Excelで残業時間を管理する方法｜36協定の上限（月45h・年360h）を自動でアラート

「気づいたら社員の残業が36協定の上限を超えていた」「月45時間・年360時間を、一人ずつ手で確認している」——労務担当にとって、見落とすと大きな問題になる管理です。

この記事では、Excelの標準機能（関数）だけで、当月と当年累計の残業時間を入れるだけで、上限に近づいた人・超えた人を自動でアラート表示する管理表を、コピペで使える数式付きで解説します。

この記事でできるようになること

• 月の残業が上限（初期45時間）を超えた人を自動で警告する

• 上限の8割に近づいた人を「注意」として早めに気づく

• 年の累計（初期360時間）も同様に監視する

• 上限超の人数を自動集計する

ステップ1：上限を設定セルに置く

月の上限・年の上限をセル（例：C7＝45、C8＝360）に入れておきます。式から参照するので、自社の協定に合わせて数字を変えるだけで運用できます。

ステップ2：月のアラートを自動表示する

当月残業（D列）を上限と比べ、超過・注意・空白を出し分けます。`IF` を入れ子にします。

=IF(D15="","",IF(D15>$C$7,"⚠超過",IF(D15>$C$7*0.8,"注意","")))

「上限を超えたら⚠超過、8割を超えたら注意、それ以外は空白」という3段階です。超えてから気づくのではなく、8割で気づけるのがこの式の価値です。

ステップ3：年の累計も同様に監視する

当年累計（E列）を年の上限と比べます。年は9割で「注意」にしておくと安全です。

=IF(E15="","",IF(E15>$C$8,"⚠超過",IF(E15>$C$8*0.9,"注意","")))

ステップ4：上限超の人数を集計する

`COUNTIF` で「⚠超過」の数を数えれば、対応が必要な人数がひと目で分かります。

=COUNTIF(月アラートの列,"⚠超過")

作る時間が惜しい人へ

ここまでの仕組みを全部組み込み、社員ごとに当月残業と年累計を入れるだけで、上限アラートと集計が自動で動く完成テンプレートを用意しました。

• 月・年それぞれ「⚠超過／注意」を自動表示（上限値は自由に変更可）

• 上限超の人数・当月残業合計を自動集計

• 「使い方」シート付き／数式は検証済みでエラーゼロ

なお、36協定には特別条項など個別の取り決めがあります。上限値は自社の協定に合わせて調整してください。早めに気づける仕組みがあるだけで、労務リスクは大きく下がります。

👉 完成テンプレートはこの下のダウンロードから（このページの解説はすべて無料です）

📌 上限を超えていないかを見るだけでは足りません

36協定の上限管理と、労働時間の客観的な把握・3年間の記録保存（労働安全衛生法66条の8の3）は別の要件です。自己申告だけの管理は、この要件を満たさないおそれがあります。

Excelで足りる会社と足りない会社の境目を、条文から整理しました。

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