NotionとAI｜第7話｜Notionは、増やす場所ではなかった

失敗するたびに、新しいルールを追加する。

それでは、Notionの設計図は長くなる一方でした。

「チーフ、これ以上、ルールを増やすのはやめよう」

「では、記録しないのですか？」

「違う。追加する前に、今ある設計図を直そう」

そこで、Notionの使い方を、もう一度変えることにしました。

新しい問題が起きたときは、すぐにルールを追加しません。

まず、現在の設計図を確認します。

• 同じ内容が、すでに書かれていないか

• 古い内容が残っていないか

• 現在の方針と矛盾していないか

• 検討中の案と、決定した内容が混ざっていないか

• もう使わない記録が残っていないか

そのうえで、

• 重複している内容は統合する

• 変更した内容は、最新版へ修正する

• 不要になった内容は削除する

• 検討中と決定済みを分ける

ことにしました。

「追加ではなく、更新するということ？」

「そう。今使う設計図を、一つに保つ」

これまでのNotionは、決めたことを次々に置いていく場所でした。

しかし、記事づくりの設計図として使うなら、古い内容まで残しておく必要はありません。

大切なのは、記録の量ではありません。

今、何が決まっているのか。

次に何をするのか。

どの内容が最新版なのか。

それが、チーフにも私にも分かる状態になっていることです。

今回、第3話を変更したことで、第4話以降の役割も変わりました。

以前の構成を残したまま、新しい指示だけを追加すれば、同じ内容が重なります。

そこで、全体の設計図を確認し、

• 第3話に入った内容

• 第4話以降で新しく扱う内容

• 役割が重なった古い構成

を整理しました。

そして、第4話以降を、すべて新しい流れに合わせて作り直しました。

今読んでいただいている第7話も、その手順で作っています。

「チーフ、設計図は確認した？」

「確認しました。第7話では、ルールを追加する運用から、設計図を更新する運用へ変わったことを扱います」

「前の話と重なっていない？」

「第6話は、ルールを増やし続ける問題の発覚です。第7話は、重複・矛盾・不要な内容を整理し、最新版へ更新した結果です」

「では、これで進めよう」

Notionに記録すれば、AIがすべて覚え、必ず守ってくれる。

最初は、どこかでそう思っていました。

実際には、記録するだけでは足りませんでした。

何を残すのかを決める。

作業の前に読む。

作った後に照らし合わせる。

そして、古くなった設計図を更新する。

そこまで行って、ようやく今の形になりました。

Notionは、ただ記録を増やす場所ではありませんでした。

必要なものを残し、古くなったものを見直し、今どこにいて、次に何をするのかを共有する。

リーダーとチーフにとって、Notionはそんな場所になりました。

これが、今のところたどり着いた使い方です。

もちろん、これが完成形なのかは分かりません。

また何か問題が起きれば、そのときは、その問題から考えることになるのでしょう。

バックナンバーはこちら　↓