仕組み化は、メモ1枚から始まるのかもしれない

おはようございます、nobuです。
元5G研究者(Ph.D.)で、いまは富山で平均年齢56歳のガソリンスタンドを、泥臭くDXしています。

昨日のnoteで、「仕組みは立派に作り込むほど続かない」という話を書きました。（その仕組み、立派すぎて続かないのかも）

じゃあ、何から始めればいいのか。
今日は、僕がよくやっている小さな一歩を書いてみます。

「仕組み化した方がいいのはわかるけど、重くて動けない」。
もしそう感じているなら、今日の話はきっと役に立つんじゃないかなぁと思っています。

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1. まずは「1回分を残す」だけでいい

立派な仕組みを作ろうとするのは、いったんやめる。
代わりにやるのは、今日やった作業を、やったついでにメモを1つだけ残す。それだけです。

このとき、できれば紙じゃなくデジタルに残すのがいいと思います。
Excelでもスマホのメモでも、1か所にためていくだけでいい。

紙は溜まると場所を取るし、いざという時どこにいったか分からなくなる。
でもデジタルなら、どれだけ増えても置き場所は増えないし、あとから探すこともできる。

そうやって1回分のメモが積み重なると、いつのまにか「自分だけのマニュアル」になっていたりします。

2. メモは、頭の整理にもなる

このメモ、次を楽にするだけじゃなくて、書いた瞬間に頭が一気に整理されるんです。

自分が今の作業をどう捉えているのか、書くことで自分で再確認できる。

たとえば、前回のnoteにも出てきた「ジャーナルを書く」という作業を例にあげてみる。

メモに、ただ「ジャーナルを書く」とだけ書いたなら、自分はその作業を"1手"で捉えている、ということになります。

でも「アイデアを頭で整理する」「箇条書きにする」「文章にする」と分けて書いたなら、"3手"で捉えている、ということ。

同じ作業でも、この違いだけでけっこう質が変わるんです。
手数で見えている後者のほうが、仕組み化に向けた筋がいいと僕は思っています。

あなたが今、何気なくやっている作業は、いくつの手順で回っているでしょうか？

そうやって手数が見えてくると、面白いことが起きる。

「この最後のひと手だけなら、何かのツールで自動化できるかも？ もしくは、誰か他の人にお願いできるかも？」と、思考がひとりでに前に進んでいくんです。

ジャーナルを書くという単純な作業も、こうしてメモに書き出すだけで、効率化に向けたアウトプットへと変わっていく。

そしてこの小さなメモが、そのまま"小さな仕組み"の種になっていくんじゃないかなぁと思っています。

3. やめられる・直せる形にしておく

その"小さな仕組み"を育てていくときに、僕が大切にしていることが、もう一つあります。

それは、「途中でやめても困らない程度」にしておくこと。
できれば、直すときのコストが小さいこと。
ここは、けっこう意識しています。

仕組み化というと、手をかけなくてもずっと回り続けるもの、を思い浮かべるかもしれません。

でも、それってちょっと不自然なんじゃないかなぁと僕は思っています。

人も会社も、少しずつ進化していきます。
そうなると、前に作った仕組みが追いつかなくなるのも、ごく自然なこと。

だから最初から、きっぱりやめたり、身軽に直したりできる形にしておく。

そもそも「立派な仕組み」って、最初からドンと作るものじゃない気がしています。小さな仕組みを作って、改善して、時にはやめて。

それを何周も繰り返しているうちに、気づいたら出来上がっている。
僕にはそんな感覚があります。

そして、これを続けていると、もう一つおまけがついてくる。

「作って、試して、直す」が当たり前になって、いつのまにか現場に"改善する文化"みたいなものが育っていくんです。

しかも、自分が出した小さな仕組みが採用されて、実際にチームで動いていく。その経験自体が、社員さんの小さな自信になっていく。

「自分の工夫で、現場が少し良くなった」。
その手応えが、次のひと工夫を呼んでくる気がします。

こういうのは狙って作れるものじゃなくて、小さく回し続けた副産物なんだと思う。

そうやって「これはもう完成だな」と見えてきたら——そこで初めて、きちんとしたシステムにすればいいと思っています。

まとめ

時間ができたら仕組みを作るんじゃなくて、小さな仕組みが、少しずつ時間を作ってくれる。

順番は、たぶん逆なんじゃないかなぁと僕は思っています。

立派じゃなくていい。
今日の1回分から、未来の自分に少しだけ楽をさせてあげてください。
あなたの仕組み化は、間違っていないから。

── 今日から実践

今日やった作業から「また来月もやる」を1つ選んで、Excelでもスマホのメモでもいいので、手順をデジタルに1行だけ残してみる。

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