案内文で抜けが出るのは、注意不足ではない——毎回ゼロから書いているから

行事のたびに案内文を作る。日時、場所、持ち物、締切。項目が多くて、送ったあとに「あ、書き忘れた」と気づく——毎回ひやりとする作業です。

注意が足りないのではありません。毎回ゼロから書いているから、そのたびに全項目を思い出す必要があるのです。

抜けやすいのは、いつも同じ項目

雨天時の扱い、費用、締切、連絡先。抜けるのは決まってこの辺です。

毎回違う項目が抜けるなら注意の問題ですが、同じなら型の問題です。

文章を書く前に、項目を埋める

先に項目だけ並べて空欄を埋める。文章にするのはそのあと。

文章を書きながら項目を思い出そうとすると、書けた文の心地よさで抜けに気づけません。

確定していないことは「未定」と書く

空欄のまま送ると、読む人は書き忘れなのか未定なのか分かりません。

「雨天時は前日にお知らせします」と書けば、それ自体が案内になります。

申し込みの締切と連絡先は、必ず対にする

締切だけ書いて連絡先が無い案内は、問い合わせが別の窓口へ流れます。

受ける側の手間まで含めて、案内文です。

AIには、空の項目表だけ頼む

行事の案内文に入れる項目の、空の一覧を作ってください。実際の行事名や参加者の情報は渡しません。項目は「日時」「場所」「対象」「持ち物」「費用」「申し込み方法と締切」「雨天や中止のときの扱い」「連絡先」にし、各欄は空欄にしてください。確定していない項目に「未定」と書けるようにし、未定のときに何と案内するかの一行を添えてください。文章にする前の、埋めるための一覧として作ってください。専門用語を使わずお願いします。

今日の一歩

直近の案内文を見返して、雨天時の扱いが書いてあるかだけ確かめてください。いちばん抜けるところです。

送ったあとの訂正は、本文を作り直さない

抜けに気づいたら、訂正だけを短く送る。全文を送り直すと、どちらが最新か分からなくなります。

「先ほどの案内に、費用の記載が漏れていました」で十分です。

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イベントや行事の案内文をやさしく作る｜やさしいAI仕事術

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