時間見積もりに大切な3つのこと

4月1日ですね。開業や周年など、節目の投稿が目立ち、新しい年度になったのだなと感じます。

私はというと、目標を振り返る上での四半期が終わったという以外の節目感もなく、社労士としてはe-govの処理能力が悲鳴を上げないことを祈るのみです。

e-govは入退社が多い時期になると「エラーが発生しました。しばらくたってから～」と表示が出てしまい、申請まで進むことができなくなります。毎年恒例すぎて、もはや期待すらせず、さっき1件申請できたのですがこれはもはや経験者が時間を分散して（夜中にやるとか）対応してくれているだけで、e-govの対応力が上がったわけではないという見方をしてしまうくらい、期待していません。

この時期の電子申請は、全然進まないので、タスク管理に大きな影響を及ぼします。時間見積もりを誤ると、イライラしたり焦ったりといいことがありません。

「このくらいなら、1時間あれば終わるでしょ。」

そんなふうに自分の予定を組んだものの、実際には2時間、いや3時間かかってしまった…。なんてことになるんですよね。

そもそも、時間見積もりが私は苦手でした。今ではまったく苦手感はありません。なぜ苦手じゃなくなったのかを振り返ってみます。

1. 「作業そのもの」だけで見積もらなくなった

私がやってしまいがちだったのが、「タスクそのものの時間」しか見積もらないこと。

たとえば「メール返信なら10分でいける！」と思っても、
・メールを読み直す時間
・ファイルを探す時間
・返信作成中にわいた疑問を調べる時間
・返信前に考える時間
など、実際には＋αの時間がかかります。

作業だけでなく、「取りかかるまでの時間」「終えたあとの処理時間」なども含めて見積もることで、より現実的なスケジュールになります。冒頭の電子申請の話でいうと、年度末・年度明けはそもそも申請ボタンを10回は押さないと進まない前提、もしくは、日中にやること自体無謀、という見積もりが必要になってきます。

2. 自分の「集中力の波」を知る

私たちの集中力は一日中一定ではありません。私は午前中は頭が冴えているけれど、夕方はかなり脳が疲労困憊。そんな自分の「波」を知っておくと、タスク自体の配分も、時間見積もりの精度も上がります。

同じ1時間でも、集中しているときの1時間と、疲れてぼんやりしているときの1時間では、生産性が全然違います。こんな当たり前のことなのに、なぜか予定を立てるときは、絶好調の自分が取り掛かる前提で組み立ててしまうんですよね。

タスクを「何分かかるか」も大事ですが、「どのタイミングにやるか」で組み立てるようになってからは、うまくいきやすくなったと思いました。

3. 時間見積もりに、意気込みを入れない

時間見積が甘かった時の私は、やるぞー！という意気込みを込めてしまったり、このくらいで出来るでしょ、と高めの自己評価で見積もっていました。

さっきも書いた絶好調のときの自分で予定を立ててしまう、に近いのですが、「うまくいかない前提」で時間を見積もるのがポイントだと思います。

よく言われる目安としては、全体の2〜3割はバッファ（予備時間）として空けておくと安心、とか言いますけど、それはもはや玄人の所業。

このくらいかなと思った時間×2、でちょうどいいくらいです。

私もこうしてアウトプットすることで自分に言い聞かせてもいます。

この時間見積もりの話は、クライアントさんとのセッションの中でも何度も登場しているテーマになります。

ただただ忙しくて人生に充実感を得られていなかったクライアントさんが、セッションやワークを通して、
・自分の人生にとって何が大切なのか
・何にどんなふうに時間を使っていきたいのか
・そのためにやることは何か
・そのためにやめることは何か
が明らかになり、自分を大切に自分の人生を歩み始めるシーンに何度も関わらせてもらい、社労士としても、ライフコーチとしても、企業研修講師としても、時間見積もりの概念は伝えていきたいなと思いました。

今日も読んでくださってありがとうございます。

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