会議は「報告する場」だと思っていた。話を聞くようになって気づいたこと

最近、仕事で会議に参加する機会が増えてきました。

そこで私には、ひとつ苦手なことがありました。

それは、自分の報告に対して質問されたり、相談されたりすることです。

報告する内容は準備できます。

でも、そこから話が広がると、

「何て答えたらいいんだろう」

「正しい回答をしないといけない」

と考えてしまい、会話についていくので精一杯でした。

そんな私の考え方が少し変わったのが、社長から言われたある一言です。

そして最近、チームメンバーとのMTGを通じて、

「会議って、報告して終わる場所じゃないんだな」

と、今さらながら気づきました。

今回は、会議が苦手だった私が「まず話を聞く」ことを意識するようになって感じたことを書いてみます。

会議で質問されるのが、正直ちょっと苦手だった

私は最近、以前よりも会議に参加する機会が増えてきました。

自分が担当していることを説明したり、進捗を報告したりする場面も増えています。

報告だけなら、まだ何とかなります。

事前に話す内容を整理して、

「これを伝えよう」

「この順番で説明しよう」

と準備できるからです。

問題は、その後でした。

「これってどういう意味ですか？」

「じゃあ、この場合はどうしますか？」

「ここはどう考えていますか？」

そんな質問や相談を受けた瞬間、頭の中が一気に忙しくなります。

「何か答えなきゃ」

という気持ちが先に出てしまうんですよね。

相手が何を確認したいのかよりも、

「自分はどう答えるべきか」

ばかり考えてしまう。

その結果、質問に対してうまく返せなかったり、話が広がるとついていけなくなったりすることもありました。

私の中では、いつの間にか

会議＝報告する場所

になっていたのだと思います。

社長から言われた「ビジネスでコミュニケーションを取れる人になってほしい」

そんな中、ある日、社長と途中まで一緒に帰宅する機会がありました。

そのときに言われた言葉が、今でも印象に残っています。

「ビジネスでコミュニケーションを取れる人になってほしい」

最初に聞いたときは、

「ビジネスでコミュニケーション……？」

と、少し考えました。

普段から仕事の話はしています。

報告もしています。

チャットも使います。

だから最初は、何が足りないのかピンときませんでした。

でも、自分の会議での様子を振り返ってみると、少しずつ意味が見えてきました。

私は「伝えること」は意識していました。

でも、

相手の話を聞いて、そこから考え、一緒に答えを作っていくこと

は、あまり意識できていなかったのだと思います。

自分が用意したものを発表する。

質問されたら答える。

そして結論を出す。

どこか学校の発表のような感覚で会議に参加していたのかもしれません。

社長の一言で、

「自分の課題はここなのかもしれない」

と初めて気づきました。

会議は「報告して終わり」ではなかった

以前の私は、会議をこんな流れで考えていました。

発表する
↓
質問される
↓
答える
↓
結論を出す

でも、最近は少し違うのではないかと思っています。

会議では、

意見を出す
↓
相手の話を聞く
↓
考える
↓
また意見を出す

この繰り返しが大事なのではないでしょうか。

もちろん、会議によって目的は違います。

情報共有だけの会議もありますし、決定するための会議もあります。

ただ、みんなが集まって話す意味のひとつは、

一人では出せない答えを作ること

なのだと思うようになりました。

自分が考えた案が100点である必要もない。

むしろ、

「私はこう考えています」

と出したものに対して、

「こういう考え方もありますよ」

「だったら、こうしてみませんか？」

と意見が加わっていく。

そうやって最初の案より良いものになれば、それでいいんですよね。

これまでの私は、会議に参加しながら、

最初から完成した答えを持っていこうとしていた

のかもしれません。

「答えなきゃ」よりも、まず相手の話を聞いてみる

そこで最近、少し意識するようになったことがあります。

それが、

「まず話を聞く」

ことです。

以前は質問されると、

「どう答えよう」

とすぐ考えていました。

でも最近は、

「この人は何を確認したいんだろう？」

「どこに疑問を持っているんだろう？」

「何について相談したいんだろう？」

