施設維持管理におけるディジタル化推進について
「施設管理の現場でもディジタル化を進めたい」
そう考えている方は多いと思います。
ただ実際には、
“やりたいけど進まない”
という現場がかなり多いのではないでしょうか。
私は施設管理の現場に15年従事し、
ホテルや倉庫などの管理、所長業務、衛生管理、保健所対応なども経験してきました。
その中で感じるのは、
施設管理のディジタル化が進まない理由は、
単にツールが足りないからではない ということです。
今回は、現場目線で見た
「施設管理のディジタル化が進まない3つの理由」 を整理してみます。
① そもそも“紙で回る仕組み”が強すぎる
施設管理の現場では、今でも紙の運用がかなり根強いです。
例えば、
点検表
作業報告書
引継ぎメモ
不具合記録
巡回記録
このあたりは、現場によってはまだまだ紙が中心です。
もちろん紙が悪いわけではありません。
その場ですぐ書ける、誰でも使えるという強みもあります。
ただ、紙中心の運用には次のような問題があります。
情報を探しにくい
集計しにくい
引継ぎしづらい
過去履歴を追いにくい
記入の質が人によってバラつく
つまり、
「回っているようで、実はかなり非効率」
になっていることが多いです。
ディジタル化が進まない現場では、
この“紙でなんとなく回っている状態”が
思っている以上に強い壁になります。
② 属人化していて、整理する前に人に依存してしまっている
施設管理の現場では、
どうしても 「あの人しか分からない」 が起こりやすいです。
例えば、
この設備のクセは○○さんしか知らない
この報告の書き方は△△さん流
引継ぎのポイントは口頭でしか伝わらない
台帳の更新ルールが担当者依存
こういった状態になると、
ディジタル化の前にまず “整理” が必要 になります。
ここでよくある誤解が、
「システムを入れれば解決する」という考え方です。
でも実際は逆で、
整理されていない業務を、そのままデジタル化しても混乱するだけというケースが多いです。
ディジタル化で本当に大事なのは、
ツール導入そのものよりも、
何を残すべきか
誰が見ても分かる形か
引継ぎしやすいか
続けられる運用か
を整えることだと思っています。
つまり、
ディジタル化の前に必要なのは
「仕組みの見える化」 です。
③ “現場で使える形” まで落とし込まれていない
これが一番大きいかもしれません。
施設管理の現場では、
良さそうな仕組みや管理表を作っても、
「結局使われない」 ことがあります。
なぜかというと、
現場は忙しいからです。
例えば、
入力項目が多すぎる
どこに何を書くか分かりにくい
作る人目線で、使う人目線になっていない
“理想” は正しいが、現場運用に乗らない
こうなると、
最初は使ってもだんだん形骸化します。
施設管理のディジタル化で重要なのは、
「きれいな仕組み」ではなく「続く仕組み」 です。
私はこれまでの経験上、
本当に必要なのは
現場で迷わないこと
書く負担が重すぎないこと
引継ぎしやすいこと
管理者も確認しやすいこと
だと感じています。
つまり、
ディジタル化で大事なのは
“便利そう”より“回るかどうか” です。
では、どう進めるのが現実的か？
施設管理の現場でディジタル化を進めるなら、
いきなり大きな仕組みを入れるより、
まずは 「日常的に使う管理資料」から整える のが現実的です。
例えば、
点検チェック表
不良是正管理台帳
引継ぎシート
報告フォーマット
管理項目一覧
こういったものを、
“現場で使いやすい形” に整えるだけでも、
かなり運用は変わります。
特に今まで使用いた資料をそのまま流用できることが近道といえます。
実際、DX化というと大げさに聞こえますが、
現場ではまず
「探しやすい」
「引き継ぎやすい」
「管理しやすい」
この3つを整えることが出発点だと思っています。
まとめ
施設管理の現場でDX化が進まない理由は、
大きく分けると次の3つです。
紙運用が根強い
属人化している
現場で使える形まで落ちていない
そして、
DX化を進めるうえで本当に大切なのは、
「便利そうな仕組み」より
「現場で回る仕組み」 を作ることです。
施設管理の仕事は、
机上の理屈だけでは回りません。
だからこそ、
現場に合った形で少しずつ整えることが重要だと考えています。
おわりに
私は、施設管理15年の実務経験と、
ホテル・倉庫管理、所長経験、ビル管選任、保健所対応などの経験をもとに、
施設管理業務の標準化・DX化・業務整理 に関する発信をしていく予定です。
点検記録を整理したい
引継ぎをしやすくしたい
現場に合った管理フォーマットを整えたい
書類をもっと効率化したい
といったお悩みがあれば、
今後の記事でも具体的にまとめていきます。
また、
現場で使いやすいテンプレートや業務整理のたたき台 は
ココナラでも順次まとめていく予定です。
※4/18 ホテル施設維持管理開業者向けの法令確認表を作成しました。
https://coconala.com/contents_market/pictures/cmo3v99t804rwbv0hhkv9t2y8
必要な方は、そちらもご活用ください。
具体的なデジタル化についての記事も書きました。
