【仕事ができる人だとすぐわかる】段取り力が高い人が徹底していること10選｜カスタマーサクセス/Ops業務で周りを”1.3”にする人間になるための心得

仕事ができる人、段取り力が高い人ってどんな働き方をしているのだろう・・そんなことを思ってたどり着いたと思います。恐らくあなたは求められることの変化に戸惑っている時期なのではないでしょうか。

「若さ」は最後の切り札だ

若いうちはがむしゃらに業務を進めて、個人の成績を上げたり、手数が増えていたり、遅くまで頑張っていれば一定評価されます。しかし、年齢を重ねると求められていることが変わっていることにあるとき気づきます。

左利きのエレンの名言で
”「若さ」は最後の切り札だ 勘定に入れるな”
というセリフがあります

若さ/手数/がむしゃら/個人成績という武器が封じられたとき、あなたには何が残るでしょうか？

「若さ」の次に求められるもの

仕事で「若さ」的なものを求められなくなった人間には何が求められるのでしょうか？

個人的な見解にはなりますが、２通りの道があると思います。

①超越した個人成績を残し、再現性を言語化する

今までが10なら20、平均が100なら200を出せるようなプレイヤーになることです。とにかく1つの道を極めるという方向性です。
そしてただ成績を上げ続けるだけでなく、言語化して再現性を出せる人間になることです。言語化できる人は、他者に教えることができるだけでなく、別の分野でも応用ができるためどこに行っても重宝されます。

②周りを1→1.3にできるようになる

前者はとてつもないスペシャリストです。正直そんなところに辿り着ける人は会社に何人もいないです。じゃあ凡人の生きる道はというと周りを活かせる人間になるということです。
①：自分が1→2になる（自分：2 + 他者：1×4 = 6 ）
②：自分の周りが1→1.3になる （自分：1 + 他者：1.3×4 = 6.2 ）
②の道を実行できれば5人チーム以上のチームであれば、自分がそのままでも、①以上の効果が得られるわけです。そして数が増えれば増えるほど、①との差がどんどん大きくなるわけです。

②の道は、前者よりもテクニカルにできることが多く、割と経験でできるようになるにも関わらず、社会ではものすごく不足しています。
一見した時に目立たないので、そういう人の存在に気づきにくいため、目指そうという人も少ないんですよね。

周りを1→1.3にする道

というわけで今回は②の道の1つである、Opsや事務などでフロー構築的な仕事で周りを1.3にしている人が仕事で徹底していること具体的なことから抽象的なところまで10個ご紹介します。

1.今の業務だけじゃなくて、この先どう展開するかを想定しておく

突発的な業務が降ってくることがありますよね。例えば、

「来週からプロジェクトを開始するから、進捗を管理できるようにしておいて！」

なんて言われるわけです。一番シンプルな進め方としては「上司にどういう進捗が可視化できていればいいですか？」などと聞くわけですよね。そして言われたものを作って上司に見せて、OKをもらう。

だめ！不十分です！！笑

もし、こういう仕事の進め方をしているとすればあなたは上司を勘違いしています。別に上司は全知全能の神ではありません。なので、とりあえず自分の任された範囲が一旦できればいいくらいの感覚でいるものなのです。そんな人が言ったことだけを盲目的に信じているなんて、愚の骨頂です。

まずは、ざっくりでもそのプロジェクトの全容を確認,理解するところから始めましょう。

例えば「契約数の進捗だけわかればいいから」と上司に言われたとしても、プロジェクトの全容を把握していれば、

「契約後の管理ってどうするんだろう？

ってところに気付けますよね。大方の上司は「わからない」「それは誰かが考えるっしょ」って思ってたり、そこまで考えが至っていないケースがほとんどです。

そして2週間後に

「ごめん。契約後の管理もしなきゃいけないから、作り替えて！」

って言われるわけです。依頼された瞬間には目の前のことだけをやる方が時間がかからないように感じるかもしれませんが、作り直しなどの手間を考えたら、ある程度理解に時間をかけ、最初から先回りしておく方が圧倒的にコスパが良いのです。

最低限2,3手先までの変化は予想して、その時は不要と思われても、仕込みだけしておくだけで、コスパが全然違います。そして周りの見る目も変わっていきます。

2.業務管理的なスプシを作る場合の心得

1は仕事への向き合い方的な話でしたが、1の次ステップとして、具体的に業務管理的なスプシを作ってくれみたいな依頼が出てきます。

その場合、今の業務だけを近視眼的に切り取って作り込むなんてことをしてはいけません！絶対。

ある程度の期間使うであろう業務管理的なスプシは時間経過とともに、確実に業務の変化や、管理したい内容の追加が発生します。

全ては予測できないにしても、付随業務としてどんなことが起こるかを想定するのです。そして、追加が起きたときは徹底的に自責です。「なぜこのレベルのことが想定できなかったのだ？！」と。そしてこれが次回以降想定できるようになるために必要な材料はなんだったのだ？！と、常に自問自答するのです。その繰り返しが次回以降の先回りの種になります。

また、更新の手間がかかるみたいなものは御法度です。これは借金していい服を買っているようなもので、未来の自分に負債を背負わせているに過ぎません。

まずは理想を想定したのちに、手軽に取れるデータでどこまで近づけられるかっていう思考をしましょう。なんかしらあります。思いつかない場合は、確実に思考が凝り固まっていると思って下さい。

3.業務管理的なスプシには大量の空白列を仕込む

2で業務は変化していくものとお伝えしました。これは真理です。ほぼ確実に最初とは違う形になっていきます。

ともすると、変化に対応しやすい形を作っておくことが超大切です。

その一つとして「空白列」を仕込んでおくことが挙げられます。

GASやQUERY関数、VLOOKUP関数、Zapierなど我々の武器であり相棒たちは列の変化に弱い傾向があります。

単純に1つのスプシで何かをしているうちは大した問題にならないのですが、業務が進むにつれて管理は確実に複雑化します。

そんな時に起こるのが「列追加をしたいけど、壊れないか不安」問題です。慣れないうちはその問題に気づかず壊すことの方が多いかもしれません。笑
これがなかなか厄介で、変更にものすごく労力がかかるようになっていきます。

それを避ける一つの方法として、空白列を初期から仕込んでおき、非表示にしておくという作戦です。過去の自分にものすごい感謝することになりますw

4.利用する人は最大でどの程度まで広がりそう？を想像する