メールの書き出しに困ったら #01

メールの書き出しに困ったら、AIに聞いてみた話

「このメール、なんて書き始めればいいんだろう」

仕事でも日常でも、そんな場面は意外と多いと思います。 特に謝罪やお願いなど、気を遣う内容ほど手が止まってしまう。

今日は、そんな「メールの書き出し」をAIに聞いてみたらどうだったか、という話をしてみたいと思います。

書き出しで止まる、あの時間

メールを書こうとして、最初の一文が出てこない。

「お世話になっております」の後、何を書けばいいのか。 「先日はありがとうございました」で始めていいのか。 「突然のご連絡失礼いたします」は堅すぎないか。

こんなふうに迷っているうちに、5分、10分と過ぎていく。 内容は決まっているのに、書き出しだけで止まってしまう。

よくあることだと思います。

特に困るのは「気を遣うメール」

普通の連絡ならまだいい。 問題は、心理的に負担のかかるメールです。

たとえば、こんな場面。

• 納期に間に合わなかったときの謝罪

• 無理なお願いをしなければいけないとき

• 断りの連絡を入れるとき

• クレーム対応の返信

こういうメールは、書く前から気が重い。 言葉を間違えたら相手を怒らせるかもしれない。 そう思うと、余計に手が止まってしまいます。

試しにAIに聞いてみた

あるとき、どうしても謝罪メールの書き出しが浮かばなくて、試しにAIに聞いてみました。

「納期に遅れてしまったお詫びのメールを書きたいのですが、書き出しはどうすればいいですか」

すると、いくつかのパターンを提案してくれました。

そのまま使えるものもあれば、少し直したいものもある。 でも、ゼロから考えるよりずっと楽でした。

「あ、こういう言い回しがあるのか」と気づけるだけでも、だいぶ違います。

「こんなことでも聞いていいんだ」

最初は、こんな簡単なことをAIに聞いていいのか、少し抵抗がありました。

でも使ってみると、敬語の使い方や言い回しの確認など、ちょっとした相談にもちゃんと答えてくれる。

「この表現、失礼になりませんか」と聞けば、別の言い方を教えてくれる。 「もう少し柔らかくしたい」と伝えれば、トーンを調整してくれる。

自分一人で悩んでいた時間が、かなり短くなりました。

全部任せなくてもいい

AIが作った文章をそのまま送る必要はありません。

書き出しだけ参考にする。 言い回しのヒントをもらう。 下書きを作ってもらって、自分で直す。

そのくらいの使い方で十分です。

大事なのは、「手が止まる時間」を減らすこと。 AIはそのためのきっかけになってくれます。

具体的な聞き方の例

もし試してみるなら、こんなふうに聞いてみてください。

「取引先に納期遅延のお詫びメールを送りたいです。書き出しの例をいくつか教えてください」

「上司に休暇申請のメールを送りたいのですが、失礼にならない書き方を教えてください」

「お断りのメールを書きたいのですが、角が立たない表現はありますか」

ポイントは、状況と目的を伝えること。 それだけで、かなり的を射た提案が返ってきます。

気を遣うメールこそ、AIに頼る

謝罪、お願い、お断り。

こういう「書くのがしんどいメール」ほど、AIに相談する価値があります。 心理的な負担が減るだけでも、だいぶ楽になります。

もちろん、最終的に送るのは自分の言葉です。 でも、最初の一歩を手伝ってもらうだけで、ずいぶん違う。

気になったら、次に手が止まったとき、試しに聞いてみてください。

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書いているのは、明石在住の「あき」です。

40代でAIと出会い、「これは関係ない」と思っていた自分が、今ではセミナー講師としてAIの使い方をお伝えしています。明石を中心に、セミナーや個別のご相談もお受けしています。
このシリーズ「AIのある日常」では、暮らしや仕事の中でAIを使ってみた体験を紹介しています。ChatGPT・Claude・Geminiの始め方を順番に学べる「AIの始め方 完全ガイド」シリーズもありますので、興味があればそちらもどうぞ。

「はじめまして、あきです」

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