AIは使える。でも手作業が減らない人へ。最初に自動化する1工程の見つけ方

2026年7月19日 20:42

自動化ツールが少し使えるようになると、見える景色が変わります。
あの作業も自動化できそう。
この報告書も仕組みにできそう。
と全部やりたくなります。

そして、たいてい最初の1個で止まります。
選びがちなのが「いちばん面倒に感じている、いちばん複雑な業務」だからです。
例外だらけで、途中に人の判断が挟まって、フローは完成しない。
ツールのせいではなく、選んだ業務のせいです。

自分は仕事で自動化フローを組む前に、必ず「業務の棚卸し」をやります。名前は大げさですが、中身は質問2つだけです。

質問は2つ

①その作業は、どのくらいの頻度で発生するか。

②手順は、毎回同じか。

この2つで眺めると、最初にやるべき業務はハッキリします。
「毎日発生していて、手順が毎回同じ」もの。
毎朝届いたメールを種類ごとに振り分けて、必要なものだけ人に回す。
ああいう作業です。議事録の整形や、定型レポートもそうです。

逆に、頻度が高くても手順がバラバラな業務は、まだ早い。手順が同じでも月1しかない業務は、後回しでいい。月1の作業を自動化しても、浮く時間より作る時間のほうが長くなりがちです。

棚卸しでは、自動化しない業務も先に決めます。自分の場合は、この3つを外します。

特に3つ目です。
自動化は、失敗しても困らない場所から始めるのが安全でした。
自分も最初は社内向け・自分向けの業務だけにして、外に影響が出るものは仕組みが安定してから広げました。

やることは地味です。1週間、自分の作業をメモするだけ。

コツは、きれいな一覧表を作ろうとしないこと。表づくり自体が面倒で、続きません。代わりに、「あ、また同じことやってる」と思った瞬間だけメモします。これなら続きます。

1週間で、だいたい5〜10個たまります。それをさっきの質問2つで並べ替えると、最初の1個は勝手に決まります。

クライアント先で棚卸しをするときも、実はやっていることは同じです。「毎日やっていて、手順が説明できる作業はどれですか」。ヒアリングでこれを聞いていくだけで、自動化の候補はほぼ出揃います。

この2軸で選んだ実例を、ひとつ。

ある現場に、問い合わせフォームの内容を毎回人が読んで、内容ごとに担当者へ回す作業がありました。毎日発生して、振り分けルールはほぼ固定。2軸のど真ん中です。

これをDifyで、問い合わせをAIが読んで「技術的な質問」「料金について」「その他」に分類し、担当者へチャット通知が飛ぶ形にしました。1人で全部読んでいた作業が、通知を確認するだけになりました。

派手な仕組みではないです。ただ、毎日発生する作業なので、効きは大きかったです。

「何を自動化するか」を決めずにツールだけ触ると、複雑な業務に突っ込んで挫折しがちです。自分はこの順番にしてから、詰まることがぐっと減りました。

今日から1週間、「また同じことやってる」と思った瞬間だけメモしてみてください。最初に自動化すべき1個は、そのメモが教えてくれます。

最後まで読んでくれて、ありがとうございます。週1くらいのペースで、実装メモとつまずきの記録を書いています。今後の投稿が気になる人はフォローしておいてください。