プロジェクトマネジメントとは？｜人・時間・費用を管理して目標達成へ導こう！｜AllA ITパスポート⑫
こんしは！
講師の、オール・ドメディア / Owl Dmediaです。
全22講義で、ITと仕事の基礎を学ぶ
「ITパスポート試験『種』コース」。
今回も一緒に学ぶ生徒は、
ゆめり・りろりろ / Yumeri Riroriroです。
前回の講義では、情報セキュリティ対策について学びました。
暗号化、認証、ファイアウォール、アクセス制御など、情報を守るためには複数の対策を組み合わせることが重要でした。
今回からは、チャプター3。
「マネジメント系を学ぼう」
へ進みます。
システムやサービスを完成させるためには、技術だけでは足りません。
限られた時間と費用の中で、メンバーが協力し、決められた目標へ進むための管理が必要です。
講義12のテーマは、
プロジェクトマネジメント
です。
プロジェクトとは何か。
何を管理すればよいのか。
そして、チームで目標を達成するために必要な考え方を学んでいきましょう。
ゆめり
「オール先生。プロジェクトって、会社で行う大きな仕事のことですか？」
オール
「大きな仕事だけとは限りません。期限と目標があり、その達成に向けて取り組む活動をプロジェクトと呼びます」
ゆめり
「学校の文化祭や、動画制作もプロジェクトになりますか？」
オール
「はい。開催日や公開日が決まっていて、完成させるものがあるなら、プロジェクトとして考えられます」
ゆめり
「では、今日中に部屋を掃除するのも……？」
オール
「規模は小さいですが、期限、目的、作業内容を決めて取り組むなら、プロジェクト的な活動といえますね」
プロジェクトとは？
プロジェクトとは、決められた目的を達成するために行う、一時的な活動です。
一般的な日常業務とは異なり、プロジェクトには開始と終了があります。
たとえば、次のようなものがプロジェクトです。
新しいシステムを開発する
Webサイトを作る
新商品を発売する
店舗を開店する
イベントを開催する
建物を建設する
教材を制作する
動画シリーズを公開する
プロジェクトごとに、目的、期間、予算、担当者などが異なります。
同じ種類のシステムを作る場合でも、利用者や必要な機能が違えば、まったく同じプロジェクトにはなりません。
定常業務との違い
会社や組織では、プロジェクト以外に、繰り返し行われる仕事もあります。
これを、定常業務やルーティン業務と呼びます。
プロジェクト
開始と終了がある
達成する目標がある
一時的なチームを作ることがある
毎回、条件や成果物が異なる
完成や達成によって終了する
定常業務
継続して繰り返される
決められた手順で行われる
安定した運用が求められる
終了時期が決まっていないことが多い
たとえば、新しい会計システムを作る活動はプロジェクトです。
完成した会計システムを毎日安定して動かす活動は、定常的な運用業務です。
ゆめり
「作るまでがプロジェクトで、完成後に使い続けるのが定常業務になることもあるんですね」
オール
「その通りです。開発と運用では、仕事の性質が異なります」
プロジェクトマネジメントとは？
プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトの目標を達成するために、作業、人、時間、費用などを計画し、管理することです。
プロジェクトでは、さまざまな問題が起こります。
作業が予定より遅れる
必要な費用が増える
担当者が不足する
作るものの範囲が変わる
関係者の意見が合わない
完成したものの品質が低い
想定していなかったトラブルが発生する
こうした問題を完全になくすことは難しいものです。
そのため、事前に計画し、現在の状況を確認しながら、必要に応じて対応を変えます。
プロジェクトマネージャとは？
プロジェクト全体を管理し、目標達成へ導く責任者を、プロジェクトマネージャと呼びます。
略して、PMと呼ばれることもあります。
プロジェクトマネージャは、自分一人ですべての作業を行う人ではありません。
チーム全体が動きやすい環境を作り、関係者の意見を整理しながら、プロジェクトを前へ進めます。
主な役割には、次のようなものがあります。
目的と成果物を明確にする
作業計画を作る
スケジュールを管理する
予算を管理する
メンバーの役割を決める
進捗状況を確認する
問題やリスクへ対応する
関係者へ状況を報告する
変更内容を管理する
品質を確認する
