店舗から倉庫へのメール発注、「届いてる？」の確認をなくしたい

東京都内で物販の小売業を営む中小企業が、社内の発注・在庫管理システムの導入を検討しています。自社の店舗が約5か所、倉庫が1か所。各店舗から倉庫への発注は今もメールで行われており、在庫は目視で確認してExcelにまとめるという運用です。

メールでの発注には、ある根本的な弱点があります。「送った」「読んだ」「対応した」というステータスが、送り手と受け手の間で共有されないのです。発注メールが届いているかどうか、倉庫側が対応済みかどうか、在庫は本当に足りているのか——これらを確かめるために、別途確認の連絡が発生します。確認のためのメールや電話が飛び交うことで、本来の業務時間が削られていきます。

「入力したら届く、届いたら見える」というシンプルな仕組み

今回求められているのは、難しい機能ではありません。店舗の従業員がシステムに発注内容を入力すると、倉庫の従業員がその内容をシステム上でリアルタイムに確認できる——ただそれだけです。

しかしこの「ただそれだけ」が、メールとExcelの組み合わせでは実現できていません。入力の瞬間に情報が共有され、双方が同じ画面を見ながら業務を進められる状態は、連絡ミスと確認コストを一気に解消します。

在庫管理についても同様です。発注データに基づいて倉庫の在庫数がリアルタイムに更新されれば、「今どれだけあるか」を目視で数えに行く必要がなくなります。5つの店舗すべての発注状況と、それに連動する倉庫在庫が一つの画面で把握できる状態は、これまでとはまったく異なる業務感覚をもたらします。

スマートフォン対応が現場の使いやすさを決める

利用想定人数は最大10名、Windows・iOS・Android対応が条件です。店舗スタッフが売り場でスマートフォンから発注を入力できること、倉庫スタッフがPC画面で一覧を確認できること——この両方が使いやすく動くかどうかが、システム定着の鍵になります。

従業員25〜30名のうち10名が使う規模感は、大がかりな導入プロジェクトを組まなくても動かせる適切なサイズです。情報収集段階とのことで予算・納期ともに未定ですが、要件がシンプルである分、比較検討もしやすいフェーズにあります。

「自社内の受発注」こそ、見直しの効果が大きい

社外の取引先との受発注に比べ、自社内の店舗と倉庫の間のやりとりは見落とされがちです。しかし毎日繰り返されるルーティン業務だからこそ、少しの改善が積み重なって大きな効率化につながります。

メール確認・Excel更新・目視棚卸というサイクルをシステムに置き換えることで、店舗スタッフは発注に余分な時間を使わず販売に集中でき、倉庫スタッフは突発的な問い合わせに振り回されずに出荷準備を進められます。

Wikiだるまは、受発注管理・在庫管理を一体で動かすクラウド型システムです。複数拠点間の発注・在庫連動、スマートフォン・タブレット対応、リアルタイムでの在庫把握といった要件に対応しており、今回のような社内受発注の効率化に向けた具体的な提案が可能です。まずは無料デモで、実際の画面と操作感を確かめてみてください。

#在庫管理システム #受発注システム #店舗管理 #倉庫管理 #社内発注 #リアルタイム在庫 #Excel脱却 #中小企業DX #Wikiだるま #小売業