【前提】を細かく伝えることの大切さ｜裏方仕事の流儀

前提を細かく伝えることがいかに大事かって話をタラタラします。

裏方の目線

スプレッドシートを扱う仕事って、どこか黙々と進める裏方の業務、という印象があると思います。実際、多くの人が「目立たないけど必要な仕事」として、それを担っているんじゃないでしょうか。

僕自身も、意外とこの“黙々作業”が好きだったりします。静かな時間に集中して、整理整頓された構造を考えるのって、ちょっとした快感がありますよね。

作業している間、脳内では常に「どうやったらもっと良くなるか？」を問い続けています。スプレッドシートの列の順番ひとつ取っても、「この情報はどのタイミングで必要になるか？」を考えたり、「ここの色分け、逆に分かりにくくないか？」なんて自問自答を繰り返します。

で、そういう作業を続けていると、どうしても「前提」や「構成」について考える時間が増えてくるんです。

「どう作ればうまく回るかな？」 「これ、現場でどう使われるんだろう？」 「本当にこのやり方がベストなんだろうか？」

そういう思考が無意識に働くようになる。 結果、作り手としての視点がどんどん深まっていくし、そこにある程度の愛着も生まれてくるんですよね。

でも、ここでひとつ注意したいのが、「自分がこれだけ考えてるんだから、相手も同じ熱量で見てくれるはず」って思いがちになること。これ、危険です。

愛着は、時に誤解を生みます。自分が大切に思っているからこそ、相手にも丁寧に扱ってほしいと思ってしまう。でも、相手はそれを“ただのファイル”くらいにしか見ていないかもしれないんですよね。

現場の目線

一方で、実際にそれを使う現場の人たちの目線ってどうでしょう？

……うん、ぶっちゃけあんまり興味ないんですよね、裏側には。

「便利になった、ラッキー」くらいに思ってくれる人もいれば、「今までのやり方が一番楽」って言って、変化を嫌がる人もいます。

そもそも「どうやって作られてるか」なんて、知る必要もないし、興味もない。 目の前の業務がちゃんと回ればそれで十分。

だから、僕たちがいくら工夫を凝らして作っても、その価値がちゃんと伝わるとは限らないんです。

ましてや「列を1つずらした理由」や「関数の中でどうエラー処理してるか」なんて、もう完全に蚊帳の外。 それが当たり前。

受け取る人にとって、それは“自分の業務を少し便利にしてくれる何か”でしかない。

つまり、僕らがいくら考え抜いて構築した仕組みも、「ありがた迷惑」と受け取られる可能性があるってことです。 それでも僕らは、やらなくちゃいけない。

まず信用を得ることの大事さ

現場の人にとって、裏方は“余計なことをしてる人”に見えることもあります。

「なんかいじってるけど、それって本当に必要なの？」

だからこそ、まず最初に必要なのは“信用”です。 僕らは現場の人をお客さんと見立てて、彼らの信頼を獲得するところから始めなきゃいけない。

方法はシンプル。困りごとを解決することです。

言われた課題を解消することもあれば、こちらから「こういうことで困ってませんか？」と働きかけて、潜在的なニーズを見つけることもある。

ひとつ、またひとつと解決していくうちに、相手は次第にこちらを“信頼できる人”として見てくれるようになります。

「この人なら任せて大丈夫そう」

そう思ってもらえたら、仕事はぐっとやりやすくなります。

信頼が芽生えると、相手は「ちょっと相談してみようかな」と思うようになります。 この“相談したい”という気持ちを持ってもらえるかどうかが、ものすごく大きな分かれ道なんですよね。

信用さえ得ればいいのか？

とはいえ、それだけでは不十分です。 信用されすぎると、「申し訳ないから頼みにくい」「気を遣ってしまう」という空気が生まれてきます。

すると今度は、肝心のフィードバックがもらえなくなってしまう。

「もう十分助けてもらってるし、これ以上お願いするのは悪いかな…」 そんな気遣いが、実は改善のチャンスを奪ってしまうんです。

僕たちの仕事は“変化を起こす”ことです。 そのためには、現場の声が必要不可欠。

「気軽に話せる雰囲気」「一緒により良くしていく姿勢」

これをキープし続けることが大事なんです。 上にも立たず、下にもならず、横並びで「いっしょに良くしていきましょう」って言い続けること。

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こちらの意思の表し方1：「フィードバックをもらいにいく」