ゆめり
「プロジェクトマネージャが、全部の作業を一番上手にできないといけないんですか？」
オール
「すべての専門作業を一人でできる必要はありません。専門家の力を生かし、チーム全体を調整することが重要です」
プロジェクトの目的を明確にする
プロジェクトを始めるときは、
「なぜ、このプロジェクトを行うのか」
を明確にする必要があります。
目的が曖昧なままでは、メンバーが異なる方向へ進んでしまいます。
たとえば、
「新しいアプリを作る」
だけでは、目的が十分に分かりません。
誰が利用するのか
どのような問題を解決するのか
いつまでに完成させるのか
どのような状態なら成功なのか
まで考える必要があります。
目的の例としては、
「店舗の予約電話を減らすために、利用者が24時間予約できるWebアプリを、12月までに公開する」
というように具体化します。
成果物とは？
プロジェクトによって作り出されるものを、成果物と呼びます。
成果物は、完成したシステムだけとは限りません。
システムやアプリ
設計書
操作マニュアル
テスト結果
Webサイト
商品
教材
イベント
調査報告書
なども成果物になります。
プロジェクト開始時に、
「最終的に何を完成させるのか」
を明確にしておくことが大切です。
ステークホルダとは？
プロジェクトから影響を受ける人や、プロジェクトに影響を与える関係者を、ステークホルダと呼びます。
たとえば、システム開発のプロジェクトには、次のようなステークホルダがいます。
システムを利用する人
開発を依頼した会社
プロジェクトマネージャ
開発チーム
経営者
運用担当者
取引先
顧客
外部の協力会社
ステークホルダによって、求めるものが違うことがあります。
利用者は使いやすさを求める。
経営者は費用や成果を重視する。
開発者は実現可能性や技術的な条件を考える。
それぞれの意見を確認し、調整することが必要です。
ゆめり
「関係者全員が、同じことを望んでいるとは限らないんですね」
オール
「はい。だからこそ、情報共有と合意形成が重要になります」
プロジェクトで管理する主な要素
プロジェクトでは、さまざまなものを管理します。
特に重要なのが、
スコープ
スケジュール
コスト
品質
です。
スコープとは？
スコープとは、プロジェクトで行う作業や、作る成果物の範囲です。
たとえば、予約システムを作るプロジェクトで、
予約登録
予約変更
キャンセル
利用者へのメール送信
店舗側の予約確認
までを作ると決めたとします。
この範囲がスコープです。
開発途中で、
「ポイント機能も追加したい」
「外国語にも対応したい」
「会員同士で交流できる機能も欲しい」
と要望が増えることがあります。
追加する機能が増えれば、必要な時間や費用も増えます。
スコープクリープとは？
正式な確認や調整を行わないまま、少しずつ作業範囲が広がっていくことを、スコープクリープと呼びます。
小さな追加に見えても、積み重なると大きな遅れや予算超過につながります。
変更を求められたときには、
本当に必要な変更か
どの作業へ影響するか
期間はどれくらい延びるか
費用はいくら増えるか
品質へ影響しないか
今回対応するか、次回に回すか
を確認します。
ゆめり
「ちょっとだけ追加、を何度も繰り返すと大変そうです」
オール
「そのとおりです。変更そのものが悪いのではなく、影響を確認せず増やすことが問題なのです」
スケジュール管理
スケジュール管理では、プロジェクトの作業をいつ行い、いつまでに完成させるのかを管理します。
まず、プロジェクト全体を小さな作業へ分けます。
次に、
どの作業を先に行うか
それぞれ何日かかるか
誰が担当するか
どの作業が終われば次へ進めるか
どこで進捗を確認するか
を決めます。
計画を作ったあとも、実際の進み方と比較し、遅れがあれば原因を調べます。
WBSとは？
プロジェクトの成果物や作業を、管理しやすい大きさまで分解したものを、WBSと呼びます。
WBSは、Work Breakdown Structureの略です。
日本語では、作業分解構成図などと呼ばれます。
たとえば、Webサイトを作るプロジェクトなら、
企画
設計
デザイン
文章作成
プログラミング
テスト
公開準備
という大きな作業に分けます。
さらに、デザインを、
トップページ
商品一覧
商品詳細
問い合わせ画面
のように細かく分けます。
作業を分解することで、
必要な作業の見落としを減らす
担当者を決めやすくする
