【有料記事】負担が減る仕事術――考えなくてもできる仕組みの作り方

太助くんは、少し前の自分を思い出していた。

太助くん（心の声）
「報告を忘れないようにしなきゃ」
「ちゃんと伝えなきゃ」

そう思えば思うほど、
頭の中が詰まっていた気がする。

今は――
同じ仕事をしているはずなのに、
なぜか、少し余裕がある。

楽になった順番を、振り返ってみる

太助くん
「京香さん、ちょっとまとめてみたんですけど……」

京香さん
「なにを？」

太助くん
「自分が楽になった順番、です」

太助くんは、指を折りながら話す。

太助くん
「まず、終わったら“その場で1行”書くようになって」
「次に、あとで言おうって考えなくなって」
「気づいたら、“あれどうなった？”って聞かれなくなりました」

京香さん
「……うん」

太助くん
「やってることは、前と同じなんです」
「ただ、迷わなくなっただけで……」

特別なことは、何もしていない

京香さん
「別にね、特別なことはしてないよ」

太助くん
「でも、仕組みとか……」

京香さん
「人を変えてないでしょ」

太助くん
「……あ」

京香さん
「ちゃんとやってる人が、
　考えなくて済む形を置いただけ」

深見さん
「つまりね」

太助くん
「はい」

深見さん
「再現しようとするときに必要なのは、
　根性でも、意識改革でもない」

深見さん
「同じところで考えなくなる順番だけ」

太助くんは、表を思い出す。

・書く場所が決まっている
・終わったらチェックするだけ
・未完了だけが自然に目に入る

太助くん（心の声）
「確かに……」
「考え方を変えた感じ、あんまりしないな……」

詰まる場所は、だいたい同じ

太助くん
「でも、これ部署で使うとしたら……」
「たぶん、詰まる人もいますよね」

京香さん
「うん。いる」

太助くん
「たとえば……」

・誰が書くのか分からない
・どこまで書けばいいか迷う
・見てるだけで、誰も触らない

京香さん
「そこ、だいたい同じ」

深見さん
「だから、その先は“使い方の話”になる」

太助くん
「……ああ」

京香さん
「ここまでは、“そのまま使えば楽になる形”」
「でも、立場や人数が変わると、工夫も変わる」

太助くん
「じゃあ……」

京香さん
「必要になった人だけ、
　次の段階を見ればいい」

太助くんは、少し安心した。

太助くん（心の声）
「全部できなくていいんだ」
「今の場所から、1段だけ上がればいい」

この流れは、
特別な職場の話じゃない。

ちゃんとやってる人がいる場所なら、
同じように、再現できる。

必要になったら、
次の話を読めばいい。

この「進捗・報連相管理シート【自動整頓】」は、
正直、今のままでも十分使えます。

・未完了が上
・完了は下
・チェックを入れるだけ

――これだけで、
「あれどうなった？」は、かなり減ります。

京香さん
「別に、無理にいじらなくてもいいから。
　迷わなくなったなら、それで合格。」

ただし。

太助くん
「……でも、たまにどれがヤバいかまでは、
　まだ頭で考えてます……」

京香さん
「でしょうね。
　じゃあ、考えなくていい段階まで、もう一段だけ行こ。」

ここから先は、
同じシートを、もう少しだけ楽に使う方法です。

全部やらなくて大丈夫。
気になったところだけ、拾ってください。