予算は「過去の積み上げ」と「将来の夢」でできている｜社福経理20年の現場メモ
社会福祉法人で会計とICTを20年やってきた経理実務家です。
6月は賞与の資金繰りや、上期の予実がうっすら見えてくる時期で、私はいつも「予算と実績、また少しズレてきたな」と思いながら数字を眺めています。そのたびに考えるのが、「どうして予算は、経理だけのものになりがちなんだろう」ということです。
社福の現場で「予算を意識して動いてほしい」とお願いしても、なかなか伝わらない。今日はその理由を、現場のせいにせず、経理側の視点から書いてみます。先に私の今の考えを言っておくと、予算は「過去の積み上げ」と「将来の夢」の2つでできていて、その夢をどう現場と一緒に持つかが、予算意識の芽になると感じています。これは20年かけて、私が自分の渡し方と作り方を反省してきた話です。
私の結論：予算意識は「現場のやる気」ではなく「数字の渡し方」で決まる
最初に結論を書きます。現場に予算意識が根づかないのは、現場の意識が低いからではなく、経理が数字を「使えない形」で渡しているから、というのが私の今の結論です。
かつての私は、「現場が数字に興味を持ってくれない」と思っていました。でも、よく考えると、私が渡していたのは年度末の決算資料や、専門用語だらけの予実表でした。終わった数字を、分かりにくい形で、事後に渡す。それで「意識して」と言うのは、こちら側の設計に無理があったのだと思います。
予算意識は、数字を「自分ごと」「途中」「自分の言葉」で受け取れたときに、はじめて芽生える。逆に言うと、この3つが欠けていると、いくらお願いしても根づきません。ここから紹介する3つは、その裏返しです。
理由①：数字が「自分の単位」になっていない
ひとつ目は、渡している数字が、現場の人にとって「自分の単位」になっていないことです。
社福の会計は、法人全体・拠点区分・サービス区分の三層で管理します。経理はつい、法人全体の大きな数字で話しがちですが、現場の人が動かしているのは、自分の拠点、自分のサービスの数字です。法人全体の収支差額を見せられても、「自分が何をすればいいのか」には結びつきません。
私も昔、理事会向けの法人全体の資料をそのまま現場に配って、ぽかんとされたことがあります。当然です。スケールが自分の手の届く範囲と違いすぎる。
拠点ごと、できればサービス区分ごとに数字を割って、「あなたの現場のこの3か月はこうでした」という単位で渡すと、急に反応が変わります。人は、自分が触れる大きさの数字にしか、当事者意識を持てないのだと感じています。
理由②：数字が「終わってから」しか届かない
ふたつ目は、数字が届くのが遅すぎることです。
決算が固まってから「ここが赤字でした」と言われても、現場にできることはもう何もありません。終わった勝負の点数表を渡されているようなもので、反省はできても、行動は変えられない。これでは予算意識ではなく、ただの結果通知です。
大事なのは、途中で渡すことだと思っています。月次でいいので、「予算に対して、今ここまで来ています」をリアルタイムで共有する。残り何か月で、このペースだとどうなりそうか。途中経過だからこそ、現場は「じゃあ今月はこうしよう」と動けます。
私はこれを、月次決算を早く締めることと、予実を1枚で見える形にすることで回すようにしました。そして、フィードバックは最低でも月に1回。私の法人では、月1回の会議で予実を一緒に見る時間をつくっています。途中経過を共有する場が定期的にあると、数字が「結果通知」から「次の一手の手がかり」に変わります。難しい分析より、「今どのへんを走っているか」が毎月分かることのほうが、現場には効きます。
理由③：数字が「経理の言葉」のまま渡される
みっつ目は、言葉の問題です。
「当期活動増減差額」「事業区分間繰入金」——経理にとっては当たり前の用語でも、現場にはまるで外国語です。正しい言葉で渡すこと自体は大事ですが、それだけだと、読む前に気持ちが離れてしまいます。
私は途中から、現場に渡すときだけ、数字を現場の言葉に翻訳するようにしました。「増減差額」ではなく「手元にいくら残ったか」、「予算超過」ではなく「使いすぎているところ」。正確さは経理の正式な資料で担保しておいて、現場向けには思い切ってかみ砕く。二度手間に見えますが、伝わらない資料を作り続けるよりずっと早いです。
20年やってきて思うのは、専門用語は「分かってもらう」ためではなく、つい「説明した気になる」ために使ってしまう、ということです。翻訳の一手間をかけられるかどうかが、予算意識が根づくかどうかの分かれ目だと感じています。
経理の言葉と経営の言葉のズレは、こちらにも書きました。
いちばんの根っこは、「予算を一緒に作る」こと
ここまで渡し方の話をしてきましたが、もっと根っこにある話をさせてください。
予算は、「過去の積み上げ」と「将来の夢」の2つで組み立てるものだと思っています。前年の実績をベースにするのは当然ですが、それだけだと「去年と同じ」をなぞるだけの予算になります。そして、事務だけで作ると、どうしてもこの過去の積み上げに寄ります。手元にあるのが過去の数字だからです。
ここに足りないのが、将来の夢のほうです。「来年はこういう取り組みをやりたい」「この設備を入れたい」という現場の願いを、数字に翻訳して入れていく。しかも大事なのは、それを現場と一緒に、夢を語りながら作ることだと感じています。
不思議なもので、自分が「やりたい」と口にしたことが予算の数字になっていると、人はその数字を自分のものとして見るようになります。予算意識は、出来上がった予算を渡されて芽生えるより、作る過程に加わることで芽生える。植えるというより、一緒に種をまく感覚に近いのかもしれません。
もちろん、すべての夢が通るわけではありません。資金の制約は必ずあります。それでも、「なぜ今年はここまでにするのか」を一緒に話せていれば、削られた側も納得しやすい。予算づくりは、数字合わせであると同時に、現場との対話の場でもあるのだと思います。
実際に使っている予実の表は、こちらで紹介しています。
例外的に、そのまま渡したほうがいいケース
とはいえ、全部をかみ砕けばいいわけでもありません。
相手が事務長や施設長など、数字で経営判断をする立場の人なら、無理に翻訳せず、正式な区分と用語のまま渡したほうが速いです。むしろ現場の言葉に直すと、判断に必要な精度が落ちてしまう。誰に渡すかで、翻訳するかしないかを変える。この使い分けがあると、「現場を分かったうえで数字を扱っている」という信頼につながると思っています。
無料のExcelテンプレも置いています
社福経理の現場で「あったら助かる」と感じたExcelテンプレを、無料で配布しています。
拠点別予実管理表
給付費突合せ管理表
月次決算チェックリスト
給与計算チェックシート
資金収支予算管理表
予算を「自分の単位」「途中」で渡すなら、拠点別予実管理表が入口に向いています。よかったら使ってみてください。
おわりに
「現場に予算意識がない」と感じたとき、つい現場の姿勢の話にしてしまいがちです。でも私の20年は、たいてい原因が自分の渡し方にあった、という反省の積み重ねでした。
自分の単位で、途中で、自分の言葉で渡す。そして何より、予算を現場と一緒に作る。同じ数字でも、これだけで現場の聞こえ方は変わります。予算意識は、植えるというより、一緒に種をまいて、月に1回その芽を一緒に見にいくものなのかもしれません。
次は、この「一緒に見る」月次の予実を、実際にどんな表でやっているか、もう少し具体的に書いてみたいと思っています。