作業時間を予測しやすくする
進捗を確認しやすくする
というメリットがあります。
ゆめり
「大きな仕事を、そのまま管理しようとしないんですね」
オール
「はい。進み具合を確認できる大きさまで分けることがポイントです」
ガントチャートとは？
作業の開始日、終了日、期間などを横棒で表した図を、ガントチャートと呼びます。
縦方向に作業項目を並べ、横方向に時間を表します。
ガントチャートを見ると、
どの作業をいつ行うか
現在どこまで進んでいるか
複数の作業が重なっているか
どの作業が遅れているか
を視覚的に確認できます。
チーム内でスケジュールを共有するときに便利です。
マイルストーンとは？
プロジェクトの重要な区切りとなる時点を、マイルストーンと呼びます。
マイルストーンは、長い道の途中にある目印のようなものです。
たとえば、
要件定義の完了
設計の承認
試作品の完成
テスト開始
利用者による確認完了
サービス公開
などを設定します。
プロジェクトの途中に確認地点を設けることで、計画どおりに進んでいるか判断しやすくなります。
作業の依存関係
ある作業が終わらなければ、次の作業を始められないことがあります。
これを、作業の依存関係と呼びます。
たとえば、
要件定義が終わってから設計する
設計が終わってからプログラムを作る
プログラムが完成してからテストする
という関係です。
前の作業が遅れると、後ろの作業も遅れる可能性があります。
そのため、作業の順番やつながりを確認する必要があります。
アローダイアグラムとは？
作業の順序や依存関係を、矢印を使って表す図を、アローダイアグラムと呼びます。
アローダイアグラムを見ることで、
どの作業を並行して進められるか
どの作業が終わらなければ次へ進めないか
プロジェクト全体に必要な期間
遅れると全体へ影響する作業
を確認できます。
クリティカルパスとは？
プロジェクトの開始から終了までの経路のうち、必要な期間が最も長い経路を、クリティカルパスと呼びます。
クリティカルパス上の作業が遅れると、プロジェクト全体の完成も遅れます。
反対に、クリティカルパスに含まれない作業には、一定の余裕時間がある場合があります。
そのため、プロジェクトマネージャは、クリティカルパス上の作業を特に注意して管理します。
ゆめり
「全部の作業を同じように見るのではなく、全体の期限へ直接影響する作業を見つけるんですね」
オール
「はい。限られた時間の中で、どこを優先して管理するかが分かります」
コスト管理
プロジェクトを進めるためには、費用が必要です。
コスト管理では、必要な費用を見積もり、予算を決め、実際に使った金額を確認します。
費用には、次のようなものがあります。
メンバーの人件費
機器の購入費
ソフトウェアの利用料
外部への委託費
会場費
交通費
教材や材料の費用
システムの運用費用
予定より作業が長引くと、人件費などが増える可能性があります。
機能を追加すると、開発費だけでなく、テストや運用の費用も増えることがあります。
品質管理
品質とは、作った成果物が求められている条件を、どの程度満たしているかを表します。
システムであれば、
必要な機能が正しく動く
操作しやすい
処理が速い
障害が起きにくい
情報を安全に扱える
修正や更新を行いやすい
といった点が品質に関係します。
期限に間に合わせるためにテストを減らすと、完成後に多くの不具合が見つかるかもしれません。
反対に、完璧を目指しすぎて作業を続けると、期限や予算を大きく超える場合があります。
求められている品質を明確にし、その基準を満たしているか確認することが大切です。
QCDとは？
プロジェクトでは、次の三つの要素が重要です。
Quality：品質
Cost：費用
Delivery：納期
三つの頭文字を取って、QCDと呼びます。
品質を高めようとすると、作業時間や費用が増える場合があります。
費用を大きく減らすと、使える人員や機能が減り、品質へ影響する可能性があります。
納期を短くすると、追加の人員や費用が必要になる場合があります。
一つだけを見るのではなく、三つのバランスを考える必要があります。
ゆめり
「安く、早く、完璧に作ってください、と言われたら大変ですね」
オール
「何を最も重視するのか、関係者と確認しなければなりません」
資源管理
プロジェクトで利用できる人、物、設備、情報などを、資源またはリソースと呼びます。
特に重要なのが、メンバーの能力や作業時間です。