と、一度相手の話を受け取るようにしています。

当たり前のことかもしれません。

でも、私にとっては意外と難しいことでした。

質問をされたからといって、すぐに完璧な答えを返す必要はありません。

「つまり、こういうことでしょうか？」

と確認してもいい。

「そこはまだ考え切れていません」

と伝えてもいい。

「皆さんはどう思いますか？」

と周囲に意見を聞いてもいい。

コミュニケーションは、一人で完成させるものではない。

そう考えられるようになってから、以前より少しだけ会議に入りやすくなった気がしています。

チームで話してみたら、自分一人では出なかった案が出てきた

そんなことを考えていた中で、最近チームメンバーと施策についてMTGをする機会がありました。

最初は、

「内容を共有して、方向性を確認できればいいかな」

くらいに考えていました。

ところが実際に話してみると、思っていた以上にいろいろな意見が出てきました。

「ここはこうした方がいいんじゃないですか？」

「だったら、このパターンもありそうですね」

「それをやるなら、こっちも考えた方がよさそうです」

一つの話から、どんどん別の話につながっていきました。

すると、自分の中でぼんやりしていた部分も整理されていきます。

社内として、

「この方向で進めよう」

という部分も具体的になりました。

さらに面白かったのが、最初にはなかった**＋αのアイデア**まで出てきたことです。

自分一人で考えていたら、たぶんそこまではたどり着かなかったと思います。

そのとき私は、

「ああ、会議ってこういう感じでやるんだな」

と、今さらながら思いました。

建設的に意見を出し合う会議は、意外と面白かった

これまでの私にとって会議は、どちらかというと緊張する場でした。

質問されたらどうしよう。

うまく説明できるかな。

変なことを言わないかな。

そんなことを考えることが多かったです。

でも、そのMTGでは少し違いました。

誰かの意見を聞いて、

「確かに、それもありますね」

となる。

そこから別の人が、

「だったら、こういう方法もありますよね」

と話す。

するとまた新しい考えが出てくる。

意見と意見がつながって、少しずつ形になっていく。

その感覚が、思った以上に面白かったです。

「自分が正しい答えを出さなければいけない」

ではなく、

「みんなでより良い答えを探していく」

と考えると、会議の見え方も少し変わりました。

今までは「質問される場所」だった会議が、

最近は少しずつ「一緒に考える場所」に変わり始めています。

「ビジネスでコミュニケーションを取れる人」には、まだ途中

もちろん、社長から言われた

「ビジネスでコミュニケーションを取れる人」

に、もうなれたとは思っていません。

今でも質問されて戸惑うことがあります。

相手の話を聞きながら、自分の考えを整理できないこともあります。

「もっとこう返せばよかったな」

と、会議が終わってから思うこともあります。

ただ、以前とは少し変わりました。

会議では、

「ちゃんと報告しなきゃ」

だけではなく、

「今日はどんな意見が出るだろう」

と考えられるようになってきました。

報告する。

聞く。

質問する。

相談する。

意見を出す。

そして、一緒に考える。

その繰り返しが、ビジネスでのコミュニケーションなのかもしれません。

私はまだ練習中です。

でも、以前より少しだけ前に進めている気がしています。

まとめ

以前の私は、

会議＝自分の考えを報告する場所

だと思っていました。

だから質問されると、

「何か正しいことを答えなきゃ」

と焦ってしまっていたのだと思います。

でも最近は、

会議は、みんなで話しながら答えを作っていく場所でもある

と考えるようになりました。

そのためには、自分が話すこと以上に、相手の話を聞くことも大切です。

誰かの意見から、自分にはなかった考え方が見つかる。

そこに別の意見が加わって、さらに良い案になる。

実際にそんな経験をして、

「会議って意外と面白いかもしれない」

と思えるようになりました。

まだまだうまくできないことばかりです。

それでも、

「報告する」から「一緒に考える」へ。

少しずつですが、私なりに会議との向き合い方を変えていきたいと思います。

読者への問いかけ

皆さんにとって会議は「報告する場所」ですか？
それとも「みんなで答えを作る場所」ですか？