上司の話を"ちゃんと"聴く
仕事をしていく上で、上司からの指示を受けることは避けて通れません。しかし、その指示をどう受け取るかには大きな差があります。単に"聞く"という行為と、"ちゃんと聞く"という行為には明確な違いがあると考えています。今回は、指示を受けるという行動が、ただの作業として終わるのではなく、成果に繋がるための重要なポイントとなる理由について考えてみます。
①上司の指示を聞く
上司からの指示を聞くことは、職場での基本的な業務です。指示を聞いたら、必要な情報を得たという意味では一応の完了といえます。この時、タスクの完遂まで明確なロードマップが描けない場合は不十分な対応です。
例えば、上司が「この資料作成を明日中に終わらせてくれ」とだけ伝えた場合、「なるほど、明日中に終わらせるんだな」と思い、ただそのまま業務をこなすだけでは、途中で壁にぶつかることが多いでしょう。タスクの進行中に「ここで詰まったけれど、上司が指示した通りにやるしかないか」と流してしまうと、結局品質を損ねる可能性もあります。また、上司と自身の間に解釈の乖離が発生します。一般的に仕事のミスはこのような相手と自身の期待値のずれから発生するケースがほとんどです。
② 上司の指示を“ちゃんと”聞く
では、"ちゃんと聞く"という行為はどういうことでしょうか。それは、指示された内容をただ受け止めるだけでなく、タスクを完遂するための全体像を自分で描き、そのために必要な情報を積極的に集める姿勢を意味します。
例えば、上司から「この案件を明日中に終わらせてくれ」と言われた場合、単にその通りに動くのではなく、自分の中でそのタスクの流れを整理し、必要な情報を確認することが重要です。具体的には、次のようなステップを踏むことが考えられます。
目的とゴールの確認
まず、「なぜこの案件を明日までに終わらせる必要があるのか？」といった根本的な目的を明確にします。目的を理解することで、何が最も重要で、どの部分に時間をかけるべきかが見えてきます。必要なリソースや情報を洗い出す
指示された仕事に必要な資源、情報、協力者などを確認します。例えば、他部署の協力が必要であれば、その旨を確認したり、過去に似たような案件があった場合にはそのデータを参照することが考えられます。この時、データの参照元が分からない場合はあわせて聞いておくほうが良いでしょう。優先順位をつける
タスクの内容を細かく分解し、どれを優先すべきかを決めます。もし不明点があれば、その都度上司に確認をし、明確にしていきます。定期的な進捗報告と確認 ←"ココがもっとも重要"
完了までの進行具合を上司と共有し、指示通りの進捗であるかどうかを定期的に確認します。ここで重要なのは、進捗の過程で気になる点や変更があれば、すぐにフィードバックを受け、修正を加えていくことです。個人的には進捗の1~2割で上司が描いている完成イメージと私の完成イメージが同様かのすり合わせを行った方が軌道修正しやすい&上司の反応が良いと感じています。
このように、タスクをただこなすのではなく、自分自身で計画を立て、適切な質問を行いながら進めていくことが、結果として"ちゃんと聞く"ことに繋がります。これによって、上司の期待に応え、かつ自分の成長にも繋がるのです。新人でも自身の業務をどのように思考・工夫すれば楽しくなるかは考えることができます。
なぜ“ちゃんと”聞くことが大切なのか？
指示を"ちゃんと聞く"ことの最大のメリットは、仕事を進める中で直面する問題を早期に発見し、解決するための手立てを打つことができる点です。最初の段階でしっかりと質問し、理解を深めていれば、途中で行き詰まることなくスムーズに仕事を進めることが可能になります。
また、上記でも述べたとおりこうした姿勢は上司からの信頼を得るためにも大きなポイントです。上司にとって、指示がしっかりと理解され、実行されることは非常に安心感をもたらします。そのため、自分から積極的に質問をし、確認を行うことで、信頼関係が深まるでしょう。
結論
「上司の指示を聞く」ことは仕事の基本ですが、ただの作業として受け入れるのではなく、指示の本質を理解し、自分のタスクとして完遂するために必要な情報を集めることこそが「ちゃんと聞く」という行動です。この違いを意識することで、より効率的に仕事を進め、上司の信頼を得ると共に、自分自身の成長にも繋がります。
指示を受けた時には、ただ受け身でなく、自ら積極的に行動することが重要であることを忘れないようにしましょう。