一人へ作業が集中すると、
その人が休むと進まない
作業の品質が下がる
確認が遅れる
疲労や負担が大きくなる
可能性があります。
メンバーの得意分野や作業量を確認し、適切に役割を分担します。
役割と責任を明確にする
チームで作業するとき、
「誰かがやってくれると思っていた」
という状態は危険です。
それぞれの作業について、
誰が担当するのか
誰が最終的に責任を持つのか
誰へ相談するのか
誰へ情報を共有するのか
を明確にします。
責任の所在が分かれば、問題が起きたときにも対応しやすくなります。
コミュニケーション管理
プロジェクトでは、正しい情報を、必要な人へ、適切なタイミングで伝える必要があります。
たとえば、
進捗状況
発生した問題
仕様の変更
テスト結果
今後の予定
判断してほしい内容
などです。
情報が伝わっていないと、古い設計をもとに作業を続けたり、同じ作業を複数の人が行ったりする可能性があります。
会議は目的を決めて行う
会議を開くこと自体が目的になってはいけません。
会議を行う前に、
何を共有するのか
何を決めるのか
誰が参加する必要があるのか
いつまでに結論が必要なのか
を明確にします。
会議後には、決定事項、担当者、期限などを記録し、参加者へ共有します。
ゆめり
「たくさん話したのに、何も決まっていない会議もありそうです」
オール
「ありますね。会議では、終了後に誰が何をするのかが明確になっていることが大切です」
リスク管理
プロジェクトで将来起こる可能性のある問題を、事前に考えて対応することをリスク管理と呼びます。
プロジェクトのリスクには、次のようなものがあります。
必要な技術を持つ人が不足する
作業の見積もりが外れる
機器の納品が遅れる
重要な担当者が参加できなくなる
利用者の要望が変わる
セキュリティ上の問題が見つかる
外部サービスが停止する
予算が不足する
リスクについては、
発生する可能性
発生した場合の影響
事前にできる対策
実際に起きた場合の対応
担当者
を決めておきます。
課題とリスクの違い
リスクは、将来起こる可能性がある問題です。
課題は、すでに発生していて、対応が必要な問題です。
たとえば、
「担当者が体調を崩して休む可能性がある」
のはリスクです。
実際に担当者が休み、作業が止まっているなら課題です。
リスクは事前に備え、課題は解決へ向けて行動します。
進捗管理
進捗管理では、計画した作業と、実際に完了した作業を比較します。
単に、
「作業中です」
という報告だけでは、どこまで進んでいるか分かりません。
そこで、
完了した作業
現在進めている作業
予定より遅れている作業
発生している問題
次に行う作業
完了予定日
を確認します。
遅れが見つかった場合は、理由を調べます。
遅れへの主な対応
作業が遅れている場合には、状況に合わせて対応します。
作業の優先順位を見直す
追加のメンバーを配置する
作業方法を変更する
並行して進められる作業を探す
必要性の低い作業を見直す
納期を変更できるか相談する
成果物の範囲を調整する
ただし、人を増やせば必ず早くなるとは限りません。
新しいメンバーへの説明や、作業の調整に時間が必要になる場合もあります。
EVMとは？
プロジェクトの進み具合を、作業量と費用の両面から確認する方法を、EVMと呼びます。
EVMは、Earned Value Managementの略です。
EVMでは、主に次の三つを比較します。
計画価値
現時点までに、計画ではどれだけの作業を終えている予定だったか。
実コスト
現時点までに、実際にいくら費用を使ったか。
出来高
現時点までに、実際にどれだけの作業が完了したか。
予定では半分まで完成しているはずなのに、実際には三割しか完成していない場合、進捗が遅れています。
また、三割の作業に予想以上の費用がかかっていれば、コスト面にも問題があります。
ゆめり
「お金をいくら使ったかだけでは、順調かどうか判断できないんですね」
オール
「はい。使った費用と、完成した作業量を一緒に確認します」
変更管理
プロジェクトの途中で、仕様やスケジュールを変更することがあります。
しかし、口頭だけで変更すると、関係者の認識がずれる可能性があります。
変更管理では、
変更内容を記録する
必要性を確認する
期間・費用・品質への影響を調べる
承認するか判断する
関係者へ共有する
計画や資料へ反映する
という流れで対応します。
変更履歴を残すことで、
