまえなのです。実は、”このあたりまえ”は、ほとんどの場面で”あたりまえにできていない”です。
私自身が、sugulog開発において、のあたりまえに気付き、決定事項とTODOの関係にこだわった開発作業について記載します。
TODOを作れても、仕事は進まない
スグログを開発して、自分でもテスト利用を続けていたときの話です。
会議で議事録やメモを作る。その内容から、AIが決定事項とTODOを自動で抜き出す。最初は、かなり便利になったと思っていました。
会議が終わるたびに、やることがきれいに並びます。自分で一つずつ拾わなくてもいい。抜け漏れも減らせそうです。作れるかどうかで言えば、期待どおりでした。
でも、ある日、気づきました。
TODOが50件を超えていました。
しかも、その多くを活用できていませんでした。
作ることには成功していた。でも、作ったあとのことを、ほとんど考えられていなかったんです。
さいあくです。自分で作っておいて何ですが、役に立っていないと。。。
TODOを作れても、仕事は進まない。考えてみれば、当たり前の話です。でも、その当たり前が、自分ではできていませんでした。
議事録からTODOを自動で作れたとしても、それだけで誰かが動いてくれるわけではありません。数が増えれば、どれから手をつけるのか分からなくなる。期限があっても、一覧に埋もれる。いつの間にか、TODOを作ったことで安心してしまう。
なのに、自分で使ってみたら、TODOをためる仕組みになっていました。
どうすれば、次の一手につながるのか
そこから、何度も考え直しました。
操作をよくすれば進む。メールなどで知らせれば、気づいて手が動く。そう考えて、大きいものも小さいものも、機能をたくさん作りました。結果的に、ボツにした機能も、かなりあります。
でも、根本はそこじゃなかったんです。
単にTODOを作るだけでは、作業は進まない。進めるためには、目的が必要でした。
これまで、RedmineやBacklogなど、IT業界ではよく使うツールを使ってきました。どれも、TODO管理、タスク管理です。
目的から落とし込むのは、別のものになる。まして、会議で決まったことを、そこに載せることはありませんでした。
だから、やることだけが増える。何のためにやるのかは、ツールの外に残る。私の50件も、同じ形だったんだと思います。
会議で決まって、それを実現するために動く。その流れは、分かっているつもりでした。でも、手元の道具は、やることの一覧しか持っていなかった。決まったことが、そこにない。
だから、この「決まったこと」をしっかり意識する必要がある。意識できると、TODOを進める理由ができる。動機になる。
なにより、TODOとして実行する方向性が示される。作業がずれなくなる。
決まったことを一箇所に集めて、組織がぶれないようにする。それが、必要でした。
50件たまっていたとき、私に足りなかったのは、この意識でした。やることが並んでいるのに、何のためにやるのかが、自分のなかで薄れていたんです。
決定事項がないTODOはどうなるか？
決定事項がないと、何が起きるか。自分でやってみて、よく分かりました。
実施の方向性がずれます。同じTODOでも、「これをやればいい」の解釈が、いつの間にか変わる。会議で決めたはずのことから、離れていく。
それから、モチベーションが上がらない。
何のためにやっているのか、忘れてしまう。作業をする意義が感じられない。TODOは残っているのに、手をつけたくならない。
作ることには成功していた。でも、目的を意識する場所がなかった。だから、たまっていく一方だったんだ、とようやく分かりました。
あたりまえの流れなのに、できていなかった。それが、こういう形だったんです。
このことをきっかけに、TODOを増やすことより、決まったことを意識できるかを考えるようになりました。
TODOの管理を卒業して、決定事項の管理をする。それが、実質的には仕事の管理なんだ。自分の失敗で、やっと納得しました。
会議で決めたことが、今日の一手の方向になる。そのために作り直してきたスグログは、sugulog.jp で確認できます。
