請求書を出すのに二週間かけていた俺が、納品した日に作るようになった話
仕事が終わってから請求書を出すまでに、二週間かかっていた時期がある。相手が悪いわけでもなく、単に俺が後回しにしていた。入金が遅れて困るのは自分なのに、その一枚を出せなかった。この記事は、そこを直した話だ。
出すのが遅い人は、入るのも遅い
当たり前だが、請求しなければ振り込まれない。締め日を過ぎれば、その月の支払いには乗らない。二週間の遅れが、実際には一ヶ月以上の遅れになる。
俺はそれを何度も繰り返して、資金繰りが苦しい月を自分で作っていた。原因は売上ではなく、作業の順番だった。
終わった日に作る、と決めた
「落ち着いてから」は来ない。落ち着く日を待っていると、次の仕事が始まる。
今は納品したその日に作る。内容が頭に残っているので、書くのも早い。時間が経つほど、思い出す作業が増えて重くなる。
雛形を一つ作っておく
毎回ゼロから作っていたのが、重くなる原因だった。項目も書き方も、案件ごとに変える必要はほとんど無い。
一度作ってしまえば、次からは日付と金額を変えるだけになる。作るのに一時間かかったが、その一時間で以後の全部が軽くなった。
控えが残る形にする
いくらで何を請求したかを覚えていないと、入金の確認ができない。俺は入金があっても、それがどの案件か分からない時期があった。
今は複写式の伝票を使っている。楽天市場でコクヨの複写式の見積書（明細記入欄付）を見てみると出てくるもので、控えが手元に残る。
渡す場面で、その場で書けるようにする
その場で金額の話になったとき、あとで送りますと言うと、そこで熱が下がる。話が温まっているうちに形にしたほうがいい。
俺は伝票と楽天市場でジェットストリーム 0.5mm 黒の10本セットを見てみると出てくるペンを鞄に入れている。書く道具が無いだけで、その場で書けなくなる。
紙を折らずに持ち歩く
鞄の中で折れた書類を渡すのは、それだけで印象が悪い。俺は折れた紙を渡して、恥ずかしい思いをしたことがある。
今は楽天市場でコクヨのハードカードケース（A4・硬質）を見てみると出てくる硬いケースに入れている。渡す物の状態は、仕事の質の印象に直結する。
締め日を、相手ごとに書き出す
末締めの翌月払いなのか、二十日締めなのか。ここを知らないまま出していると、一日違いで一ヶ月ずれる。
俺は相手ごとの締め日を一箇所に書いている。楽天市場でコクヨ キャンパスノート（方眼A5・5冊セット）を見てみると出てくる小さいノートで足りる。
入金の確認日を、月に一度作る
出したら終わりにしていると、入っていないことに気づかない。俺は半年後に気づいたことがある。
今は月に一度、まとめて確認する日を決めている。十五分で終わるので、忙しくても飛ばさない。
催促は、事務的に、早く
遅れているとき、こちらが気まずくなって連絡を先延ばしにする。これが一番よくない。
今は事務連絡として早く送る。感情を入れないほうが、相手も動きやすい。関係が壊れたことは一度も無い。
迷う項目は、外に聞く
どこまで請求していいのか、経費として何が認められるのか。自分たちだけでは決めきれない場面が必ず出る。
俺は音楽業界に詳しい菊池会計事務所に相談してみるという選択肢を持っている。判断を持ち帰れる先があると、その場で無理に決めずに済む。
計算をその場で終わらせる
金額を暗算で出そうとして間違えたことがある。言い直すと、それだけで信用が落ちる。数字は必ず、見える形で出したほうがいい。相手の前で叩いて見せると、内訳が透けて見えるので納得も早い。
机に置いているのは楽天市場でカシオ JF-120VB の本格実務電卓を見てみると出てくる卓上のものだ。スマホでやると通知で手が止まるので、計算だけをする道具を分けている。
領収書と請求書の控えを、同じ場所に入れる
出したものと受け取ったものが別の場所にあると、月末に必ず探すことになる。探す作業が発生する仕組みは、そのうち誰もやらなくなる。俺は控えを机の上に積んで、何ヶ月も動かさなかった。
今は月ごとにポケットへ入れるだけにしている。使っているのは楽天市場でコクヨの領収書＆明細ファイル（ノビータ）を見てみると出てくるものだ。入れるだけで並ぶので、確定申告の時期に慌てなくなった。
渡す相手が増えるほど、名刺も要る
請求書を出す関係になる前に、たいてい名刺のやり取りがある。切らしていて渡せなかった日は、そのまま話が消えた。持っているかどうかだけで、次に進むかが決まる。
俺が使っているのは楽天市場で薄型の本革名刺入れ（60枚収納）を見てみると出てくる多めに入るものだ。薄いのに数が入るので、現場にもそのまま持っていける。
まとめ
終わった日に作る。雛形を一つ持つ。控えが残る形にする。締め日を書き出す。月に一度確認する。催促は事務的に早く。二週間かかっていた作業が、今は当日に終わる。
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取引が増えると、名刺やフライヤーの用意も追いつかなくなる。作るときはプリントアースで名刺や案内の印刷を見てみると、少ない部数からでも作れる。渡す物が切れていると、その場で話が止まる。
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