「いつ、誰が、なぜ変更したのか」
を確認できます。
プロジェクトの終了
成果物を完成させただけでは、プロジェクトは終わりません。
終了時には、次のような活動を行います。
成果物が要求を満たしているか確認する
発注者や利用者から承認を得る
未解決の問題を整理する
資料やデータを保管する
契約や費用を確認する
チームを解散する
運用担当者へ引き継ぐ
振り返りを行う
特に、プロジェクトで得た知識や失敗を記録することが大切です。
次のプロジェクトで同じ問題を繰り返さないようにします。
振り返りで確認すること
プロジェクト終了後には、次のような内容を振り返ります。
目標を達成できたか
納期を守れたか
予算内で終えられたか
品質は十分だったか
うまくいったことは何か
問題が起きた原因は何か
次回は何を改善するか
失敗した人を探すためではありません。
チームや仕組みを改善し、次の活動へ学びを残すために行います。
プロジェクトは「計画して終わり」ではない
プロジェクトを始めるときには計画を作ります。
しかし、未来を完全に予測することはできません。
実際に進める中で、
思ったより作業が難しい
利用者の要望が変わる
新しい問題が発生する
メンバーの状況が変わる
ことがあります。
そのため、計画と実績を比べ、必要に応じて計画を見直します。
大切なのは、最初の計画を絶対に変えないことではありません。
変更の理由と影響を確認し、関係者と合意したうえで調整することです。
ゆめり
「計画どおりに進めることと、状況に合わせて変えることの両方が必要なんですね」
オール
「その通りです。目的を見失わずに、現実へ合わせて管理します」
今日のまとめ
今回のポイントは七つです。
一つ目。
プロジェクトとは、決められた目的を達成するための、開始と終了がある一時的な活動です。
二つ目。
プロジェクトマネジメントでは、スコープ、スケジュール、コスト、品質、人員などを管理します。
三つ目。
WBSでは、プロジェクト全体を管理しやすい作業へ分解します。
四つ目。
ガントチャートは作業と期間を横棒で表し、マイルストーンは重要な区切りを表します。
五つ目。
クリティカルパス上の作業が遅れると、プロジェクト全体の完成も遅れます。
六つ目。
将来起こる可能性がある問題をリスク、すでに発生している問題を課題として管理します。
七つ目。
プロジェクト終了後には振り返りを行い、成功や失敗から得た学びを次の活動へ残します。
プロジェクトマネジメントとは、予定表を作ることだけではありません。
異なる役割を持つ人たちが協力し、限られた条件の中で、一つの目標を達成するための仕組みです。
1分ワーク
あなたが現在取り組んでいる目標を、一つの小さなプロジェクトとして整理してみましょう。
次の項目を書き出します。
プロジェクトの目的
完成させる成果物
終了期限
必要な作業
協力してくれる人
起こりそうなリスク
最初に行う作業
たとえば、動画を一本公開する場合は、
目的：ITを分かりやすく伝える
成果物：10分間の解説動画
期限：日曜日まで
作業：企画、台本、撮影、編集、確認、公開
リスク：撮影時間の不足、編集ソフトの不具合
のように整理できます。
大きな目標も、作業へ分けると動きやすくなります。
ミニクイズ
問題
プロジェクトの成果物や作業を、管理しやすい大きさまで分解したものを何と呼ぶでしょうか？
A．WBS
B．DNS
C．DBMS
D．VPN
答えは、AのWBSです。
WBSは、プロジェクト全体を細かな作業へ分解したものです。
必要な作業の見落としを減らし、担当者、期間、進捗などを管理しやすくします。
次回予告
次回の講義13は、
「サービスマネジメント」
です。
システムは、完成させるだけでは価値を生みません。
利用者が必要なときに、安全かつ安定して使える状態を維持する必要があります。
ITサービスとは何か。
障害や問い合わせへ、どのように対応するのか。
利用者へ継続的に価値を届けるための考え方を、一緒に学んでいきましょう。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
講師は、オール・ドメディア / Owl Dmedia。
生徒は、ゆめり・りろりろ / Yumeri Riroriroでした。
次の講義で、また一緒に学びましょう！
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