予約システムを入れても楽にならないのは、選び方を間違えたからではない——いまの受付を書き出していない
予約を電話とSNSで受けている。システムを入れたいけれど、カレンダーが表示できれば十分だろうか。楽にしたくて入れるのに、かえって難しくならないか。
選び方の問題ではありません。いまの受付がどう動いているかを、書き出していないだけです。
受付は、予約を取るところだけではない
変更、キャンセル、確認の問い合わせ、当日の連絡。取ったあとのほうが手間です。
カレンダー表示だけ見て選ぶと、ここが残ります。
いまの流れを、経路ごとに書き出す
電話、SNS、紙の予定表。どこで受けて、どこに書いているか。
分かれているものを一つにするのが目的なら、まず何が分かれているかを見ます。
全部を移さない
電話をやめられない事情があるなら、残す前提で設計します。
一部だけ移すと二重管理になる。どちらで受けても同じ場所に残る形にします。
入れたあとに増える手間も数える
通知の確認、設定の更新、使えない人への案内。
減る手間だけ数えると、入れてから後悔します。
AIには、書き出しの型だけ頼む
いまの予約受付の流れを書き出すための、空の型を作ってください。実際の店名、顧客情報、システム名は渡しません。列は「受ける経路（電話・SNS・対面など）」「受けたあとどこに書くか」「変更やキャンセルの受け方」「確認の問い合わせへの答え方」「当日の連絡方法」にし、中身は空欄にしてください。特定のシステムを推奨したり比較したりしないでください。入れたあとに増える手間を書く欄も添えてください。専門用語を使わずお願いします。
今日の一歩
いま予約を受けている経路を全部書き出してください。三つ以上あるなら、そこが手間の正体です。
決め手は機能の数ではない
機能が多いほど設定と説明が増えます。
受付の流れに合うかどうかだけで選ぶ。使わない機能は、無いのと同じです。
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