議事録を「完成形」から逆算したら、レコーダー選びに時間をかけなくて済んだ話

（前回の記事はこちら）

AIレコーダーを買おうと思って、比較サイトを何個も開いては閉じる、という時間を数日過ごした。

文字起こしの精度、要約の質、対応言語、値段。どれも大事な軸なんだけど、比べれば比べるほど「結局どれがいいのか」がわからなくなっていった。

スペック表を眺めているだけで、自分が本当に欲しいものが何なのか、途中で見失っていたんだと思う。

「録音して要約する」で満足していた自分に気づく

最初、自分がイメージしていたのは「録音→文字起こし→AIが要約」までだった。ここまでできれば十分だろう、と。

でも少し立ち止まって考えたら、それは「議事録を作る」ことのゴールではなく、途中経過でしかなかった。会議の後、実際に自分が誰かに渡すものは、AIが吐き出したままの要約ではない。

決定事項、担当者、期限がちゃんと整理されていて、読んだ人がすぐ動けるもの。そこまでいって、初めて「議事録」と呼べる。

つまり自分は、ツールを選ぶ前に、そもそも「何が完成したら終わりなのか」を決めていなかった。これに気づいた瞬間、比較サイトを開いても答えが出なかった理由がわかった気がした。

評価軸が変わった瞬間

ここで自分の中の判断基準が変わった。

以前は「精度が高いツールはどれか」で選んでいた。でも完成形を決めた後は、「AIにどこまで任せて、どこから人間が確認するか」で選ぶようになった。この違いは地味だけど大きい。

前者は永遠にスペック表とにらみ合うことになるし、後者は自分の運用に合うかどうかで一気に絞り込める。

実際、この軸に変えてからは、候補が3つくらいに絞れて、最終的に「これで十分」と思えるものを選ぶまでに時間はかからなかった。

完成形から逆算した5つの工程

自分なりに整理すると、共有できる議事録にするまでには、こういう工程があった。

1. 録音する

2. 文字起こしする

3. AIに要約させる

4. 音声にない内容を、AIが勝手に補っていないか確認する

5. 決定事項・担当者・期限が誰にでも伝わる体裁になっているか整える

3番目までは、たぶんどのAIレコーダーでもそれなりにできる。問題は4番目だった。AIは親切なので、話の流れから「たぶんこういうことだろう」と補ってくれることがある。

これがありがたい時もあれば、実際には言っていないことを言ったかのように書かれてしまう時もある。ここを人間が見ないまま渡すと、後で「そんなこと言ってない」というトラブルの種になる。

だから自分の役割は「議事録を全部書く人」ではなく、「AIが作ったものの、危ない部分だけを検査する人」に変わった。全部を自分で書き直すわけじゃないから負担は軽いし、でも大事なところは自分の目を通す。このバランスが決まったことで、ツールに求める条件もはっきりした。

結局、道具選びより先に決めることがあった

今回の件で改めて思ったのは、道具を選ぶ前に「完成した時に何がどうなっていてほしいか」を決めておくと、選択自体はそんなに難しくならない、ということだった。スペック表を何時間見ても答えが出なかったのに、完成形を決めた瞬間に候補が絞れたのは、自分でも少し驚いた。

次回は、この5つの工程をもう少し具体的に、実際にどう手を動かせば共有可能な議事録になるのかをテンプレート化して書く予定です。

9月1日(火)7:00公開、価格は800円を予定しています。

「結局何をどう確認すればいいのか」を、毎回自分で考えなくて済むところまで落とし込んだので、興味のある方はそちらものぞいてみてください。