リスクを隠すと、承認資料は弱くなる
こんにちは。りくです。
承認資料を作るときに、意外と迷うのが
リスクの書き方です。
効果は書きやすいです。
業務効率化につながります。
コスト削減が期待できます。
作業時間を短縮できます。
こういう前向きな内容は、比較的書きやすい。
でも、リスクは少し書きにくいです。
書きすぎると、
「これ、本当に進めて大丈夫？」
と思われそうです。
逆に、書かなさすぎると、
「ちゃんと考えてる？」
と思われそうです。
ここが難しいところです。
リスクを書かない資料は、少し甘く見える
承認資料でよくあるのが、
「大きなリスクはありません」
「特に問題は想定していません」
「必要に応じて対応します」
という書き方です。
一見すると、前向きに見えます。
でも、見る側からすると、少し不安です。
なぜなら、
本当にリスクがないのか、考えていないだけなのかが分からないからです。
仕事にリスクがまったくないことは、あまりありません。
費用がかかる。
時間がかかる。
関係者の調整が必要になる。
予定どおり進まない可能性がある。
効果が想定より小さいかもしれない。
こういうことは、どんな仕事にも多少あります。
だからこそ、リスクをまったく書かない資料は、
少し都合よく見えてしまうことがあります。
でも、リスクを書きすぎても不安になる
一方で、リスクを全部並べすぎるのも危険です。
たとえば、
・スケジュールが遅れる可能性があります
・費用が増える可能性があります
・関係部署との調整が必要です
・効果が出ない可能性があります
・運用負荷が増える可能性があります
・現場から反発が出る可能性があります
こう並べると、どう見えるでしょうか。
たぶん、読む側はこう思います。
「で、結局やって大丈夫なの？」
リスクをたくさん書くこと自体が悪いわけではありません。
でも、リスクだけを並べると、
資料全体が不安に見えてしまいます。
承認資料で大事なのは、
不安を増やすことではありません。
判断できる状態にすることです。
リスクは「不安材料」ではなく「判断材料」として書く
リスクを書くときは、
ただ問題点を並べるだけではなく、次の3つをセットにすると分かりやすくなります。
ここで、考え方を図にするとこんなイメージです。
1つ目は、想定されるリスク。
2つ目は、その影響。
3つ目は、対応策。
たとえば、こんな感じです。
悪い例：
スケジュールが遅れる可能性があります。
これだけだと、読む側は不安になります。
少し良い書き方にすると、こうです。
想定リスク：関係部署との調整に時間がかかり、開始時期が遅れる可能性がある
影響：導入開始が1〜2週間遅れる可能性がある
対応策：事前に関係部署へ確認し、初回打ち合わせ日を先に確保する
このように書くと、ただの不安ではなくなります。
「リスクはあるけれど、対応策も考えている」
という状態になります。
これが大事です。
上司はリスクゼロを求めているわけではない
承認する側は、
リスクがゼロであることだけを求めているわけではありません。
むしろ、知りたいのは、
どんなリスクがあるのか。
その影響はどれくらいか。
事前に何をしておくのか。
それでも進める価値があるのか。
ここです。
リスクを隠されると、判断しにくい。
リスクだけを並べられても、判断しにくい。
だから、承認資料では、
リスクを「見せない」のでもなく、
リスクを「大きく見せる」のでもなく、
判断できる形で見せることが大事です。
リスクを書くときの簡単な型
初心者の方は、まずこの形で考えると書きやすいです。
想定リスク：何が起こる可能性があるか
影響：起きた場合、何に影響するか
対応策：事前にどう防ぐか、起きたらどう対応するか
判断ポイント：それでも進める理由は何か
この4つを入れるだけで、
リスクの書き方はかなり整理されます。
たとえば、
想定リスク：導入初期に現場の作業負荷が一時的に増える可能性がある
影響：初月は通常業務と並行するため、一部メンバーの負担が増える
対応策：導入初月は対象範囲を限定し、段階的に運用を広げる
判断ポイント：初期負荷はあるが、2か月目以降の作業時間削減効果が見込める
こう書くと、
ただ「大変です」で終わりません。
リスクを見せたうえで、
進める理由も伝えられます。
承認資料は、良いことだけを書く資料ではない
承認資料というと、
どうしても良い面を強く見せたくなります。
もちろん、期待効果は大事です。
でも、良いことだけを書いた資料は、
少し都合よく見えることがあります。
逆に、リスクもきちんと書かれている資料は、
「ちゃんと考えているな」と見えます。
大事なのは、
リスクを書くこと自体ではありません。
リスクを通じて、
判断しやすい状態を作ることです。
効果だけを書いても、承認資料は少し弱いです。
リスクだけを書きすぎても、不安が増えてしまいます。
大事なのは、
効果とリスクを並べて、
上司が判断できる状態にすることです。
ここまで、承認資料について、
最初の1枚。
効果の見せ方。
リスクの書き方。
この3つを整理してきました。
次回は、これらを実際の資料に落とし込みやすいように、
承認資料テンプレートとして公開します。
毎回ゼロから考えなくても、
承認してほしい内容、費用、効果、リスク、判断事項を順番に整理できるように作っています。
あわせて読みたい
承認資料は、最初の1枚でほぼ決まる
承認資料でまず大事なのは、
細かい説明に入る前に、
「何を判断してほしい資料なのか」を最初に見せることです。
この回では、承認資料の1枚目に入れるべき内容を整理しています。
「効果があります」だけでは、上司は承認できない
承認資料では、効果の書き方も大事です。
効果を大きく見せるのではなく、
上司が判断できる形にする考え方を整理しています。
今回の記事とあわせて読むと、
承認資料に必要な「効果」と「リスク」の見せ方がつながります。
この記事が、少しでも資料づくりの時短やヒントになったらうれしいです。
今後も実務で使える型を整理していきますので、役に立ちそうだと思ったらスキで応援してもらえると励みになります。
