Web案件管理の最適解！Notion＋スプシがやっぱり最強

Webディレクションをするようになってから、ずっと課題に感じていた大きな壁「案件管理」。

どうすればチームを円滑に回しながら、複数案件の同時進行を漏れなくやり切れるのか。
調べに調べ、案件管理ツールを試してみるも、何を使ってもどこか物足りないことが出てくる繰り返し。チームに導入してみても、気づいたら誰も更新していない……。

そんな紆余曲折を経て、「結局Notion＋スプレッドシートが最強やん！」にたどり着くまでの経緯と、「なぜこの組み合わせなのか」をお話したいと思います。

案件管理ツール、正直全部しっくりこなかった

複数案件を抱えるWebディレクターなら、案件管理をどのツールで行うかは誰もが必ず通る悩みだと思います。だからこそ、うまくやっているディレクターはみんな、その悩みをすでに解決してハッピーな毎日を送っているんだろう。

そう思い、とりあえず「案件管理　ツール」で検索して、まとめ記事を上から順に読み漁りました。

Asana、Jootoなど、とりあえず有名なものから、無料で試せるツールはとことん試してみたのですが……。

いろいろなツールを手当たり次第に使っていくうちに、

「あのツールのこの機能だけ、こっちに追加したいな」
「この機能は過剰なんだよな」

と、わたし自身の要望がどんどん大きくなって、収拾がつかなくなってきました。

これならいっそ、自分で環境を作った方がいいんじゃないか？
そう思いはじめたころ、偶然見つけたnoteの記事をきっかけに、それまでただのメモとしてしか使っていなかったNotionの拡張性に興味を持ちはじめました。

Notionを導入したら「書く場所への迷い」が出はじめた

Notionのカスタム性に期待して、まずは先駆者が提供してくださっているテンプレートをカスタマイズするところからはじめたのですが、すぐに大きな壁にぶつかります。

Notionで作ったスケジュール、外部に共有しにくい問題

タスク管理は社内で完結しても、スケジュール管理だけはそうはいきません。社内だけでなく、クライアントへの共有も必要になります。
NotionのページをWeb公開にすれば見せることはできますが、クライアントの秘密情報をインターネットに解き放つわけにはいきませんからね……。

結果、共有のたびにNotionのデータをCSVに書き出して、スプシで見た目を整えて……さらに変更があったら両方を修正する。

と、管理が二重になるのは、実務上かなりの手間でした。

そうなると「どこまでNotionに入れるか？」という問いが毎回発生します。考えるたびに判断コストが生まれ、迷ったらまた新しいテンプレートを探してきて、合わないからカスタマイズして、更新が止まる。

気づいたらNotionは「存在するけど、使っていない」ツールになっていました。

問題はツールじゃなく「役割分担」だと気づいた

一向に管理が定まらない。
notionにはこんなにカスタム性があるのに、なぜわたしにはしっくりこないんだろう？
カッコよく案件をぶん回している世のディレクターとはなにが違うんだろう！

問題は「Notionが足りない」ことではなく、ツールの役割が曖昧なまま使っていたわたし自身なのでは？

そう原点に立ち返り、改めて役割を整理してみた結果、自分の中でとてもシンプルなルールができました。

Notion → 管理・記録のツール

スプシ → 共有・確認のツール

Notionには、案件ステータス・チームのタスク・クライアントとのやりとりや議事録・仕様変更の経緯など「言葉と文脈」を集約。

スプシには、スケジュール・ディレクトリマップなど「一覧で確認したいもの・クライアントに共有するもの」を置いています。

連携はシンプルに、スプシをNotionの案件ページに埋め込むだけ。
基本的にはNotionに情報を見に行き、スケジュール（ガントチャート）の確認だけスプシへ遷移する。このルールを決めてから「どっちを開けばいい？」という迷いがなくなりました。

各ツールの詳細な設計やテンプレートの中身については、別の記事で改めて紹介する予定です。

この管理体制にして変わったこと・まだ課題なこと

変わったこと

実際にこの体制に移行してから、いくつか明確に変化がありました。

• 「今日やるべきこと」が一箇所で確認できる
  個人のタスクと案件が紐づいたことで、入力が一箇所で済むので、更新の手間も最小限です。
  

• 「あの案件どうなってたっけ？」という確認コストがほぼゼロに
  以前はチャットやメールを遡っていたのが、Notionを開けば経緯と現状がわかる。クライアントへの進捗報告も、Notionやスプシを見ながら話すだけで完結するようになっています。
  

• チームメンバーの手持ちがひと目でわかる
  自分のタスクだけでなく、誰がどの案件のどのタスクを持っているかが可視化されると、リソース調整の判断も早くなります。タスクの抜け・漏れも格段に減りました。

まだ課題なこと

正直に言うと、この管理体制が機能するのは「全員がちゃんと使っている」ことが前提です。

移行当初は、Notionに詳しいメンバーだけが使いこなして、そうでないメンバーは結局各々でタスクやスケジュールを管理するという状態がしばらく続きました。「ツールは整ったのに、運用が回っていない」というよくある壁です。

チームが気軽に使える状態にするために、最初に作ったNotionの形から、現在はかなりモデルチェンジしています。このあたりの調整は、また別の記事で詳しく話そうと思います。

ツール選びより「設計思想」を先に持つことが大事だった

振り返ってみると、迷走していた時期の自分に足りなかったのは「どのツールを使うか」ではなく、「自分は何に困っていて、何が管理できていれば安心か」という問いでした。

弊社がNotion＋スプシに落ち着いたのは、この問いに向き合って試行錯誤した結果です。

あれもこれも叶えてくれるスペシャルなツールがあるわけじゃなく、「自分の現場に合った設計」を見つけること。

制作をするときにも言えますが、なにごともまずは「自分が今、何に困っているか」を言語化するところからはじめることが大事だなと、改めて実感したのでした。