意思の表し方として1つ目は、率直なフィードバックを直接聞きにいくということです。使った人にしかわからない細か〜い意見は宝の山です。

しかし相手は「こんな些細なことを言っていいんだろうか？」と思っています。でも実際そういう細かい面倒とかを解消することで、ぐ〜んとアウトプットは良くなります。

もちろん全部は叶えられませんが、それも理由をつけてきちんと説明することで相手の納得感にもなります。

そしてフィードバックから良くなったことを、チームや当人に「めちゃ良くなりました！ありがとうございます！」と返すだけで、相手はなんでもない意見を言っただけだけど、すごく感謝された。これからも言おうという気持ちになっていきます。

また、アウトプットが自分の意見によって変わる経験をすることで、少しずつ自分ごとになっていくのです。

こちらの意思の表し方2：「前提を丁寧に説明する」

「前提を丁寧に説明する」これこそ仕事の肝です。

どんなに頑張っても提供する側とされる側では、モチベーションや理解度は全くと言っていいほど違います。

数ヶ月そのスプレッドシートと向き合ってきたあなたからしたら、1列目にその項目があることも当たり前かもしれませんが、今日初めて受けとった人からしたら、
「なんでこんな配置なんだろう・・」
なんてことはザラです。

差分が生まれる理由は単純であなたは当該スプレッドシートと向き合った多くの時間があり、更にはその期間で業務を想像し「2手3手先ではこうなるのでは？」ということをし続けていたからです。

しかし、多くの場合提供される側は、該当業務のことを考える時間もあまり与えられないまま、今日という日を迎えます。

どうしたら同じような理解に近付いてもらえるのでしょうか？
それは「前提を話す」ことです。自分がそこに至った背景を、整理して伝えるのです。そうすることで、

・なぜこれを作ったのか
・なぜこうしないのか
・そもそも・・・

みたいな疑問や課題を払拭できます。

そして整理がうまくいき、いいストーリーを伝えられるとなんなら共感してもらうことができ、自分ごとにしてくれることもあります。

伝え方はあってる？

いくら説明をしすぎても足りるなんてことはあり得ません。確実に不足があると思うことが重要です。

そんな状態の中であなたは「口頭でざっくり共有」なんてことがあったとしたら大論外です。

相手に一番伝わる手段ってなんでしょうか？
一緒にやってもらう？
次は動きのある映像ですかね。
その次は画像？
その次は活字？
その次は言葉？

「口頭で伝える」という手段は、他の手段に比べて伝わりにくいものだと分かりながら、あなたは今口頭で伝えようとしているんです。職務怠慢じゃないですか？

現実問題として動画を作る時間はないかもしれないが、だとしたら相手の手元に残るようなものを作る努力は少なからずしてもいいのかもしれない。

それすらできないのなら、いつでも質問していいような空気をしっかり作ってあげる必要があるのかもしれない。

前提や情報はいくら伝えても足りないのです。
でもただ伝えればいいというわけでもない。
裏方は作って終わりではない。使ってもらわなければ意味がないのです。

実は「前提を伝える」ことに必死に向き合うことこそが本当に重要な業務なのです。

最後に

僕たちの仕事は、“作って終わり”じゃありません。

使われて、少しずつ育って、ちゃんと根づくところまで見届けて。
はじめて、それが「仕事だった」と言える気がするんです。

だからこそ、「前提を伝えること」に、これからもこだわっていきたい。

たぶんそれは、地味でめんどくさい作業です。
でも、その“ひと手間”にちゃんと向き合うことこそが、
裏方にしかできない、静かな誇りなんじゃないかと思うんです。

語られなかったら、価値はなかったことになってしまう。
だから僕らは、言葉にして届け続ける必要がある。

裏方こそ、“語るべきことを持っている”。

それを信じて、今日もまた、前提を語ります。

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