Excelで買掛金・支払管理表を作る方法｜仕入・外注の支払を入れるだけで未払残・期限超過を自動追跡する無料テンプレ付き

「仕入や外注の支払、どれが未払いでいつが期限か、頭の中で管理していて怖い」「支払予定を過ぎているものに気づけない」——小さな会社・お店・フリーランスでよくある悩みです。この記事では、Excelの標準機能（関数）だけで、税込金額と支払額を入れるだけで、未払残・支払状態・支払期限の超過まで自動で追跡する買掛金・支払管理表を作ります。専用ソフトは要りません。

この記事でできるようになること

• 支払いの「未払残」を自動で出す

• 「支払済／一部／未払」の状態を自動で判定する

• 支払予定日を過ぎた未払いを「⚠期限超過」と自動で知らせる

ステップ1：未払残を自動で出す

未払残は「税込金額 − 支払額」。空欄を0として扱うため `N()` を使います。

未払残 ：=IF(税込金額="","",税込金額-N(支払額))

`N()` は「数値ならその値、空欄なら0」。まだ支払っていなければ支払額は空欄＝0として、金額がそのまま未払残になります。ここまでで「あといくら払うか」が出ます。

――ここまでが基本の考え方です。
この続き（支払済／一部／未払を自動判定するIF／支払予定日を過ぎて未払なら"⚠期限超過"と出す式／総未払と未払件数の集計）と、入力するだけで完成する【Excelテンプレ】は、この下にまとめています。支払いの取りこぼしを防げます。コーヒー1杯（¥300）でどうぞ。返金もできます。

■ 買掛金は「まだ払っていない仕入代金」です

売掛金が「まだもらっていない売上」なら、買掛金はその裏返しです。

　買掛金残高 ＝ 仕入れた金額の合計 − 支払った金額の合計

この1行が出せるかどうかが、支払管理の本質です。残高がゼロにならない行が、まだ払い終わっていない仕入です。

■ 買掛金と未払金は、分けておくと混乱しません

どちらも「まだ払っていないお金」ですが、中身が違います。

・買掛金 … 商品や材料の仕入れなど、本業の仕入れに対するもの
・未払金 … 水道光熱費、リース料、備品の購入など、仕入れ以外のもの

分けておくと、仕入れがいくらあったのかが一目で出ます。混ぜると、原価の計算でつまずきます。

■ 事故は「二重払い」と「払い漏れ」で起きます

請求書をファイルに綴じるだけの管理だと、この2つが必ず起きます。

・二重払い … 同じ請求書が2回出てきて、気づかずに2回払う
・払い漏れ … 請求書が別の書類にまぎれて、支払日を過ぎる

防ぎ方は、請求書ごとに1行を持たせて、支払った日を書き込むことです。

・支払日が空欄の行 ＝ まだ払っていない
・支払日が入っている行 ＝ 払い終わった

支払日が空欄の行だけを見れば、払い漏れは消えます。同じ請求書番号が2行あれば、二重払いはその場で止まります。

■ 締め日と支払日を、取引先ごとに持たせます

支払いの条件は、取引先ごとに違います。

・月末締め・翌月末払い
・20日締め・翌々月10日払い

取引先の一覧にこの2つを入れておくと、仕入れを記録した時点で支払予定日が自動で決まります。
予定日が並べば、そのまま「いつ、いくら出ていくか」の表になります。

■ 支払いが重なる日を、先に見つけます

月末に払いが集中する会社は多いのですが、集中していること自体には気づきにくいものです。

支払予定日ごとに金額を合計してみてください。ある1日に、月商の半分近くが出ていくことがあります。
その日に入金が間に合わないと、残高が足りなくなります。

・支払日をずらせないか、取引先に相談する
・入金の早い取引を、その前に持ってくる

どちらも、気づくのが早ければ選べます。前日に気づいても、もう選べません。

■ 相殺と一部支払いに気をつけます

残高が合わなくなる原因は、たいていこの2つです。

・相殺 … 相手に売りも立っている場合、売掛金と相殺して差額だけ払うことがあります
・一部支払い … 1件の仕入に対して、複数回に分けて払うことがあります

1件の仕入に対して支払いを1対1で管理していると、この時点で崩れます。
支払いの行を複数ぶら下げられる形にして、残高は引き算で出してください。

■ 支払予定を、毎月のお金の動きにつなげるなら

支払予定日と金額が出たら、それを月別の資金の動きに入れます。残高が細くなる月が先に見えます。

Excelで資金繰り表を作る方法（税込¥300）