事務職の職務経歴書｜数字で示せる実績がないときの書き方5例
転職のために職務経歴書を開いたものの、「事務職だから数字で示せる実績がない」と手が止まってしまうことがあります。
売上1位や大きなプロジェクトの経験がなくても、書けることがないわけではありません。事務職の成果は、問題が起きる前に防いだことや、周囲が仕事を進めやすいように整えたことの中に隠れています。
この記事では、数字を作ったり大げさに見せたりせず、日常業務を職務経歴書の材料へ変える方法を5つの例で整理します。
事務職の実績が見えにくい理由
営業なら売上や契約件数、生産職なら生産数のように、成果を数字で示しやすい仕事があります。
一方、事務職は「期限に間に合った」「ミスが起きなかった」「必要な人へ情報が届いた」こと自体が成果です。問題なく終わるほど、本人にも周囲にも工夫が見えにくくなります。
そこで「何件処理したか」だけではなく、次の3点を思い出します。
・何に困っていたか
・自分が何をしたか
・その後、仕事の進み方がどう変わったか
この3点がつながると、数字がなくても具体的な説明になります。
数字がなくても伝わる基本の型
次の順番で一つの仕事を書きます。
【課題】どんな不便、ミス、遅れが起きていたか
【行動】自分が確認、整理、共有、改善したこと
【変化】その後、何がしやすくなったか
【根拠】メール、予定表、資料、記録などで確認できるか
「効率化に貢献しました」だけでは、採用担当者には具体的な行動が伝わりません。
「確認項目を一覧にし、締切前に共有できる流れを整えました」と書くと、実際にしたことが見えるようになります。
そのまま応用できる書き方5例
1．請求書や申請書の確認
元のメモ：
毎月、請求書の入力漏れを確認していた。
職務経歴書の材料：
月末に発生しやすい入力漏れを防ぐため、間違いやすい項目を一覧化し、提出前の確認に使用しました。締切前に担当者へ注意点を共有し、事前に確認できる流れを整えました。
ポイントは「確認していた」だけで終わらず、何を確認し、どう分かりやすくしたかを書くことです。
2．問い合わせ対応
元のメモ：
社内外からの問い合わせに答えていた。
職務経歴書の材料：
繰り返し寄せられる問い合わせを内容別に整理し、回答例と確認先をまとめました。判断が必要な内容は担当部署へ早めに確認し、回答内容をそろえられるようにしました。
件数が分からなくても、「分類した」「回答例を作った」「確認先を明確にした」という行動は書けます。
3．日程調整や会議準備
元のメモ：
会議の日程調整と資料準備を担当した。
職務経歴書の材料：
複数部署が参加する会議について、候補日の確認、議題の収集、資料の提出状況の確認を担当しました。未回答の項目を一覧にし、開催前に関係者へ共有できるよう進行を管理しました。
「会議準備」という言葉を、実際の工程へ分解すると調整力が伝わります。
4．マニュアルや引き継ぎ
元のメモ：
新人へ仕事を教えた。
職務経歴書の材料：
担当者によって説明内容が異なっていた業務について、基本手順と間違いやすい箇所を整理し、新任担当者が確認できる資料を作成しました。例外時の確認先も記載し、質問しやすい状態を整えました。
教育実績を大きく見せる必要はありません。自分が作った資料や説明した範囲を正確に書きます。
5．忙しい日の優先順位調整
元のメモ：
依頼が多いときも何とか対応した。
職務経歴書の材料：
複数の依頼が重なった際、締切、影響範囲、確認が必要な相手を整理しました。対応順を関係者と確認し、すぐに着手できない依頼には見込み時間を共有しました。
「頑張った」ではなく、何を基準に優先順位を決めたかを書くと、判断と連携が見えます。
数字を探すなら、身近な記録を見る
数字が本当にないかを確認するときは、無理に思い出そうとせず、手元の記録を見ます。
・1日、1週間、1か月のおおよその対応件数
・毎日、毎週、繁忙期などの頻度
・関係した部署数や担当者数
・作業にかかっていた時間
・差し戻しや再確認の回数
・担当した期間
根拠を説明できる数字だけを使います。確認できない場合は「大幅に減らした」などと書かず、実際の行動と確認できる変化を伝えます。
AIに事実だけを整理してもらうプロンプト
次の文章をコピーし、会社名、顧客名、個人名、未公開の数字を除いた仕事のメモを入力してください。
以下は、私が実際に担当した事務業務のメモです。
書かれていない経験・数字・成果を追加せず、次の順番で整理してください。
起きていた課題
私の担当範囲
実際に行ったこと
確認できる変化
職務経歴書に使える100〜150字の文章
追加で確認すべき情報
不明な点は推測せず「要確認」と表示してください。
チーム全体の成果を、私一人の成果として書かないでください。
【匿名化した仕事のメモ】
［ここに入力］
出てきた文章は、そのまま提出せず、自分が面接で説明できる内容か確認します。実際にしていないことや、根拠のない数字が入っていたら削除してください。
今日やることは一つだけ
最近1か月の仕事から、一つだけ選びます。
・困っていたこと
・自分がしたこと
・その後どうなったか
まず、この3行を書いてみてください。立派な言葉にするのは、その後で十分です。
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※会社名、顧客名、個人名、未公開の売上や社内資料はAIへ入力しないでください。
参考：
厚生労働省「マイジョブ・カード｜履歴書と職務経歴書の違い」
https://www.job-card.mhlw.go.jp/column/employed/cv-resume
