見積書を保存できるようにしたら、アカウント機能まで必要になった話

本業でドライバーをしながら、AIを使ったWebツールや業務改善の制作に挑戦しています。

以前、ブラウザー上で見積書を作れるツールを試作しました。

最初は、項目を入力して見積書を作り、PDFで保存できれば十分だと思っていました。

ところが実際に使う場面を考えると、

「前に作った見積書も、あとから見返したい」

という機能が欲しくなりました。

保存ボタンを一つ足せば終わると思っていたのですが、考えることは一気に増えました。

今回は、見積書の保存機能を考えたことで、アカウント管理まで必要になった話です。

■ 作成できることと、使い続けられることは別だった

最初の試作品では、会社名、宛名、品目、数量、単価などを入力すると、その場で見積書を作れるようにしました。

一度作ってダウンロードするだけなら、これでも使えます。

しかし、仕事では見積書を一回だけ作るわけではありません。

先月の見積書を確認したい。
似た内容を複製して使いたい。
送った相手や金額をあとで探したい。

そう考えると、作成画面だけでは足りませんでした。

「作れるツール」から「仕事で使い続けられるツール」にするには、過去の見積書を残せる仕組みが必要でした。

■ 保存機能だけでは解決しなかった

そこで、作成した見積書を保存し、一覧で見られるようにしようと考えました。

ここで新しい問題が出てきました。

もし複数の人が同じツールを使ったら、誰の見積書なのかをどう分けるのか。

利用者Aさんが作った見積書を、利用者Bさんから見えてしまう状態にはできません。

保存するデータには、会社名や取引先、金額などが含まれる可能性があります。

単純にデータを残すだけではなく、

誰が作ったものか
誰が見られるのか
誰が編集や削除をできるのか

そこまで決める必要がありました。

■ そこでアカウント機能が必要になった

見積書を利用者ごとに分けるには、ログインして使う仕組みが必要です。

利用者がログインする。
その人が作った見積書だけを保存する。
一覧には、その人のデータだけを表示する。

言葉にすると簡単ですが、実際には登録画面、ログイン画面、データの紐づけ、アクセス制限など、必要なものが増えます。

「保存できるようにしたい」という小さな追加から、ツール全体の設計を考え直すことになりました。

作る前は、保存ボタンを付ければ終わると思っていたので、ここは予想以上に難しかった部分です。

■ 機能を増やすと、守るものも増える

便利な機能を増やすほど、扱うデータも増えます。

特に仕事で使う情報は、他の利用者から見えないことが前提です。

そのため、見た目として一覧を作るだけでなく、データを取得する段階から利用者ごとに分ける必要があります。

この経験から、機能を考える時は、

何ができるようになるか

だけでなく、

どんな情報を預かることになるか
誰が見られる状態にするか
間違って共有されないか

まで考えなければならないと分かりました。

■ 最初から全部入りにしない理由

一つ追加すると、関連する機能が次々に必要になります。

保存にはログインが必要。
ログインには登録やパスワード再設定が必要。
一覧には検索や編集、削除も欲しくなる。

全部を最初から入れようとすると、試作品がなかなか完成しません。

だから今は、まず最低限の流れを作り、実際に必要かを確認してから広げる方がよいと考えています。

作れる機能を増やすことより、使う人が本当に困っている部分を先に確かめる。

その順番を忘れないようにしたいです。

■ 小さな要望の裏側を考えるようになった

「保存できるようにしてほしい」という要望は、一見すると小さく見えます。

でも、その裏には、

何件くらい保存したいのか
誰が使うのか
社内で共有するのか
過去の見積書をどう探したいのか

といった確認が必要でした。

今回の試作で、機能名だけを聞いて作り始めるのではなく、その機能を使う場面まで聞く大切さを感じました。

まだ改善途中ですが、見積書を作る画面だけで終わらず、仕事の流れの中で使える形を目指して試していきます。